Задолженность подотчетных лиц в балансе

Учет расчетов с подотчетными лицами

В практике хозяйственной деятельности организаций часто возникают расходы, производимые через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна. Подотчетные лица — это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется исходя их целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным авансам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера. Наличные деньги для выдачи подотчетным лицам организации получают с расчетного или валютного счетов.

Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту — расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией (дебиторскую), а кредитовый — задолженность организации перед работником (кредиторскую). Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

При выдаче аванса подотчетному лицу делается бухгалтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50 «Касса».

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйственных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы, а неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу организации.

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов, суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Отражены суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается следующая запись:

Д-т 50 «Касса»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя) израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, оформляются в учете следующей записью:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Однако расходы на командировки относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы на командировки принимаются только в пределах норм. В связи с ростом инфляции они пересматриваются и повышаются.

Руководитель организации может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы.

Журнал хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами за март

Дата

Содержание хозяйственных операций

Документ

Корреспонденция счетов

Сумма, руб.

Дт

Кт

Утвержден авансовый отчет Иванова И.И.

Характер расходов: командировка связана со сбытом продукции

Командировочное удостоверение

  • 13 380,00
  • 380,00

Срок командировки: 04.03-10.03

Суточные (норматив на дату представления отчета 100,00 руб. в сутки)

Командировочное удостоверение

700,00

Проезд до места назначения и обратно железнодорожным транспортом: 840 руб.*2 билета

ж/д билеты

1 424,00

НДС из стоимости билетов

ж/д билеты

256,00

Оплата постельных принадлежностей в поезде до места назначения и обратно: 40 руб. (НДС не выделен)

квитанция

80,00

Оплата счета за гостиницу за 3 суток:

Оплата за проживание 180 руб. в сутки

Счет за гостиницу

458,00

НДС из стоимости услуг гостиницы

Счет за гостиницу

82,00

Оплата наличными деньгами услуг транспортной организации по доставке груза от станции назначения до склада предприятия-покупателя 10320 руб., в т.ч. НДС

Чек

Квитанция

8 746,00

НДС из стоимости услуг транспортных организаций

Чек

Квитанция

1 574,00

Оплата услуг почтово-телеграфного отделения связи с НДС 48 руб.

Чек

41,00

НДС из стоимости услуг

Чек

7,00

Стоимость проезда в автобусе междугороднего маршрута: 12 руб. (НДС не выделен).

Билет

Проездной

12,00

ИТОГО

13 380,00

Утвержден авансовый отчет Петровой Н.Н. по расходам на хозяйственные нужды.

Приобретены хозяйственные принадлежности 568 руб. (в т.ч. НДС)

Авансовый отчет

Чек

Квитанция

Товарный чек

481,00

НДС из стоимости хозяйственных принадлежностей

Авансовый отчет

Чек

Квитанция

Товарный чек

87,00

ИТОГО

568,00

ИТОГО оборот за март

13 948,00

Приложение № 9 — журнал-ордер № 7

Приложение № 10 — авансовый отчет № 1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *