Зачем нужен путевой лист

Если автомобиль арендован

Самые распространенные варианты замены собственному транспорту:

  • Покупка готовой услуги по перевозке.
  • Аренда машины с выполнением работ своими силами.
  • Аренда машины с экипажем для выполнения работ.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

При аренде автомобиля все равно потребуется оформление путевых листов для подтверждения трудочасов водителя и затраченного топлива.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость учета и списания затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Данные принципы взаимодействия применимы вне зависимости от того, идет ли речь об аренде грузового автомобиля или легкового. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (своего сотрудника, например) для передвижения по служебным делам и перевозки на его личном автомобиле.

В этом случае возможно компенсировать затраты сотрудника на заправку машины соответствующими премиями. Но тогда законодательство расценит их как обычную зарплату, и придется заплатить страховые взносы и налог 13%. Чтобы этого избежать, можно заключить договор аренды между юридическим и физическим лицом, выдавать путевые листы на арендованные у сотрудников авто на каждую рабочую поездку и учитывать ГСМ при уменьшении налоговой базы.

Как правильно заполнить путевой лист на арендованный автомобиль

Порядок заполнения путевого листа арендованного автомобиля и автомобиля, находящегося на балансе организации, практически не различается. Подробную инструкцию приводит Приказ Минтранса России № 152.

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.

В остальном путевой лист заполняется как обычно. Предлагаем образец заполнения путевого листа на легковой автомобиль. А также образец заполнения для грузового транспорта. Удобнее всего использовать унифицированные формы путевых листов, в зависимости от типа транспорта и его функций, утвержденные Постановлением Госкомстата № 78. Они не навязываются законодательно, однако эти формы наиболее полные и заполнять их проще, чем выдумывать собственные бланки.

Обратите особое внимание на то, что не все формы бланков путевых листов имеют указанное место для штампа медицинского осмотра. Но это не означает, что его проставлять не обязательно. Статья 23 Закона № 196-ФЗ обязывает иметь такую отметку в путевом листе.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *