Управление рабочим временем

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка «по делам» даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы. Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом «почему так».

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека. Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами. Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием. Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания. Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную CRM-систему «Простой бизнес», в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь и пригласите в программу Ваших сотрудников.

Использование рабочего времени на предприятии

⇐ Предыдущая1234

Максимально возможный фонд рабочего времени — это оценка потенциального ресурса рабочего времени, на использование которого может рассчитывать предприниматель в соответствии с трудовым законодательством. Это время называют также располагаемым фондом времени.

Система показателей использования рабочего времени на предприятии строится на учете его использования в разрезе выделенных в ней группировок. При построении баланса рабочего времени в разделе «Использование рабочего времени» дается характеристика структуры максимально возможного рабочего времени. При этом в его составе выделяют три части:

1. фактически отработанное время;

2. время, не отработанное по уважительным причинам;

3. потери рабочего времени.

Фактически отработанное время — это отработанные человеко-дни работниками предприятия. Информацию можно взять из таблицы 21 (итог гр.5). Для проверки правильности результата выполните расчет вторым способом в таблице 23.

Таблица 23 — Расчет отработанного количества человеко-дней работниками предприятия за …201… г.

Период Работало Число календарных дней Количество человеко-дней
Всего х

Время, не отработанное по уважительным причинам, включает:

1. неявки по болезни и уходу за больными детьми,

2. отпуска по учебе (для сдачи экзаменов, зачетов, время обучения на курсах профессиональной подготовки и переподготовки по направлениям предприятий и т.п.);

3. неявки по причинам, предусмотренным законом (отпуска по беременности и родам, в связи с выполнением государственных обязанностей, участием в выборных организациях, вызовом в суд, военкомат, на военные сборы, и т.п.).

Количество человеко-дней неявок по уважительным причинам определено в таблице 21 (гр.7), их следует только сгруппировать для отражения в балансе рабочего времени (таблица 24). В работе напишите только причины, имевшие место на предприятия, обязательно укажите количество неотработанного времени в человеко-днях по каждой причине.

К потерям рабочего времени относят:

1. целодневные простои,

2. прогулы,

3. неявки с разрешения администрации по уважительным личным причинам без сохранения заработной платы (вступление в брак, рождение ребенка, переезд на новую квартиру и т. п.),

4. невыходы в связи с трудовыми конфликтами (забастовками).

Количество человеко-дней потерь рабочего времени определено в таблице 21 (гр.8), их следует только сгруппировать для отражения в балансе рабочего времени (таблица 24) . В работе напишите только причины, имевшие место на предприятия, непременно укажите потери времени в человеко-днях по каждой причине.

Составление баланса рабочего времени

Баланс рабочего времени состоит из двух частей:

в левой части баланса отражаются ресурсы рабочего времени,

в правой — использование рабочего времени.

Заполните баланс рабочего времени за отчетный месяц по предприятию (таблица 24), используя результаты выполненных выше расчетов.

Таблица 24-Баланс рабочего времени предприятия за декабрь 201.. г.

человеко-дни

РЕСУРСЫ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
1Календарный фонд 1Фактически отработано
2.Праздничные и выходные дни 2Время, не использованное по уважительным причинам
3Табельный фонд (стр.1-стр.2) В том числе по болезни
4Очередные отпуска отпуска по учебе
другие неявки, предусмотренные законом
3Потери рабочего времени
В том числе целодневные простои
прогулы неявки с разрешения администрации
5Максимально возможный фонд рабочего времени (стр.3-стр.4) 4Максимально возможный фонд рабочего времени (стр.1+стр.2+стр.3)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *