Служебная поездка

Какая разница между командировкой и разъездным характером работы?

Отличительные черты командировки и разъездного характера работы даны в главе 24 Трудового кодекса РФ.

По смыслу части первой статьи 166 Трудового кодекса РФ, командировками являются разовые поездки работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Разъездной же характер работы заключается, согласно части первой статьи 168.1 Трудового кодекса РФ, в постоянной работе, осуществляемой в пути, в полевых условиях или в работах экспедиционного характера.

Кроме того, необходимо учесть, что в соответствии с частью первой статьи 166 Трудового кодекса РФ, служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Исходя из указанных фактов, можно определить, что основным различием между командировками и разъездным характером работы, является постоянность рабочих поездок. Если работник постоянно выезжает в различные поездки по служебной необходимости, речь может идти только о разъездном характере работы. Если же, работники отправляются в другую местность эпизодически, время от времени, то данные поездки оформляются в виде командировок.

Учитывая, что в Вашем случае работник отправляется в служебные поездки постоянно, четыре раза в неделю, то ему необходимо оформить разъездной характер работы (если он ещё не оформлен) и соответствующим образом компенсировать его расходы.

Для того чтобы оформить разъездной характер работы сотруднику, достаточно внести соответствующее условие в трудовой договор с работником. Данный вывод следует из положений части второй статьи 57 Трудового кодекса РФ. Если соответствующее условие не было внесено в трудовой договор сотрудника при его приёме на работу, то с работником следует заключить дополнительное соглашение.

Подробнее об оформлении работы сотрудника при разъездном характере работы Вы сможете найти в приложении.

Подробности в материалах Системы:

Ситуация: Нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника.

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора ().

При оформлении трудового договора нужно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».

Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.

Разъездной характер носят работы, при которых:

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители);

  • часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).

К работам с подвижным характером относятся работы, которые:

  • производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);

  • предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).

В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений и статьи 166 Трудового кодекса РФ.

В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то . Такой вывод подтверждают Минфин России в и судебная практика (см., например, постановления ФАС , ).

В коллективном договоре или в локальном нормативном акте, например приказе, работодатель может предусмотреть конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы (). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки и перемещения. Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.

Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно в коллективном договоре или в локальном акте нужно определить:

  • перечень разъездных (подвижных) работ ();

  • размер возмещаемых расходов ();

  • порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).

Размеры и порядок возмещения расходов можно также прописать в трудовых договорах с конкретными сотрудниками.

Аналогичные разъяснения дают Роструд в и Минфин России в .

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.

В отличие от командировок оформлять персональные документы (приказ о командировке, служебное задание, командировочное удостоверение) по каждой поездке (перемещению) сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы не нужно. Кроме того, для сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы организация может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам, перемещениям (например, раз в неделю или в месяц).

Используется в ответе «»

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Что представляет собой служебная командировка?

Под служебной командировкой принято понимать (и это отражено в положениях Статьи 166 ТК РФ) временную поездку наемного сотрудника для выполнения поручения вне места расположения его основного офиса — в соответствии с распоряжением руководства. При этом если работа сотрудника носит преимущественно разъездной характер, то его выезды не считаются служебными командировками.

Кроме того, не рассматриваются в качестве служебных командировок отъезды работников фирмы куда-либо в целях повышения квалификации или переподготовки. Аналогично — не считаются командировками визиты работника в иные структурные подразделения предприятия, если они находятся в той же местности, что и офис, где человек преимущественно осуществляет трудовую деятельность по контракту (хоть и на ощутимом расстоянии от него, которое приходится преодолевать на машине или ином средстве транспорта).

Для того чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, фирме-работодателю не требуется получать от него письменное согласие — в отличие от процедуры временного перевода на другое место работы. Служебная командировка должна быть оформлена отдельным распоряжением руководства фирмы-работодателя. В данном документе указывается то, куда едет сотрудник, с какой целью и на какое время.

На основании приказа о служебной командировке для работника выписывается соответствующее удостоверение, которое необходимо для подтверждения времени нахождения человека в том месте, где он выполняет задание работодателя.

Реклама

Сотрудник, приехавший из командировки, как правило, предоставляет своему руководству отчет о выполнении задания. Кроме того, данный документ, дополненный авансовым отчетом и командировочным удостоверением, человеку следует передать в бухгалтерию.

Компания-работодатель оплачивает сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы на транспорт, жилье, иные издержки, сопровождающие решение поставленных перед работником задач. Условия этих компенсаций прописываются в локальных нормативных актах фирмы. Кроме того, они могут фиксироваться в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Срок служебной командировки определяется исходя из объема служебного поручения работника, сложности поставленной задачи, особенностей методов ее решения. Но продолжительность выезда должна быть достаточной для выполнения соответствующего поручения. Она может быть весьма длительной и составлять, к примеру, несколько месяцев.

Отдельными соглашениями, заключаемыми между сотрудником и фирмой-работодателем, могут быть определены дополнительные условия оплаты труда и компенсации расходов специалиста, который направляется в командировку. Но они не должны противоречить ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников не могут направляться в командировки. Это беременные женщины, а также те работники, кому противопоказаны выезды по состоянию здоровья. За невыполнение норм трудового права, устанавливающих соответствующие ограничения, работодатель несет ответственность.

Что представляет собой служебная поездка?

Понятие служебной поездки также раскрывается в Статье 166 ТК РФ. Под служебными поездками понимаются регулярные выезды сотрудников из основного офиса в различные пункты назначения — в силу того, что их трудовая деятельность носит преимущественно разъездной характер. При этом работа должна иметь данные признаки фактически — недостаточно прописать соответствующую трудовую функцию в контракте.

Но, безусловно, наименование позиции, прописываемой в договоре с работником, должно иметь прямое отношение к трудовой функции человека. Примеры соответствующих должностей — водитель, машинист, курьер, торговый представитель, экспедитор.

Оформление служебной поездки обычно не требует издания работодателем отдельного приказа. Но первичная документация при осуществлении соответствующих выездов может составляться — например, в виде путевых листов, накладных.

Длительность служебных поездок, как правило, небольшая и определяется тактическими задачами работника — отвезти такой-то груз либо документы (или же получить их). Расходы сотрудника, как и в случае с командировками, обычно компенсируются фирмой-работодателем.

Статья: Служебные командировки внутри страны (Окончание) (Никитин В.В.) («Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, n 2)

«Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, N 2
СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ВНУТРИ СТРАНЫ
(Окончание. Начало см. «Упрощенная система налогообложения»,
2006, N 1)
Кроме расходов на оплату суточных значительную долю расходов командированного сотрудника составляют расходы на проезд в место командировки и обратно, а также на наем жилого помещения. Проезд может быть осуществлен различными способами: с пересадкой или без нее и на любом транспорте. Сотрудник в командировке может поселиться в гостинице или в арендованном организацией жилом помещении. Поэтому у «упрощенцев» возникают особенности учета таких затрат в целях исчисления единого налога, НДФЛ и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (далее — страховые взносы на ОПС).
В предлагаемой вниманию читателей статье рассмотрены вопросы, связанные с возможностью учета данных затрат, порядок их учета, отражены мнение фискальных ведомств и арбитражная практика. Это позволит налогоплательщику при учете затрат на командировку взвесить все существующие по тому или иному вопросу позиции и реально оценить возможные налоговые риски принятого решения.
Проезд к месту командировки
и обратно к месту постоянной работы
Единый налог
Общие положения. Командировочные расходы учитываются «упрощенцами», избравшими в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов, для целей исчисления единого налога на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В их состав включены и расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Затраты на проезд в командировке принимаются к учету в случае, если они удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ о том, что они:
— документально подтверждены;
— экономически обоснованны;
— произведены для осуществления деятельности, направленной на извлечение дохода;
— не поименованы в ст. 270 НК РФ.
Именно с соблюдением первых двух требований у налогоплательщиков возникают наибольшие трудности в учете, что приводит, как показывает практика, к частым спорам с налоговыми органами.
Командировочные расходы принимаются для целей исчисления единого налога применительно к порядку, предусмотренному ст. 264 НК РФ. Это следует из требования абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ позволяет учесть в составе командировочных расходов расходы, которые названы в ст. 346.16 НК РФ, в том числе и расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Налоговым кодексом какие-либо ограничения в отношении учета этих расходов, кроме содержащихся в п. 1 ст. 252 НК РФ, не предусмотрены.
К числу основных нормативных актов в сфере учета командировочных расходов относится ТК РФ, регулирующий отношения между работодателем и работниками, в том числе и в связи с поездкой последних в служебные командировки. В ст. 168 ТК РФ указано, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности:
— расходы по проезду;
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Следовательно, в отношении учета расходов на проезд в командировке для целей исчисления единого налога трудовым законодательством не установлено никаких ограничений.
Существует еще один важный документ: Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция о служебных командировках). Ее можно применять в части, не противоречащей нормам ТК РФ. Для целей налогообложения она может использоваться в качестве разъяснения и уточнения понятий, формулировок, порядка учета, используемых в НК РФ.
Основываясь на вышеуказанном, отметим, что нормы гл. 25, 26.2 НК РФ и гл. 24 ТК РФ не содержат ограничений для учета экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командированного сотрудника и обратно.
Место командировки. В вопросе учета расходов на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы необходимо уточнить, что законодатель считает местом командировки и местом постоянной работы. НК РФ не раскрывает эти понятия, поэтому на основании п. 1 ст. 11 НК РФ попробуем найти их в других нормативных актах.
Что понимать под местом назначения: весь населенный пункт или точное местоположение организации, в которую направлен сотрудник? Ответ на этот вопрос очень важен, так как позволяет определить, например, относятся ли расходы на проезд от станции до места расположения организации, в которую направлен работник, к расходам на проезд к месту командировки.
В п. 12 Инструкции о служебных командировках говорится, что командированному оплачиваются расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, то есть, в принципе, от станции, пристани, аэропорта и до станции, пристани, аэропорта места командировки. При этом уточнено, если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования. Следовательно, в Инструкции о служебных командировках под местом командировки понимается именно населенный пункт, в который командирован сотрудник. Данную точку зрения разделяет ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 10.02.2004 N А66-6196-03. По аналогии под местом постоянной работы для целей учета командировочных расходов будет пониматься тоже именно населенный пункт.
Точное понимание данных терминов позволяет правильно обосновать учтенные расходы. Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа N А66-6196-03 было отказано в учете расходов для целей исчисления ЕСН по проезду в метро по дороге от вокзала Москвы к зданию МАП России, расположенному в этом же городе. Суд мотивировал свое решение следующим: местом назначения в данном случае признается город Москва, где и расположен вокзал. Следовательно, основания для возмещения работникам расходов по проезду в метро отсутствовали. Такие расходы связаны с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). То есть суд переквалифицировал расходы на проезд до места назначения в расходы, включаемые в состав суточных, чем ограничил их размер, учитываемый для целей налогообложения.
Экономическая обоснованность затрат. Зачастую у налогоплательщиков возникают проблемы с экономической обоснованностью понесенных затрат. Как показывает практика, налоговые органы при проведении проверок все больше внимания уделяют именно этому аспекту. Не обходят этот вопрос стороной и судебные инстанции. В качестве примера приведем Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15.11.2005 N Ф04-7834/2005(16898-А27-32), Ф04-7834/2005(16904-А27-32). Суть дела такова: представитель общества из г. Новокузнецка направлен в г. Тюмень воздушным транспортом с пересадкой в г. Москве, что составило расходов на проезд в размере 20 161 руб. (подтверждается авиабилетами). Согласно справке железнодорожного вокзала стоимость проезда в купейном вагоне фирменного поезда, следующего направлением Новокузнецк — Тюмень, составляет 1482,80 руб. Заявитель не доказал необходимость перелета.
В результате кассационная инстанция посчитала, что проезд к месту назначения воздушным транспортом является экономически необоснованным, в связи с чем обоснованно приняты расходы на проезд лишь в сумме 2965,60 руб.
Многочисленные сложности у налогоплательщиков возникают в связи с фискальным подходом налоговых органов при анализе ими тех или иных норм налогового законодательства. Они ставят многочисленные препоны налогоплательщикам. Мы уже отметили, что ни Налоговый, ни Трудовой кодексы не ограничивают сумму расходов на проезд до места командировки и обратно. Для ограничения этих сумм фискальные ведомства используют иные нормативные акты, например Инструкцию о служебных командировках, разрешая принимать к налоговому учету только те расходы, которые перечислены в ней. В соответствии с п. 12 этой Инструкции расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Очевидно, что эти нормы противоречат ТК РФ и не должны применяться, но это обстоятельство ничуть не смущает фискальные органы. Содержание этих норм не вызывает у них возражений лишь в отношении расходов на проезд в части стоимости билетов для проезда воздушным, железнодорожным (в случае если эти расходы являются экономически обоснованными), водным и автомобильным транспортом общего пользования, а также стоимости проезда к станции, пристани, аэропорту транспортом общего пользования (кроме такси).
Инструкция о служебных командировках была принята в те далекие времена, когда автомобиль считался роскошью, а не средством передвижения, а коммерческих организаций, осуществляющих экспедиционно-транспортное обслуживание, не было вовсе. Так как транспорт транспортно-экспедиторской компании, осуществляющей перевозки пассажиров на основании договора, не относится к транспорту общего пользования, расходы по оплате этих услуг не могут быть отнесены к расходам на командировки в целях гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Кодекса — такой вывод сделан в Письме Минфина России от 26.05.2004 N 04-02-05/4/14 «О признании в налоговом учете командировочных расходов».
В Письме Минфина России от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15 на основании анализа все той же Инструкции о служебных командировках финансовое ведомство пришло к выводу о том, что компенсация работнику, направленному в служебную командировку, расходов по проезду на такси от аэропорта к месту командировки не признается расходом в целях гл. 25 Кодекса.
Несмотря на то что эти выводы были сделаны Минфином в отношении налогоплательщиков, находящихся на общем режиме налогообложения, очевидно, что они полностью распространяются и на «упрощенцев».
Минфин, отказывая налогоплательщикам в признании этих расходов, не говорит об их экономической необоснованности, он лишь следует «букве» Инструкции о служебных командировках.
Повторим, что ни НК РФ, ни ТК РФ не содержат ограничений, предусмотренных Инструкцией о служебных командировках и позволивших зажечь «зеленый свет» на пути защиты фискальных интересов. В то же время расходы на проезд в такси, например, до станции и обратно можно обосновать так:
— общественный транспорт ходит до определенного времени, а если поезд отходит поздно вечером или ночью, то, кроме как на такси, ни на чем больше добраться нельзя. Подтверждением факта поздней отправки поезда будет служить дата отправления поезда, указанная в ж/д билете;
— у командированного сотрудника может быть слишком много работы, важная встреча, и он не может тратить лишнее время на ожидание общественного транспорта, который, может быть, ходит нерегулярно;
— проезд в такси — такой же обычный проезд, как и в общественном транспорте, и попытка оценки экономической целесообразности такого проезда может быть не совсем правомерна, ведь проживание в гостинице возмещается независимо от того, проживает сотрудник в дешевом или в дорогом номере.
Документальным подтверждением расходов на проезд в такси будет служить документ, выданный водителем, например, квитанция, чек ККМ. Таким образом, у налогоплательщика есть все основания учесть данные расходы для целей исчисления единого налога. Если он так и поступит, то, вероятнее всего, ему придется доказывать свою правоту в суде, причем не безнадежно. Так, например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 02.02.2005 N А56-17467/04 встал на сторону налогоплательщика. На основании предоставленных налогоплательщиком доказательств, в том числе счетов с указанными в них уплаченными за проезд суммами, пунктами назначения и времени оказания услуг такси, суд признал, что спорные расходы на проезд в такси могут быть отнесены к командировочным расходам.
НДФЛ и страховые взносы на ОПС
Напомним, что согласно Федеральному закону РФ от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» при определении объекта обложения и облагаемой базы страховыми взносами на ОПС применяются нормы гл. 24 «Единый социальный налог» НК РФ.
Пункт 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ позволяют освободить от обложения компенсационные выплаты, связанные с возмещением сотруднику фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, а также расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.
Фискальные органы в данном вопросе относятся к налогоплательщикам благосклонно, что следует, например, из Письма Минфина России от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15: компенсация документально подтвержденных расходов командированного работника на проезд, в том числе и на такси, от аэропорта к месту назначения не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом. Разделяют эту точку зрения и налоговики, распространяя ее на более широкий спектр поездок, которые может осуществить на такси командированный:
— в отношении освобождения от обложения НДФЛ расходов на проезд на такси в Письме УМНС по г. Москве от 26.04.2002 N 27-11а/19691 сказано следующее: суммы оплаты проезда на такси до места назначения и обратно, а также в аэропорт или на вокзал при наличии документального подтверждения относятся к компенсационным выплатам, не подлежащим налогообложению;
— в Письме УФНС по г. Москве от 22.04.2005 N 21-18/159 указано, что документально подтвержденные расходы работника, направленного в служебную командировку, связанные с проездом на такси в аэропорт и из аэропорта, не подлежат налогообложению ЕСН.
Фискальные ведомства освобождают от обложения НДФЛ и ЕСН расходы на проезд на такси во время командировки, забывая об ограничении, накладываемом Инструкцией о служебных командировках, которое они применяли для целей исчисления налога на прибыль. Такой избирательный подход удивителен. Обратите внимание: оплата услуг такси освобождается от обложения НДФЛ и ЕСН именно потому, что она признается фискальными ведомствами компенсационной выплатой, связанной с исполнением командированным сотрудником трудовых обязанностей. Вышесказанное может быть дополнительным основанием правоты налогоплательщика в споре с налоговиками по поводу возможности учета расходов на проезд в такси во время командировки для целей исчисления

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *