Система электронного документооборота

Содержание

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов


Внедрение ЭДО дает возможность:

  • контролировать сроки действия договоров;
  • ускорить согласование документов;
  • создать единую базу данных;
  • отказаться от бумажных носителей.

Выбрать систему автоматизации…

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  • повысить производительность бизнес-процессов;
  • оптимизировать расходы;
  • повысить прибыль.


Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность.
Как выбрать консалтинговое агентство?

Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача.
Где можно заказать внедрение ЭДО?

Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.
Узнать больше…

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  2. Соответствие стандарту отрасли организации.
  3. Соответствие целям и задачам компании.
  4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор IT-решения.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение электронного документооборота.
  6. Тестирование программы.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность работников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

«Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

P.S. КСК групп работает на рынке бизнес-консалтинга более 20-ти лет. Компания оказывает услуги по аудиту, строительному, управленческому и юридическому консалтингу, комплексной автоматизации бизнес-процессов и оценке активов.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

  • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
  • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
  • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
  • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
  • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
  • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
  • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

  • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
  • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
  • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

  • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
  • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
  • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
  • Разграничивать доступ к документам;
  • Использовать стандартные формы для всех документов;
  • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
  • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
  • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Система Особенности Стоимость
Дело Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио. От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

IBM Notes

IBM Notes
Тип Groupware
Разработчик IBM Software
Написана на Java, C и C++
Операционная система кроссплатформенное ПО
Первый выпуск 1989
Последняя версия 9.0.1 FP10 (январь 2018)
Читаемые форматы файлов Lotus Notes File, Lotus Notes Database file format, version 2, Lotus Notes Database file format, version 3 и Lotus Notes Database file format, version 4
Лицензия Проприетарная
Сайт ibm.com/software/lotus/

IBM Notes (также IBM Notes/Domino, старое название — Lotus Notes) — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware), содержащий в себе средства электронной почты, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия.

Впервые продукт выпущен в 1989 году американской компанией Lotus Development, которая в 1995 году была поглощена корпорацией IBM.

Начиная с версии 9.0.0, компания IBM произвела ребрендинг платформы IBM Lotus Notes/Domino, изменив логотип системы и исключив из названия термин «Lotus» и оставив название IBM Domino.

Описание

Терминология

С 2013 года полное официальное наименование продукта: IBM Notes and Domino Social Edition.

Ранее: IBM Lotus Notes/Domino.

Компания IBM с 1996 года использует следующую терминологию:

  • Notes — программное обеспечение клиентской рабочей станции.
  • Domino — программное обеспечение сервера.

До версии 4.5 включительно название «Domino» использовалось для отдельного приложения, добавлявшего серверу Notes функциональность веб-сервера. С выходом в 1996 году версии 4.6 функциональность веб-сервера была включена в поставку сервера Notes. Сервер изменил название — вместо «сервер Notes» стал называться «сервер Domino».

Клиентская часть IBM Notes состоит из трёх частей:

  • Notes Client — рабочее место пользователя
  • Domino Designer — рабочее место разработчика приложений IBM Notes (программиста)
  • Domino Administrator — рабочее место системного администратора IBM Notes.

Рабочее место пользователя поставляется в двух вариантах:

  • IBM Notes Client Standard — полная версия клиента IBM Notes на базе Eclipse с поддержкой технологий Composite Applications и XPages.
  • IBM Notes Client Basic — «традиционная» версия клиента IBM Notes с минимальными системными требованиями.

Основные функции

Основные функции, входящие в базовую поставку IBM Notes/Domino версии 9 (при использовании IBM Notes Client типа Standard):

  • среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности (программный код исполняется на клиенте, сервере и в web-браузере)
  • криптозащита (шифрование и электронная подпись)
  • клиент электронной почты
  • почтовый сервер
  • персональный и групповой календари, планировщик задач
  • набор офисных приложений IBM Lotus Symphony (текстовый редактор, электронные таблицы, подготовка презентаций — только в версиях 8.0 и 8.5)
  • клиент среды обмена мгновенными сообщениями (Instant messenger) IBM Sametime (сервер IBM Sametime является самостоятельным продуктом)
  • встроенный веб-сервер
  • встроенный веб-браузер (не поддерживает современные стандарты, для просмотра веб-страниц рекомендуется использовать внешние приложения)
  • сервер каталогов LDAP
  • сервер приложений IBM Notes
  • репликация — синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных
  • службы интеграции данных DECS (Domino Enterprise connection services)
  • средство хранения вложенных файлов вне баз данных DAOS (Domino attachment and object services)
  • средства администрирования и мониторинга серверов IBM Domino
  • поддержка удалённой отладки серверных приложений IBM Domino

Особенности

  1. Кроссплатформенность. Значимой особенностью является кроссплатформенность IBM Notes. Текущая версия сертифицирована IBM для работы со следующими операционными системами:
    • сервер IBM Domino — Windows (32- и 64-битный), Linux (Red Hat Linux, SuSE Linux), Solaris, i5/OS (OS/400), AIX, z/OS (OS/390)
    • клиент IBM Notes — Windows (32- и 64-битный), Mac OS X, Linux
  2. Масштабируемость Вертикальная масштабируемость обеспечивается следующими возможностями:
    • Увеличение производительности аппаратной платформы, на которой установлен сервер.
    • Достаточно простая замена аппаратной и даже программной платформы (операционной системы) сервера на более производительную. Перенос данных может быть осуществлён даже обычным копированием.

    Горизонтальная масштабируемость обеспечивается следующими возможностями:

    • Распределение нагрузки достигается путём распределения по разным серверам IBM Domino клиентов, приложений и функций (задач сервера Domino). Перераспределить нагрузку сравнительно просто на уже работающей инфраструктуре сети IBM Domino, запуская и останавливая задачи сервера Domino или назначая «домашние» сервера пользователям и перенося приложения с сервера на сервер прямо на работающих серверах.
    • Кластеризация серверов IBM Domino. Организация и переконфигурация кластеров Domino возможна на работающей инфраструктуре серверов Domino (для включения сервера в кластер даже не требуется его перезагрузка).
  3. Репликация
  4. Быстрая разработка (RAD) и развёртывание приложений. Среда разработки приложений Domino Designer предоставляет разработчикам развитые базовые сервисы для разработки документоориентированных приложений. Программный код и визуальные формы приложений физически хранятся в базах данных, в которых они используются и выполняются. При внесении изменений в программный код или форму изменения становятся доступны всем пользователям и серверам, получающим доступ к базе данных, в которой хранятся изменённые код или форма. На другие сервера изменения поступают посредством репликации при первом же сеансе.
  5. Автономное выполнение приложений Клиент IBM Notes позволяет локально (на компьютере пользователя) хранить базы данных IBM Notes, реплицировать их с сервером Domino, работать с локальными базами данных при отсутствии подключения к серверу Domino, исполнять программный код сервера в локальных базах данных. Данная функциональность поддерживает полнофункциональную работу пользователя в отключенном от сервера состоянии (например, на ноутбуке). Изменения на локальном (для пользователя) компьютере и на сервере взаимно синхронизируются посредством репликации.
  6. Инфраструктура управления открытыми ключами (PKI) Криптофункции с использованием открытых ключей — шифрование и электронная цифровая подпись — являются базовыми сервисами ядра IBM Notes. Каждый пользователь системы при регистрации получает пару ключей: открытый ключ хранится в общей (публичной) адресной книге и доступен (для считывания) пользователям с сервера, а секретный ключ хранится в идентификационном файле пользователя локально.
    • Электронная цифровая подпись используется при аутентификации сервером пользователя и/или сервера, при определении уровня доверия выполняемому коду, при проверке достоверности почтовых сообщений, документов (записей в БД) и отдельных полей.
    • Шифрование применяется для почтовых сообщений, целиком баз данных, отдельных документов (записей в БД), отдельных полей и сетевого трафика между двумя серверами IBM Domino, а также между сервером и клиентом IBM Notes.

Текущие версии

В настоящее время IBM Software поддерживает и развивает следующие версии продуктов IBM Notes/Domino:

версия 8.5.3 9.0.1
Продукт релиз дата релиз дата
IBM Notes Client 8.5.3 FP6 декабрь 2014 9.0.1 FP10IF3 30 апреля 2018
IBM Domino Server 8.5.3 FP6 декабрь 2014 9.0.1 FP8 7 марта 2017

Технические возможности

Клиентское программное обеспечение

Основная статья: IBM Notes Client

Разработка приложений

Основная статья: IBM Domino Designer

IBM Domino Designer — интегрированная среда разработки. Позволяет разрабатывать приложения, исполняемые как в среде Notes Client, так и с помощью тонкого клиента (браузера). Начиная с версии 8.5.1 интегрированная среда разработки Domino Designer исполняется в среде Eclipse.

Системное администрирование

Основная статья: IBM Domino Administrator

IBM Domino Administrator — среда управления серверами IBM Domino, параметрами и мониторингом серверов IBM Domino.

Поддерживаемые технологии

В базовой поставке клиента IBM Notes Standard и сервера IBM Domino версии 8.5.2 поддерживаются следующие технологии:

Электронная почта

  • почта IBM Notes
  • SMTP
  • POP3
  • IMAP
  • MIME
  • DNSBL (борьба со спамом)

Instant messenger

  • встроенный клиент (IBM Sametime)

Чтение новостей

  • RSS
  • Usenet (NNTP)

Полнотекстовый поиск База данных

  • Объектно-ориентированная СУБД
  • Технология «клиент-сервер»
  • Формат базы данных: объектная БД NSF, комбинированная NSFDB2

Сервер

  • Кластер (группа компьютеров)
  • Разделы серверов (partitioned servers) — возможность установки на один аппаратный сервер нескольких серверов IBM Domino
  • SMP
  • Passthru — сквозное подключение («прокси» по протоколу NotesRPC)

Клиент

  • поддержка работы offline — для электронной почты, календаря и приложений IBM Notes (синхронизация выполняется при подключении к серверу)
  • Тонкий клиент (HTTP и HTTPS), включая iNotes (расширение функций браузера и MS Outlook для работы с приложениями IBM Notes/Domino)
  • Мобильный клиент — клиент для PDA и смартфонов на базе Windows Mobile, Nokia Symbian и Apple iPhone, iPad и iPod touch (IBM Traveller)
  • Eclipse (только для клиента Standart)

Офисный пакет

  • обработка документов в формате OpenDocument (IBM Lotus Symphony)

Аутентификация

  • LDAP
  • en:SPNEGO — автоматическая аутентификация (без ввода имени пользователя и пароля) для Web-клиентов IBM Domino в домене Windows
  • Роуминг — синхронизация рабочей среды пользователя для клиента IBM Notes на каждой рабочей станции, с которой пользователь вошёл в сеть IBM Notes

Криптозащита (Шифрование и Электронная цифровая подпись)

  • X.509
  • SSL
  • S/MIME

Сетевые протоколы

  • TCP/IP — по умолчанию IBM Notes использует порт TCP 1352 (возможно переопределение порта и использование нескольких серверов IBM Domino на одном IP адресе на разных портах)
  • IPX/SPX
  • NetBIOS
  • X.PC — прямое модемное подключение (без использования сетевых функций операционной системы)

Репликация

  • репликация сервер-сервер
  • репликация клиент-сервер

Языки программирования

  • @-формулы
  • Lotus Script
  • Java
  • JavaScript

Интеграция с СУБД и иными приложениями (по данным и программным вызовам)

  • CORBA
  • COM
  • XML
  • ODBC
  • DDE
  • OLE

Расширение функциональности

Этот раздел не завершён. Вы поможете проекту, исправив и дополнив его.

Сопутствующие программы

  • IBM Lotus Enterprise Integrator — интеграционный сервер, обеспечение для приложений Lotus Notes/Domino подключения и синхронизации с СУБД Microsoft SQL Server, Oracle Database, Sybase SQL Server
  • IBM Lotus Quickr
  • IBM Sametime — сервер универсальных коммуникаций (экспресс сообщения, аудио и видеоконференции, IP телефония, шлюзы в иные системы универсальных коммуникаций).
  • IBM Protector for Mail Security — защита почтового трафика IBM Notes от спама и вирусов
  • IBM Lotus Mobile Bonus Pack

Остановленные проекты

  • IBM Lotus Domino.Fax — развитие прекращено с целью устранения конкуренции с продуктами партнёров.
  • IBM Lotus QuickPlace — функциональность унаследована в продукте Quickr; название изменено из-за глобального расширения функциональности и изменения в позиционировании продукта.
  • IBM Lotus Domino Document Manager (ранее Lotus Domino.Doc) — в феврале 2009 объявлено о прекращении разработки продукта, клиентам предложена миграция на IBM Lotus Quickr в связке с одним из двух продуктов: IBM Content Manager Collaboration Edition или IBM FileNet Content Manager Collaboration Edition.

Продукты третьих фирм

Комплексная защита

Антивирусы

  • Антивирус Trend Micro ScanMail для Lotus Domino
  • Антивирус BCC_MailProtect для IBM Lotus Domino
  • Антивирус Касперского для Lotus Domino
  • Антивирус Dr. Web для IBM Lotus Domino.
  • Антивирус ESET Mail Security for IBM Lotus Domino

Антиспам

  • SpamSentinel от MayFlower software
  • Спам-фильтр в составе антивируса BCC_MailProtect для IBM Domino
  • Спам-фильтр в составе антивируса Dr. Web для IBM Domino
  • Спам-фильтр iTs-ASpam
  • LotusAntispam — эффективная борьба со спамом
  • Спам-фильтр BlackList-DNS от yandex спамоборона

Управление инфраструктурой

  • Teamstudio Unplugged — интеграция с мобильными устройствами
  • BCC_AdminTool — управление пользователями IBM Domino
  • BCC_ClientGenie — средство для управления настройками IBM Notes

Вывод приложений в Веб

  • XPages Dynamic — быстрый вывод приложений Domino в Веб без программирования.

История

Создание

Этот раздел не завершён. Вы поможете проекту, исправив и дополнив его.

Версии

Номер
версии
Дата
выпуска
Поддерживаемые ОС Особенности,
добавленная функциональность
клиент сервер
1.0 1989
  • DOS
  • OS/2
  • DOS
  • OS/2
  • Система электронная почта
  • Репликация
  • Возможность создания собственных приложений
  • Встроенный язык макрокоманд (@-formulas)
  • Шифрование, подпись и аутентификация с использованием криптоалгоритма RSA
  • Управление доступом к данным посредством ACL
  • Поддержка коммутируемого доступа
  • Встроенная справка
1.1 1990
  • Windows 3.0
  • DOS
  • OS/2
  • DOS
  • OS/2
  • Novell NetWare
  • Кроссплатформенность приложений Notes
2.0 1991
  • Масштабируемость до 10 тыс. пользователей
  • Поддержка форматированного текста (RTF)
  • Си-API
3.0 май 1993
  • Windows 3.11
  • Mac OS
  • OS/2
  • OS/2
  • Novell NetWare
  • Windows 3.11
  • Полнотекстовый поиск
  • Иерархические уникальные имена пользователей (DN, Distinguished Name)
  • Выборочная репликация
4.0 январь 1996
  • Windows 95
  • Windows NT (x86 и Alpha)
  • Windows 3.11
  • OS/2
  • OS/2
  • Novell NetWare
  • Windows NT (x86 и Alpha)
  • Solaris (SPARC и x86)
  • SCO UNIX
  • HP-UX
  • Новый интегрированный язык разработки — Lotus Script
  • Встроенный шлюз интернет-почты (SMTP-сервер)
  • Шифрование сетевого трафика NotesRPC (?)
  • «Сквозной» (pass-thru) доступ к серверам Domino через другие (доверенные) сервера Domino
  • Шифрование локальных реплик баз данных (в том числе почты)
  • ACL документа (отдельной записи в БД)
  • Централизованный доступ к HTTP (через сервер Domino — InterNotes)
4.5 декабрь 1996
  • Персональный и групповой календарь-планировщик
  • Поддержка SMTP/MIME
  • Доступ к почтовым ящикам через POP3
  • Поддержка кластеров серверов Domino
  • Встроенный веб-браузер
  • Windows NT single logon
  • Проверка подписи программного кода (ECL, execution control list)
4.6 май 1997
  • Встроенный веб-сервер
5.0 январь 1999
  • Windows
  • Mac OS
  • Клиент интернет-почты (POP3 и IMAP) и Usenet (NNTP)
  • Доступ к каталогам LDAP
  • Интегрированные SMTP-, POP3-, IMAP-, NNTP- и LDAP-серверы
  • Поддержка COM+ (5.02b)
  • Снятие ограничения на длину ключа шифрования (5.04)
6.0 октябрь 2002
  • Сжатие сетевого трафика NotesRPC
  • Антиспам (DNSBL)
  • Журналирование электронной почты
  • Хостинг серверов Domino
6.5 сентябрь 2003
  • Интегрированный IM-клиент Sametime
7.0 август 2005
  • Windows
  • Mac OS X
  • Linux (7.01)
  • Windows 2003 (32 & 64 bit)
  • SuSE Linux (32- & 64-bit)
  • Red Hat Linux (64-bit)
  • Solaris
  • AIX
  • i5/OS
  • Возможность использования DB2 в качестве базы данных (7.01)
  • Поддержка RSS (сервер и клиент) (7.02)
  • Поддержка формата iCalendar
8.0 август 2007
  • Windows
  • Linux
  • Windows 2003 (32- & 64-bit)
  • SuSE Linux (32- & 64-bit)
  • Red Hat Linux (32- & 64-bit)
  • AIX
  • Solaris
  • Встроенные средства для работы с документами в формате OpenDocument (IBM Productivity Tools)
  • Создание SOA-приложений (composite applications)
  • Отзыв отправленной и доставленной почты (message recall)
  • 64-битная версия Domino для Windows Server x64 (8.0.1)
  • Экспорт в PDF (8.0.1)
8.5 январь 2009
  • Windows
  • Linux
  • Mac OS X 10.5
  • Windows 2008 (32- & 64-bit)
  • SuSE Linux (32- & 64-bit)
  • Red Hat Linux (32- & 64-bit)
  • Linux on IBM System z
  • AIX (32- & 64-bit)
  • Solaris
  • Сжатие «на лету» записей БД (документов и/или элементов дизайна)
  • Domino Configuration Tuner (DCT) — «визард» администратора Lotus Notes/Domino
  • Стили приложений (баз данных) Notes
  • ID vault — централизованное управление учётной информацией пользователей
  • DAOS — хранение вложенных файлов вне базы данных (включая хранение тиражируемых вложений только в одном экземпляре)
  • en:XPages — Веб 2.0-приложения (на базе библиотеки Dojo):
    • для тонкого клиента (веб-клиента) (8.5.0)
    • для полнофункционального клиента Notes (8.5.1)
  • en:SPNEGO — аутентификация для веб-клиентов Lotus Domino в домене Windows (8.5.1)
9.0 март 2013
  • Windows
  • Linux
  • Mac OS X 10.5
  • Windows 2008 (32- & 64-bit)
  • SuSE Linux (32- & 64-bit)
  • Red Hat Linux (32- & 64-bit)
  • Linux on IBM System z
  • улучшения IBM iNotes — реализация части возможностей, характерных для полнофункционального клиента
  • IBM Notes Browser Plug-in — полнофункциональный клиент IBM Notes, встраиваемый в Mozilla Firefox (версии 23.0 и старше) и MS Internet Explorer (32-битные версии 8, 9 и 10);

Начиная с версии 9.0.0, компания IBM произвела ребрендинг платформы IBM Lotus Notes/Domino, изменив логотип системы и исключив из названия термин «Lotus».

Примечания

  1. Next version of Lotus Notes based on Eclipse — O’Reilly ONJava Blog
  2. IBM Notes/Domino Fix List (англ.). IBM Software. Проверено 16 марта 2016. Архивировано 15 февраля 2012 года.
  3. Lotus iNotes — Web based email software
  4. Lotus Notes Traveler: Lotus Notes mobile email
  5. Deploying Windows single sign-on for Web clients (SPNEGO) in an existing Domino environment
  6. Lotus Protector for Mail Security
  7. Lotus Mobile Bonus Pack (недоступная ссылка). Проверено 6 июля 2010. Архивировано 31 марта 2009 года.
  8. Software withdrawal and support discontinuance: Domino Document Manager (англ.). IBM Lotus Software (10 февраля 2009). Проверено 11 января 2010. Архивировано 15 февраля 2012 года.
  9. Lotus Domino Document Manager (англ.). IBM Lotus Software (11 августа 2009). Проверено 12 января 2010. Архивировано 15 февраля 2012 года.
  10. ScanMail Suite for IBM Lotus Domino — Trend Micro Russia Архивировано 6 января 2012 года.
  11. Антивирус Касперского для Lotus Domino
  12. Domino Anti Spam | SpamSentinel
  13. Защита от спама для IBM Domino
  14. LotusAntispam — эффективная борьба со спамом
  15. Официальный сайт XPages Dynamic
  16. The History of Notes and Domino (англ.) (перевод статьи)
  17. Приведённые даты выпуска версий могут отличаться от реальных в пределах до трёх месяцев
  18. 1 2 В версиях клиента Lotus Notes от 5.0.x до 7.0.x для Mac OS не поддерживается работа с русскоязычными приложениями и данными из-за ошибочно выбранной разработчиками IBM Lotus Software поддерживаемой кодировки. Работа с русскоязычными приложениями и данными возможна начиная с версии 8.5 под Mac OS X 10.5 (Leopard).
  19. 1 2 Исполнимый код сервера Lotus Domino выпущен в 64-битной версии для Windows Server x64 только начиная с версии 8.0.1 (см. FAQ: 64-bit version of Domino 8.0.1). В более ранних версиях на x64 исполнялся 32-битный код Lotus Domino.
  20. online IBM Productivity Tools
  21. IBM developerWorks : Composite applications (англ.) — сайт поддержки разработчиков Composite applications

4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОАО «РЖД»

4. Организация документооборота

Прием и первичная обработка входящих документов

4.1. Документы поступают в общество посредством почтовой, электронной (в том числе по ЕАСД), электрической (в том числе телеграфной, факсимильной и телефонной) и фельдъегерской связи.

4.2. Документы, поступающие по почте и по телеграфной связи общего пользования в аппарат управления общества, принимают работники Департамента управления делами, поступающие в филиал и структурное подразделение — работники службы делопроизводства, на которых это возложено (далее — экспедиция).

Документы, поступающие на электронный адрес общества, отдел документационного обеспечения направляет в распечатанном виде:

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата — в секретариат президента;

адресованные вице-президентам — в секретариат соответствующего вице-президента;

адресованные подразделениям аппарата управления — в соответствующее подразделение.

Документы, полученные работниками общества минуя экспедицию, должны быть переданы в соответствующую экспедицию (отдел документационного обеспечения, службу делопроизводства филиала, структурного подразделения общества) для учета и регистрации.

4.3. При приеме документов экспедиция проверяет адрес на конверте (пакете или другой упаковке), целость конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи, после чего вскрывает конверт и проверяет наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте.

4.4. Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества конверты с документами, адресованными совету директоров общества, ревизионной комиссии общества и подразделениям общества.

Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества, а также в экспедициях филиалов и структурных подразделений общества документы, адресованные работникам общества, с пометкой «Лично», конверты, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитываются по обозначенному на них номеру, и документы, адресованные общественным организациям.

4.5. Если документ (приложение) в конверте не обнаружен или обнаружено повреждение либо недостача листов документа, несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствие подписи на документе или сопроводительного письма к документу с электронной копией, следует сообщить об этом отправителю и составить при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается в экспедиции.

4.6. Конверты после проверки документов в экспедиции не уничтожаются, а передаются вместе с документами.

Ошибочно поступившие документы экспедиция пересылает по принадлежности или возвращает отправителю.

4.7. Экспедиция учитывает, сортирует и записывает поступившие документы в разносные журналы для передачи по назначению под расписку.

Заказную корреспонденцию и извещения почтамта о почтовых отправлениях (посылках, бандеролях) экспедиция передает по реестровой описи по назначению.

4.8. Все поступившие документы обрабатываются экспедицией в день поступления. Документы с пометками «Срочно» и «Вручить немедленно», а также телеграммы, поступившие по телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь.

4.9. Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтовых отделений, поступившим в адрес подразделений аппарата управления, экспедиция не выкупает, а направляет извещение адресату (подразделению аппарата управления, соответствующему должностному лицу), который обязан совместно с Административно-хозяйственным управлением принять в течение одних суток решение о целесообразности получения таких посылок и бандеролей.

4.10. Документы, адресованные совету директоров общества, передаются экспедицией в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества — в секретариат этой комиссии.

В аппарат корпоративного секретаря общества также направляются отделом документационного обеспечения по ЕАСД федеральные законы, акты и поручения Президента Российской Федерации, акты, поручения и иные решения Правительства Российской Федерации, затрагивающие вопросы, относящиеся к компетенции совета директоров общества, другие документы по наиболее важным вопросам деятельности общества, поступающие в адрес президента (вице-президентов), а также общества без указания конкретного адресата.

4.11. Документы, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией по мере их поступления в отдел документационного обеспечения, а письменные обращения граждан — в отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами (далее — отдел по работе с обращениями граждан).

Переданные экспедицией в отдел документационного обеспечения письменные обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов Российской Федерации, направляются этим отделом (без регистрации) в отдел по работе с обращениями граждан, где эти обращения регистрируются.

4.12. Работники служб делопроизводства подразделений аппарата управления должны получать в экспедиции документы, адресованные этим подразделениям, не менее двух раз в день.

4.13. Документы, поступающие из-за границы и из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата и подразделениям аппарата управления, передаются экспедицией в Департамент международного сотрудничества.

4.14. Поздравительные письма (телеграммы, открытки), приглашения на праздничные и другие торжественные мероприятия, адресованные президенту, передаются экспедицией в Департамент корпоративных коммуникаций, адресованные вице-президентам — в секретариаты соответствующих вице-президентов.

4.15. Поступившие на Центральную станцию связи телеграммы, включая международные, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются работниками телеграфа в отдел документационного обеспечения (под расписку с проставлением даты и времени приема), телеграммы, адресованные руководителям подразделений аппарата управления, — в службы делопроизводства этих подразделений, которые регистрируют их и передают адресатам.

4.16. Порядок передачи адресованных президенту (вице-президентам) телеграмм, поступивших в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, устанавливается начальником Департамента управления делами с учетом их содержания и срочности.

4.17. Поступившие на Центральную станцию связи факсограммы передаются:

адресованные совету директоров общества — в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества — в секретариат этой комиссии;

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата — в отдел документационного обеспечения;

адресованные вице-президентам — в секретариаты соответствующих вице-президентов;

адресованные подразделениям общества, находящимся в г. Москве, — в службы делопроизводства этих подразделений.

4.18. Поступившие в общество и его подразделения телефонограммы записываются (печатаются) на отдельном листе или в соответствующем журнале и оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.

Направление входящих документов на доклад и исполнение

4.19. При направлении на доклад и исполнение документов, поступивших в аппарат управления общества, следует руководствоваться уставом общества, распределением обязанностей между президентом и вице-президентами, положениями о подразделениях общества и иными документами общества.

4.20. Документы, адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата, отдел документационного обеспечения после регистрации передает руководителю секретариата президента.

4.21. Руководитель секретариата президента после рассмотрения документов, поступивших в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, передает их по ЕАСД помощникам президента (им же направляются подлинники документов).

4.22. Президенту докладывают поступившие документы по вопросам, решение которых находится в исключительной компетенции президента, а также по наиболее важным, ключевым вопросам деятельности общества, в частности:

документы, подписанные руководителями высших органов государственной власти;

документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;

докладные записки президенту за подписью вице-президентов, советников президента, руководителей подразделений общества, учреждений, дочерних и зависимых обществ;

жалобы на действия назначаемых президентом должностных лиц.

Указанные документы докладывает президенту начальник Департамента управления делами (реестр этих документов ведет руководитель секретариата президента).

4.23. Помощник президента проверяет подлинность документов, требующих доклада президенту, и достоверность изложенной в них информации, затем подготавливает и визирует проекты резолюций.

Документ, подлинность или достоверность информации которого вызывает сомнение, помощник президента вправе направить для проверки в Департамент безопасности или по согласованию с этим департаментом в другое подразделение общества.

4.24. По документам, поступившим в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, не требующим срочного доклада президенту, помощник президента подготавливает и визирует проект резолюции первого (старшего) вице-президента о проработке причастными должностными лицами поставленных вопросов, с последующим докладом президенту.

4.25. Поступившие в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции вице-президентов, помощник президента направляет по ЕАСД в секретариат соответствующего вице-президента согласно утвержденному президентом порядку распределения корреспонденции (в секретариаты вице-президентов направляются также подлинники документов).

4.26. Документы, поступившие в адрес вице-президентов, передаются после регистрации отделом документационного обеспечения в секретариаты соответствующих вице-президентов по ЕАСД (туда же передаются и подлинники документов).

Проекты резолюций по указанным документам подготавливают советники вице-президентов.

4.27. После подписания резолюции президентом (вице-президентом) работники отдела документационного обеспечения (секретариата соответствующего вице-президента) создают в ЕАСД РК поручения и сканируют резолюцию (документ с написанной резолюцией). РК поручения с файлом резолюции (документа с резолюцией) направляется должностным лицам, указанным в резолюции. Ответственному исполнителю направляется также подлинник документа с резолюцией.

В РК поручения, исполнение которого ставится на контроль, работники отдела документационного обеспечения (секретариата вице-президента) ставят отметку о контроле (вид контроля, фамилия контролера, срок исполнения, ответственный исполнитель).

4.28. Адресованные президенту (вице-президентам), а также обществу без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции руководителей подразделений общества, направляются помощниками президента (советниками вице-президентов) руководителям соответствующих подразделений общества для рассмотрения и исполнения.

Указанные документы, направленные на исполнение в подразделения общества, и документы, адресованные непосредственно подразделениям, поступают в их службы делопроизводства.

4.29. Служба делопроизводства подразделения общества сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и представляет их руководителю подразделения.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства соответствующего подразделения выбирает в ЕАСД и прилагает к поступившему документу необходимую информацию.

4.30. Руководитель подразделения общества рассматривает поступившие документы:

содержащие срочные поручения, а также поступившие на согласование (визирование) — в первую очередь;

поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 18 часов) — по мере их поступления;

поступившие в подразделение после 18 часов — до 10 часов следующего рабочего дня.

4.31. Работник службы делопроизводства вводит в ЕАСД резолюцию руководителя подразделения общества (создает РК поручения) и направляет по ЕАСД работнику, на которого руководитель возложил исполнение документа (исполнителю документа), документ с РК поручения.

4.32. Если по содержанию документа установлено, что он ошибочно адресован данному подразделению общества, руководитель этого подразделения может переадресовать такой документ в соответствующее подразделение по договоренности с его руководителем.

4.33. Документ, зарегистрированный отделом документационного обеспечения и поступивший в соответствии с поручением на исполнение в подразделение общества, может быть передан этим подразделением в другое подразделение общества с разрешения должностного лица, направившего на исполнение данный документ (подписавшего резолюцию).

Переадресация поступившего документа может также производиться по договоренности между руководителями соответствующих подразделений с согласия работника Департамента управления делами, на контроле у которого находится поручение по этому документу.

Документ передается из одного подразделения общества в другое с соответствующей отметкой в ЕАСД, но повторно не регистрируется.

Отправка (рассылка) документов и иной корреспонденции

4.34. Документы отправляются почтовой, электронной, электрической и фельдъегерской связью, иная корреспонденция — почтовой связью.

4.35. Обработка документов и иной корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Документы для отправки почтовой связью передаются в экспедицию надлежаще оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Документы, которые направляются в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

Документы отправляются, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель документа должен указать соответствующий вид отправки.

4.36. Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача их в отделение почтовой связи производятся в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти в области связи.

Документы, отправленные с нарочным, передаются получателю под расписку о вручении.

4.37. Подготовку к отправке документов, подписанных президентом (вице-президентами) общества, производят работники экспедиции, а документов, подписанных руководителями подразделений общества, — работники их служб делопроизводства.

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

4.38. Визовые экземпляры писем за подписью президента (вице-президентов) остаются в отделе документационного обеспечения для помещения в соответствующее дело текущего архива.

4.39. Отправка подписанных президентом (вице-президентами) и руководителями подразделений общества документов производится только после проставления на них регистрационного номера и даты.

4.40. Документы для отправки адресатам принимаются экспедицией в аппарате управления общества в рабочие дни до 15 часов (в пятницу — до 14 часов) и направляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

4.41. Отправка документов общества в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 9 и в 14 часов.

4.42. Подписанные президентом (вице-президентами) документы особой срочности, в том числе отправляемые фельдъегерской связью, отправляются в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни через приемную президента.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр письма) с отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

Порядок оформления и отправления таких документов (проставление регистрационного номера, передача документа по ЕАСД и др.) устанавливается начальником Департамента управления делами.

4.43. Документы, подписанные (утвержденные) президентом (вице-президентами) и направляемые подразделениям общества, передаются адресатам по ЕАСД согласно подготовленному исполнителем документа указателю рассылки, который в виде отдельного файла прикрепляется к РК документа.

На экземплярах приказов и распоряжений, подписанных президентом (вице-президентами), и других внутренних документов, утвержденных ими с использованием грифа УТВЕРЖДАЮ, которые рассылаются адресатам, личная подпись должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, не воспроизводится, а ставится печать отдела документационного обеспечения.

4.44. Копия приказа, распоряжения и иного внутреннего документа на бумажном носителе направляется в обязательном порядке (наряду с рассылкой по ЕАСД) в Правовой департамент, который в течение 3 дней после получения определяет документы, подлежащие введению в Автоматизированную систему правовой информации на железнодорожном транспорте (АСПИЖТ), и передает их в НИИАС.

4.45. Досылка или замена разосланного ранее документа, подписанного президентом или вице-президентом, производится по указанию лица, подписавшего документ, либо начальника Департамента управления делами, документа, подписанного руководителем подразделения общества, — по его указанию.

Особенности обработки документов и иной
корреспонденции в аппарате управления общества
при переписке с зарубежными корреспондентами

4.46. Департамент международного сотрудничества направляет поступившие из экспедиции документы, подлежащие рассмотрению президентом (вице-президентом), в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения президентом (вице-президентом), — в соответствующие подразделения общества.

4.47. Документы, требующие срочного рассмотрения или затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, начальник Департамента международного сотрудничества может докладывать президенту (вице-президенту) до их регистрации (документы регистрируются отделом документационного обеспечения после доклада).

4.48. Письма с пометкой «Лично», адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международного сотрудничества направляет (без вскрытия конверта) в соответствующее подразделение для вручения адресатам.

4.49. Исходящие документы и иная корреспонденция общества, отправляемая за границу, конвертуется исполнителем и незапечатанной передается в Департамент международного сотрудничества с приложением реестра в 4 экземплярах.

Департамент международного сотрудничества отправляет документы и иную корреспонденцию по указанному реестру через экспедицию.

При отправлении документов и иной корреспонденции, сформированной в пачки, в реестре делается запись «Недозволенных вложений нет», которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международного сотрудничества и печатью.

4.50. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы и документации в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международного сотрудничества после оформления в установленном порядке разрешения на ее вывоз.

Пересылка бандеролей и посылок с указанными материалами производится с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.

4.51. На пакетах с документами, отправляемыми за границу, адрес указывается на двух языках — русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляются номера исходящих документов, другие реквизиты не указываются.

2.3. Выбор корпоративной системы электронного документооборота

Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации органов государственной власти и крупных коммерческих организаций. Практическим воплощением концепции информационного общества в корпорациях становиться использование системы корпоративного электронного документооборота (КСЭД).

КСЭД характеризуется тем, что данное решение обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации.

Основными пользователями корпоративной СЭД являются крупные государственные организации, производственные предприятия, финансовые учреждения и другие структуры, деятельность которых характеризуется большими документопотоками.

Корпоративные системы электронного документооборота применяются в корпоративной инфраструктуре для создания, хранения, использования документов в процессе совместной работы всеми пользователями, имеющими авторизованной доступ с единовременной публикацией каждой версии документа в локальной сети корпорации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогичные таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СЭД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей59.

Основное отличие и преимущество КСЭД по сравнению с другими программными продуктами состоит в том, что данное решение, обеспечивает единую универсальную среду доступную для совместной работы над всеми видами документов, получаемыми в результате деятельности организации, не зависимую от масштаба организации.

Кроме того, использование корпоративной системы документооборота, возможно, всеми сотрудниками, имеющими авторизированный доступ из всех структурных подразделений организации, не зависимо от их местонахождения.

Основанием для введения общекорпоративной системы электронного документооборота могут, являются следующие цели и задачи60:

1. Формирование единой корпоративной культуры по координированию работы со всеми видами документов.

2. Выработка стандартов работы с документами предприятия.

3. Квалифицированное управление документами в процессе их создания, разработки, согласования, утверждения, регистрации, использования, хранения, рассылки.

4. Эффективный контроль всех этапов жизненного цикла документа, включая архивирование и маршрутизацию.

5. Оптимизация использования информационных ресурсов компании, в том числе следующих деловых процессов: маршрутизация, архивирование.

6. Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных61.

Платформа КСЭД дает возможность быстро создать специальные информационные приложения. Данные системы обеспечивают процессы делопроизводства и документооборота, не изменяя порядок прохождения документов и информации принятой в организации.

Выделяя производственный аспект целей системы корпоративного электронного документооборота, следует отметить, что КСЭД должна обеспечивать документирование органов государственного управления, правоохранительных органов, финансово-банковскую деятельность, торгово-закупочную деятельность, в том числе электронную торговлю, производственную деятельность холдингов.

Причем решение задач одной группы не будет соответствовать задачам другой группы.

Создание архитектуры электронного правительства стало целью федеральных программ «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)» и «Информационное общество (2011 — 2020 годы)». Система корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечение органов государственного управления выбирается по итогам проведения открытого тендера. Данная КСЭД должна решать следующие задачи.

– Горизонтальное и вертикальное взаимодействие как между министерствами и ведомствами, так и между федеральным правительством, региональными и муниципальными органами власти.

–Планирование интеграции информации для общего использования между ведомствами.

–Визуализация и контроль эффективности воздействия электронных систем в деятельности министерств, агентств, служб в целом и по отдельности.

– Повышение качества обслуживания простых граждан органами государственной власти за счет оптимизации деловых процессов.

–Улучшение использования времени, денежных средств, а также трудозатрат всеми группами населения России за счет уменьшения степени административного регулирования.

– Экономия временных, финансовых средств с помощью повторного использования автоматизированных деловых процессов, общих документированных данных, разработанных ранее.

– Повышение эффективности работы органами государственной власти за счет возможности использовать обмен опытом и результатом в режиме реального времени.

– Достижение полного взаимодействия органами государственной власти без снижения требований к безопасности с помощью общих компонентов инфраструктуры и общих прикладных и базовых требований62.

Корпоративная система электронного документооборота для документационного обеспечение органов государственного управления создавалась в несколько этапов, но в ней поддерживается связь между всеми модулями на всех уровнях, не зависимо от времени ввода в эксплантацию. Архитектура КСЭД находиться постоянно в активном состоянии, быстро отвечая на новые требования внешней среды, которые формируют потребности населения. Она решает отдельные локальные задачи и охватывает все сегменты предметной области жизненного цикла систем.

Увидеть работу корпоративной системы электронного документооборота в действии возможно в почти любом государственном учреждение Российской Федерации, где с ее помощью обслуживают и предоставляют услуги граждан. В данных системах отразилась деятельность нашего государства по поддержанию и развитию инфраструктуры, рынка связи и телекоммуникации.

Система корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечения финансово-банковской деятельности, в отличие от системы корпоративного электронного документооборота органов государственного управления, выбирается самостоятельно каждым учреждением. Решение, какая КСЭД будет использоваться в данной финансовой организации, принимает совет директоров и/или собрание учредителей, без объявления публичного конкурса.

Система корпоративного электронного документооборота для финансово-банковской деятельности должна решать задачи соответствующие потребностям данного сектора рынка. Следует отметить, что сегмент отличается большим количеством игроков и различается сферами деятельностями: кредитование, инвестирование, банковское обслуживание, обеспечение платежей и т.п. В финансовых организациях происходить активный документооборот, котором документопотоки почти соответствуют денежным потокам. Основной подход, используемый для создания КСЭД в банковской сфере это ввод автоматизированных банковских систем (АБС) с интегрированной учетной системой. Главной особенностью данных корпоративных систем электронного документооборота является повышенная защита доступа к ним, не авторизированных пользователей. Архитектура банковской СЭД представляет собой полное взаимодействие модуля автоматизации деловых процессов АБС с платежными системами, что делает их уязвимыми в отношение доступа с стороны корпоративной почты.

Банковская корпоративная СЭД должна решать следующие задачи:

– осуществлять международные расчеты;

– гарантировать работу платежных систем;

– регистрировать договора;

– вести отчетно-статистическую документацию;

–регистрировать организационно-распорядительные документы63.

В ее задачи входит:

– Подготовка документа, согласование проекта с организациями, подразделениями банка, утверждение документа, электронная аннотирование и регистрация документа не зависимо от его материального носителя, автоматическое тиражирование и рассылка документа, автоматический контроль исполнения документов, автоматическое уведомление разработчика документа и/или руководителя о завершении срока действия, автоматизированное формирование архивов, автоматизированное внесение изменений в документ, так же автоматизированное формирование резолюции, автоматическое тиражирование и рассылка документов, автоматический контроль исполнения документов.

–Введение нормативно-справочной информации, путем экспортирования информационно-справочных систем из внешних источников информации, экспортирования нормативной и справочной информации из внешних источников, а так же самостоятельное формирование и ведение классификаторов, систем обозначений и справочников системы ЭДО банка.

–Управление жизненным циклом договоров. Автоматизация подготовки договора: подготовка шаблонов договоров, электронная подготовка замечаний, заключений по договорам (банковского счета, кредита и т.п.) включая возможность параллельного внесения замечаний несколькими сотрудниками из разных подразделений. Маршутиризация пути движения договора по подразделениям банка. Контроль процесса обработки договора пользователями системы. Подписание договоров, в том числе электронной подписью.

–Поиск документов банка. Терминологический поиск документа по заголовку, по тексту и т.п., а так же поиск документа по именованию, исполнителю, адресату, временным характеристикам, по набору реквизитов.

–Мониторинг процессов работы с документацией. Происходит через контроль текущего состояния документа. Предоставление отчетных данных по текущему этапу жизненного цикла документа. Перечню заданий по документу с данными об исполнителях и контрольных сроках, перечню просроченных заданий по документу с данными об исполнителях, перечню выполненных заданий по документу с данными об исполнителях, перечню выполненных заданий по документу, для которых нарушен срок исполнения, с данными об исполнителях. Контроль исполнительской дисциплины по сотруднику и подразделению, предоставление следующих данных: перечень заданий сотрудника (подразделения) по исполнению документа, перечень простроченных заданий сотрудника (подразделения), перечень выполненных заданий сотрудником (подразделением) за данный период времени, перечень выполненных заданий сотрудником (подразделением), для которых был нарушен срок исполнения, перечень не выполненных заданий сотрудником (подразделением), для которых была задана причина отказа от исполнения, перечень заданий с измененными сроками исполнения. Процент исполнительской дисциплины сотрудника (подразделения) за заданный период времени.

–Создание различных форм отчетности. Автоматизированное формирование перечней и описей дел исполнителя (подразделения). Автоматизированное формирование отчётно-статистической документации. Автоматизированное формирование других отчетов, создаваемых по требованию банка.

–Поддержка распределенной структуры. Создание репозитория и распределительного хранилища документов. Поддержка филиальной инфраструктуры информационной базы. Документационное взаимодействие с национальном банком, валютной биржей и системой международных банковских расчетов.

–Разграничение прав доступа пользователей к документам банка. Определение группы пользователей имеющих доступ к библиографическому описанию документа, доступа к полнотекстовому документу. Определение группы пользователей имеющих права на чтение данных, права на аннотирование документа, права на редактирование документа, права на внесение изменений в документ, права на удаление документа, права на согласование (визирование) документа, права на подписание документа, права на экспертизу документа. Кроме того, определение группы пользователей имеющих право на автоматическое изменение набора прав для документа в ходе изменения его состояний жизненного цикла и статуса пользователя64.

Оценивают качество работы корпоративной системы электронного документооборота финансово-банковского учреждения почти ежедневно, производя финансовые операции с банковскими картами, осуществляя платежи через терминалы либо в самом банке.

Системы корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечения торгово-закупочной деятельности мы раскроем через системы электронного документооборота электронной торговли. Электронная торговля входит в число активно развивающихся областей использования компьютерных технологий. Она базируется на современных сетевых технологиях: веб-серверах, электронной почте, банкинге (дистанционном банковском обслуживание) и т.д. Сущностью этого направления торговли является в формирование и использование единого информационного пространства Internet для обеспечения эффективного взоимодействия между участниками коммерческих операций: продавцами, покупателями, складами, транспортниками, банками, таможней и другими организациями.

Электронная торговля включает в себя не только широко распространенный и известный класс электронных магазинов, в нее входят электронные биржи, электронные корпоративные и / или государственные системы закупок, торговопроводящие сети, электронные аукционы. Особенностью данного вида деятельности состоит в использование электронных средств связи и электронных документов, что делает ведение традиционного документооборота является не целесообразным.

В структуре любой системы электронного документооборота электронной торговли взаимодействуют торговые блоки и финансовые компоненты, для решения задач данного вида деятельности.

Чаще всего целями введения КСЭД электронной торговли являются:

– публикация информации, через размещение на собственной сайте, сайте государственных закупок и других сайтах соответствующей направленности;

–введение реестров товаров и планов закупок;

–аккредитация (регистрация) с введением информации;

– создание конкурсов с наименованием каждого конкурса, определением места сроков проведения, описанием лотов, списком членов конкурсной и экспертной комиссии, способом оценки результата;

– создание торгов в виде запросов котировок, с ведением перечня котировочной комиссии;

– создание и проведение аукционов, с созданием и регистрацией в системе заявок, публикаций о проведении, автоматической проверкой допуска участников;

–подведение итогов торгов65.

Следует подчеркнуть, что электронная торговля является организатором комплексных услуг, моделирующих работу существующего рынка товаров и услуг в электронном виде, соответственно позволяя субъектам государственного и частного секторов экономики осуществлять полный цикл товарооборота. Системы электронного документооборота электронной торговли обеспечивают безопасный юридически значимый внешний оборот информации в виде электронных файлов, подписанных электронно-цифровой подписью. Кроме того, КСЭД отображает юридически корректное удаленное управление финансовыми и товарными средствами.

Следует отметить, что, несмотря на то, что корпоративные системы электронного документооборота решают различные задачи, в соответствии с поставленными целями, их объединяет большое количество документов (более 5000), а так же авторизированных пользователей и потребителей.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *