Расчетно платежная ведомость

В каком случае применяется

Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление зарплаты осуществляется в другом документе — расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.

Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.

Ведомость по форме Т-49 имеет смысл применять на небольших предприятиях, так как в ней одновременно происходит и начисление зарплаты, и ее выдача. Это очень удобно в целях оптимизации документооборота на предприятии.

Однако существенным недостатком данного способа является ее громоздкость. Поэтому при значительной численности штата имеет смысл применять сразу два документа — отдельно расчетную и платежную ведомости.

Таким образом, главное отличие форм Т-49 и Т-53 является то, что последней оформляется только произведение выплаты. Ее использование также предполагает применение формы Т-51 в части выполнения расчетов. Однако, применять ведомость Т-53 можно при выдаче аванса по зарплате, когда необходимо зафиксировать сам факт выдачи средств, без проведения какого-либо расчета.

Когда в компании маленький штат работников и используется расчетная ведомость, выдача зарплаты может происходить без оформления платежной ведомости. Вознаграждения работникам может выплачиваться по РКО.

бухпроффи

Важно! Если организация осуществляет выплату зарплаты путем перечисления сумм на пластиковые карты, то платежная ведомость не применяется, даже в случае незначительной численности работников. В этом случае составляются реестр на перечисление в банк.

Кто заполняет ведомость

Форма платежной ведомости подготавливается в бухгалтерии работником расчетного отдела. Основанием для ее заполнения считается расчетная ведомость. Ее данные переносятся в платежную ведомость, а потом в установленные сроки передаются кассиру для осуществления выдачи.

Составлять эту ведомость может и другой бухгалтер или должностное лицо, в обязанности которого входит начисление зарплаты.

Для платежной ведомости Росстатом предусмотрена специальная форма Т-53. Фирмы могут использовать ее, либо применять разработанный самостоятельно бланк.

Использование специализированных программ позволяет формировать платежную ведомость в автоматическом режиме. То есть достаточно только произвести заполнение расчетной ведомости, платежная будет сформирована тут же. Выписывать ведомость нужно в единственном экземпляре.

Внимание! На крупных предприятиях выплата зарплаты может быть оформлена несколькими платежными ведомостями, которые заполняются на каждый отдел.

Оформленные ведомости регистрируются в специальном журнале по форме Т-53а в сквозной нумерации. Данный журнал открывается каждый год, а после его завершения храниться в течение еще 5 лет. Регистрация ведомости в журнале выполняется по номеру и дату ее оформления.

Образец заполнения платежной ведомости по форме Т-53

Лицевая сторона

Заполнение документа начинается с его шапки. В ней нужно вписать название организации, присвоенный ей код по справочнику ОКПО. Если по ведомости выдается зарплата какого-либо определенного отдела фирмы, то его название необходимо указать в графе ниже. Если выдача проводится общим списком — то там ставится прочерк.

В правой таблице под кодами проставляется счет корреспонденции.

Далее нужно указать, в течение каких дней будет действительна эта ведомость. По истечении этого периода документ нужно будет закрыть, а невыданные средства — депонировать.

Далее нужно проставить общую сумму к выдаче по ведомости сначала прописью, а затем в виде цифр.

Документ должны подписать директор и главный бухгалтер с проставлением расшифровок.

Справа от названия документа располагаются графы, в которых нужно указать порядковый номер документа и дату его оформления. Далее должен быть проставлен период, за который выполняется выдача зарплаты.

Оборотная сторона

На оборотной стороне ведомости обычно располагается таблица для внесения данных по работникам:

  1. В первый столбец заносится номер строки по порядку.
  2. Во втором, табельный код сотрудника.
  3. В третьем — его полные Ф.И.О.
  4. В четвертом столбце проставляется цифрами сумма, которую необходимо выдать.
  5. Пятый столбец служит для заверения факта выдачи — там работник лично проставляет свою подпись при получении денежных средств.
  6. Шестой столбец – справочный, в нем кассир может делать необходимые пометки. Например, указать сведения о доверенности, если деньги получает не лично сотрудник, а его уполномоченное лицо.

Внимание! В случае, когда работник не получил причитающиеся по ведомости денежные суммы, то при закрытии в графе «Подпись» проставляется отметка «Депонировано».

Последняя строка в таблице служит для подведения итогов по денежным суммам.

Если документ включает в себя несколько листов, то внизу необходимо проставить их общее количество.

Следующим шагом прописью и цифрами нужно указать сумму, которая была выдана на руки работникам, а также сумму, подлежащую депонированию. Далее, кассир проставляет свои подпись и должность.

В следующей строке необходимо указать реквизиты расходного ордера, выписанного к ведомости.

Завершается составление документа подписью ответственного лица, которое должно проверить бланк после закрытия и подтвердить своей подписью отсутствие в нем ошибок.

Как закрывается платежная ведомость

Платежная ведомость открывается на строго определенный период времени — обычно, на дни выплаты зарплаты сотрудникам. Как только проходит завершающий день из срока действия, документ необходимо закрыть.

Во время закрытия кассир проверяет ведомость на отсутствие подписей работников. В случае, если есть те, кто не смог получить зарплату в установленный срок, их суммы подлежат депонированию. Для этого в графе, где должна быть подпись, проставляется отметка «Депонировано», после чего в конце документа подводятся итоги по выданным и депонированным суммам.

На сумму выданной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер, к которому подкалывается закрытая ведомость. Оформленный документ передается бухгалтеру на проверку. Если все верно, то она должна быть им подписана.

Бухгалтерские проводки

Поскольку форма Т-53 предназначена исключительно для выдачи денежных средств, возможные операции с ней ограничены.

Дебет Кредит Операция
70 50 Выданы аванс, зарплата наличными
70 76 Депонированы суммы невыданной зарплаты

Выплата сумм заработной платы (авансов, премий) на предприятии документально оформляется при помощи платежной ведомости. Виды и типовые формы таких ведомостей были утверждены постановлением Госкомитета статистики РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Платежная (расчетная) ведомость — элемент первичного документооборота по учету начисления и выплаты сумм заработной платы. По сути, это расшифровка расходного кассового ордера, первичный документ, в котором указывается, кому из сотрудников, когда и какие суммы были выплачены. Еще одно важное отличие зарплатной ведомости от кассового ордера — возможность ее использования в течение нескольких операционных дней.

Помимо собственно заработной платы, некоторые платежные ведомости могут использоваться при авансовой оплате командировочных расходов, разовых премий и поощрений для группы сотрудников. Также ведомость можно использовать для документирования групповых расчетов с внештатными сотрудниками и подрядчиками, если выплата производится не на организацию, а непосредственно физическим лицам.

Форма № Т-53

Платежная ведомость по типовой форме № Т-53(код документа по ОКУД 0301011) предназначена для документирования кассовых расчетов по зарплате (авансу, премиям и др. выплатам) и содержит данные только о сумме причитающихся к выплате каждому сотруднику денег. Титульная часть типовой формы должна содержать такие данные:

  • название предприятия и его код по ОКПО;
  • наименование цеха, участка или иного структурного подразделения (при необходимости);
  • полная сумма, предназначенная для осуществления выплат, записывается на титульном листе в начале ведомости цифрами и прописью;
  • период осуществления выплат;
  • ФИО и подпись бухгалтера, ответственного за заполнение ведомости, а также руководителя (уполномоченного им лица), давшего разрешение на осуществление выплат.

Платежная ведомость № Т-53 состоит из 4-6 граф, в которые вносится такая информация:

  • порядковый номер в ведомости;
  • табельный № работника предприятия (при наличии);
  • фамилия, имя, отчество каждого сотрудника (полностью, без сокращения до инициалов);
  • наименование должности (по желанию или необходимости);
  • сумма к выплате;
  • в графе «Примечание» вписывается номер и вид документа, удостоверяющего особу получателя;
  • подпись получателя (в случае невыдачи конкретному лицу в установленные сроки — ставится отметка «депонировано»).

Чтобы узнать больше, рекомендуем перейти по ссылке.

Особенности документооборота платежных ведомостей

Источником сведений о суммах начисления, удержания и выплат для заполнения ведомостей по зарплате служит:

  • лицевой счет каждого сотрудника,
  • табель выходов,
  • другие регистры, содержащие информацию о фактически отработанном времени, произведенной продукции (для сдельной организации оплаты труда), больничных листах, отпуске,
  • данные о состоянии взаимных расчетов по выплатам заработной платы между предприятием и сотрудником на дату начисления з/п.

Каждый получатель оставляет в ведомости свою подпись. По суммам, не выданным в установленный срок, проставляется отметка о депонировании.

Срок выплат определяется законодательно и закрепляется приказом по предприятию. Как правило, этот срок составляет не более 5 дней. На указанный период допустимо превышение лимита кассы в сумме, соответствующей указанной в ведомости.

После проведения выплат ведомость «закрывается», то есть общий итог по выданным и депонированным средствам вписывается в соответствующую графу. Итоги переносятся в расходный кассовый ордер за соответствующий день (для формы №Т 51 РКО не составляется). Кассир также проставляет подпись после «закрытия» ведомости.

Выводы

Итак, ведомость по зарплате — документ достаточно разноплановый, позволяющий как оформить собственно расчет суммы причитающейся работнику заработной платы или документально зафиксировать ее выплату, так и одновременно выполнить обе операции. Выбор типовой формы для зарплатной ведомости зависит от того, в наличной или безналичной форме выплачиваются деньги сотрудникам, а также от того, насколько велик штат предприятия.

Так, форма № Т-53 служит исключительно для выдачи наличных через кассу, форма № Т-51 — регистр, отражающий начисление и удержания из сумм оплаты труда (эти формы могут иногда использоваться и одновременно), а форма № Т-49 отличается универсальностью, совмещая в себе расчетный и кассовый первичные документы.

Современные компьютеризированные методы ведения бухгалтерского учета позволяют формировать ведомости автоматически, на основании данных, введенных в карточки лицевого счета каждого сотрудника.

Как заполнить платежную ведомость в специальной программе — приглашаем посмотреть видео.

Ведомость № Т-51 используется практически на каждом предприятии — за исключением тех организаций, где применяются документы более универсального характера. Использование данной формы напрямую связано с выплатой заработной платы сотрудникам, а это — явление повсеместное.

Рассмотрим случаи, для которых актуально использование ведомости № Т-51, ее отличия от других документов со схожими функциями, а также основные правила заполнения данного документа.

Как заполнять ведомость № Т-51

Составляется форма № Т-51 бланк в одном экземпляре. Заполнение должен проводить сотрудник бухгалтерии предприятия. Существует несколько основных правил заполнения данного документа:

В верхней части документа указывается название организации. Пишется код ОКПО. Если расчеты проводятся в рамках структурного подразделения независимо от главной организации, то пишется также название этого подразделения. Порядковый номер ведомости присваивается с начала года. Указывается дата составления документа.

Отчетный период для данной ведомости — месяц, за который сотрудники организации получат заработную плату.

Со второго листа начинается заполнение таблицы для сотрудников. В таблицу вносятся данные обо всех начислениях и обо всех удержанных суммах. Здесь могут быть отражены регулярные начисления, поощрения и взыскания. Главное условие — они должны входить в налоговую базу и высчитываться из прибыли предприятия.

Для каждого сотрудника, на которого составляется ведомость, указываются данные: табельный номер (присваивается при трудоустройстве), фамилия и инициалы, должность и оклад.

Из табеля учета рабочего времени берутся данные для заполнения. Это количество дней или часов, отработанных сотрудником за отчетный месяц. Отдельно указываются выходные и праздничные дни, отдельно — рабочие. Учитываются переработки, если они имели место.

Графа «Начислено» содержит сведения о заработной плате, премиях и поощрениях, больничных и прочих пособиях. Затем делаются вычеты, а после этого от получившейся суммы отнимается 13% — НДФЛ, или налог на доходы физических лиц. В последней графе (18) таблицы указывается сумма, которую фактически получит сотрудник.

Графы 16 и 17 служат для отражения задолженностей, если таковые имеются: предприятия перед сотрудником и сотрудника перед предприятием, соответственно.

Итоговые значения для ведомости № Т-51 — это общая сумма начислений, общая сумма вычетов и удержаний, общая сумма выплат сотрудникам. Поскольку документ расчетный, то данные о наличных выплатах в нем отражаться не могут. Однако если выплаты проводятся в безналичной форме, то указанных данных достаточно для отчета перед контролирующими органами.

Бухгалтерская унифицированная форма № Т-51 — это расчетный документ. Он может использоваться вместе с другими расчетно-платежными документами или же применяться самодостаточно (для безналичных расчетов). Функции ведомости № Т-51 частично пересекаются с функциями ведомостей №№ Т-49 и Т-53. Заполняется форма № Т-51 (расчетная ведомость) работником бухгалтерии.

Документ может быть заполнен как для организации в целом, так и для его отдельного подразделения (если расчеты проводятся независимо), В основной таблице отражаются данные о начислениях, удержаниях и фактических суммах заработных плат, которые причитаются работникам организации. Для каждого сотрудника эти сведения учитываются в персональном порядке. Подведение итога таблицы — это общие суммы по данным трем категориям.

Расчетные ведомости в бухгалтерии составляются с целью собрать в единый документ все подсчеты заработной платы, начисленной сотрудникам. Платежная ведомость, в свою очередь, предназначена для того, чтобы зафиксировать сам факт получения денег каждым работником. Существует два документа, используемые для этого — форма Т-51 и Т-53. Первая предназначена для расчета зарплаты, вторая — для ее выдачи.

Расчетно-платежная ведомость (форма 49) заменяет оба вышеуказанных документа, т.е. если бухгалтер использует ее, то Т-51 и Т-53 уже не понадобятся. Сама по себе Т-49 и правила ее заполнения во многом совпадают с 51-ой формой, отличаясь, в основном, тем, что включает в себя еще и платежку. Многие бухгалтеры считают ее использование более удобным, чем применение отдельных документов.

В каких случаях используется

По ссылке представлен образец формы. Платежная ведомость (форма Т-49) может быть использована:

  • по желанию руководителя/бухгалтера без особых требований, как замещающая (объединяющая) две формы: расчетную и платежную;
  • в тех случаях, когда в организации есть люди, получающие заработную плату наличными.

Второй пункт требует разъяснений. Дело в том, что на сотрудников, которые получают деньги на банковскую карту, платежная ведомость не составляется. Для них заработная плата только рассчитывается, поскольку сам факт выдачи средств на рабочем месте (или в кассе, офисе) зафиксировать невозможно по простой причине — они будут получены в банкомате. Далее доказательства получения денег в виде подписи на бумаге уже не требуются — есть факт поступления их на карточку, а в дальнейшем — снятия с карты.

Следовательно, если в организации или ИП все сотрудники имеют счет в банке, на который и поступает заработная плата, то использовать форму Т-49 нецелесообразно. Разумнее и удобнее обойтись Т-51.

Это — скорее исключение, случай, когда ведомость Т-49 не используется. В остальных случаях форма выбирается на усмотрение руководителя или бухгалтера.

Как правильно заполнить ведомости

Заполнение ведомости Т-49 происходит следующим образом.

В верхней части бланка вписываются название организации или ИП. Сюда же вписывается одно или более структурных подразделений, которые попадают под учет заработной платы, оформленный в данной ведомости. Если таких подразделений нет, в этом месте просто выставляется прочерк. Далее выставляется номер в соответствии с порядком нумерации документов в организации, а также дата составления. В строке «Отчетный период» указывается тот месяц, за который в данной ведомости будет начислена и выдана заработная плата. Выставляется код ОКПО.

После этого заполняется сама таблица, состоящая из ФИО сотрудников, которым должны быть перечислены деньги. На каждого из них отводится одна строка.

Выставляются порядковые номера.

В личной информации каждого работника берется табельный номер, тарифная ставка и должность; эти данные вписываются в соответствующие три графы документа.

Тройная графа «Отработано дней» должна учитывать отдельно рабочие даты, праздничные и выходные. Все данные переписываются из Табеля, где ведется учет рабочего времени.

Графа под названием «Начислено» подразумевает подробный отчет о том, за что именно была начислена каждая часть суммы, в итоге составившей заработную плату. Она разделена на несколько подграф, которые работодатель определяет сам. Это могут быть больничные, отпускные и так далее. Для общей суммы причитающихся каждому сотруднику денег существует отдельная подграфа — «всего».

«Удержано и зачтено» учитывает все финансы, которые уже были вычтены из заработной платы по той или иной причине. Единственная обязательная подграфа здесь — это налог НДФЛ в размере стандартных 13 %. Остальные заполняются на усмотрение организации. Это могут быть штрафы, прогулы, взыскания, авансы и т.п.

Отдельная графа — «Задолженности» — делится на три подграфы: «за организацией», «за сотрудником» и «к выплате». Последняя рассчитывается на основе всех предыдущих подсчетов и как раз является той суммой, которую человек должен получить за указанный в форме Т 49 период.

Далее следует фамилия плюс инициалы, а в последней графе — подпись о сотрудника как заверение о получении денег. Если по какой-то причине заработная плата не была выдана, то вместо подписи делается запись о том, что сумма депонирована. Эти две подграфы (ФИО и подпись) объединены в одну — «Деньги получил».

Как вносить исправления

Иногда даже при заполнении серьезных бухгалтерских документов допускаются ошибки. Говорить о том, что лучше как-нибудь обходиться без них, излишне. Если же погрешность все-таки допущена, как быть?

Если заработная плата по данной ведомости пока не выдавалась, лучше не делать никаких исправлений и просто изменить данные в документе, а старый вариант уничтожить. Если подписать ее успели всего пара человек, можно попробовать «обновить» документ, попросив их расписаться повторно. Не представляет собой большой сложности доказать им, что деньги не будут списаны с их зарплатного счет дважды — во-первых, дата одна и та же, во-вторых, первый экземпляр можно ликвидировать прямо при них.

Но когда заработные платы были выданы уже всем, либо большому количеству сотрудников, проделать такую процедуру будет проблемно. Многих придется долго уговаривать, да и авторитет бухгалтера, а то и начальника, может быть подорван. Словом, выглядит не очень-то по-деловому. В таких случаях необходимо сделать максимально аккуратные исправления (путем зачеркивания старых данных).

Все исправления должны заверяться директором, бухгалтером и кассиром, а напротив заверения ставится дата внесенных изменений. Это обязательное условие, и только в таком случае они будут считаться законными и действительными.

Иная классификация ведомостей

В некоторых бухгалтерских классификаторах ведомости принято делить по форме ОКУД: 0301009, 0504401.

Расчетно-платежная ведомость, форма 0301009 по ОКУД, — это тот же самый документ по форме Т-49. Используется он на предприятиях любой формы собственности, за исключением государственных и муниципальных. Допустимо использование этой ведомости и индивидуальными предпринимателями. Ведомость 0504401 по ОКУД используется при расчете с сотрудниками, трудящимися на государственных предприятиях. И в отличие от ведомости, используемой на предприятиях иной формы собственности, этот документ не содержит в себе информацию, указывающую размер оклада и количество времени, которое отработал сотрудник. Хотя его источники заполнения остаются теми же.

Но при этом некоторые документы, установленные для государственных органов, существенно отличаются от тех, что применяются на предприятиях частной формы собственности.

Перед отпуском денежных средств бухгалтеру необходимо проверить точность и достоверность внесенных сведений. В связи с тем что все платежные ведомости являются строгими документами бухгалтерской отчетности, исправления и ошибки в них крайне нежелательны.

Пример составления расчётно-платёжной ведомости

Первая часть документа включает в себя основные сведения об организации:

  • ее название,
  • наименование структурного подразделения или отдела, по которому начисляется зарплата (при их наличии),
  • код компании по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций),
  • дату заполнения ведомости и номер документа по внутреннему документообороту.

Далее в ведомость прописью вносятся:

  • сумма денежных средств, выдаваемых из кассы в виде заработной платы,
  • срок выдачи,
  • период, за который она выдается (здесь нужно указать дату его начала и окончания).

В завершение эта часть документа должна быть подписана первыми лицами компании: руководителем (или уполномоченным действовать от его имени сотрудником), а также главным бухгалтером.

Ниже идет основная часть документа, которая оформлена в виде таблицы.

В первый столбик вносится номер работника по порядку,
во второй – его табельный номер (находится в личной карточке),
в третьем — должность (в соответствии со штатным расписанием).
В четвёртом указывается тарифная ставка, по которой работает сотрудник (или оклад).
С пятого по седьмой — количество отработанных им дней (строго исходя из тех данных, что отражены в табеле учета рабочего времени).

При необходимости в таблице нужно отметить число выходных и праздничных дней, в которые человек также выходил на работу (по ним идет двойная оплата труда) или же поставить здесь прочерки.

Следующие графы посвящены непосредственно насчитываемой сумме заработной платы.
Восьмая графа фиксирует, сколько начислено сотруднику в соответствии с тарифной ставкой. Девятая указывается размер премии (но только при наличии на то специального приказа или распоряжения директора компании).
В десятую графу вписываются данные о выплатах по больничному листу,
с 11 по 13 – все прочие суммы. Если какие-то виды начислений отсутствуют, в нужные ячейки необходимо ставить прочерки.
В четырнадцатой графе следует указать общую сумму начисления.

Далее в таблицу в пятнадцатую нужно внести сведения о подоходном налоге, который удерживается с работника (в размере 13 % от всей суммы дохода),
в графы с 16 по 18 – все остальные виды удержаний (авансы, взыскания и т.п.).
В графу под номером 19 вносится долг (при его наличии), числящийся за предприятием по отношению к сотруднику,
а в 21 графу вписывается окончательная сумма, подлежащая к выдаче. Рассчитывается ее значение просто: от суммы всех начислений (гр. 14) вычитается сумма удержания (гр. 15-18) и прибавляется сумма долга (гр.19).

В завершение напротив каждой строки должен расписаться тот сотрудник, по которому вносились сведения.

После того, как таблица документа будет полностью заполнена, внизу прописью указывается вся сумма денежных средств, которая выдается работникам в виде заработной платы. Затем ведомость подписывают кассир и бухгалтер предприятия.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *