Приходный кассовый ордер

Содержание

Как правильно оформляется приходный кассовый ордер?

Что такое приходный кассовый ордер, знает любой кассир или любое другое ответственное лицо, которое имеет полномочия выполнять кассовые операции на предприятии.

Известно, что в процессе ведения своей хозяйственной деятельности многие предприятия используют наличные денежные средства. На сегодняшней день, согласно действующему законодательству, существует лимит денежных средств, которые могут размещать в кассе предприятия. Это 100 тысяч рублей.

Но кроме требований к лимиту, законодательство прописывает и правила, которые регламентируют порядок работы с деньгами. Например, использование приходного и расходного кассового ордера.

Поэтому, прежде чем приступить к выполнению своих обязанностей, кассир должен изучить инструкцию, которая объясняет порядок работы с кассой, и выучить все существующие правила.

Если говорить о том, что такое кассовое ордер и зачем он нужен, то, прежде всего, следует рассказать о том, что это документ, который показывает приход денег в кассу из любого источника. Неважно, каким образом средства поступили на предприятие, все равно нужно оформлять кассовый ордер.

Форма данного документа утверждена на государственном уровне, и изменить ее нельзя. Кроме этого, любое самостоятельное изменение сурово карается, начиная от денежного штрафа и заканчивая судовыми разбирательствами. Любой уполномоченный сотрудник, работа которого связана с кассовой дисциплиной, должен помнить об этом.

Какие денежные средства могут поступать в кассу?

Как уже говорилось выше, в кассу предприятия могут поступать средства, которые имеют определенное назначение. Это:

  1. Выручка. Деньги, которые были получены в результате проведения определенных торговых операций.
  2. Средства, которые были ранее выданы сотрудникам в подотчет. В этом случае имеется в виду та сумма, которая была не использована работником.
  3. Деньги, полученные в результате возмещения ущерба и возврат займа.
  4. Внесение в кассу средств, которые были сняты с расчетного счета.
  5. Добровольный взнос в уставной капитал. Сделать это может только учредитель.

Важно отметить, что оформлять ПКО нужно в обязательном порядке при внесении любых из вышеперечисленных средств.

Если же кассир принимает средства и не заполняет соответствующий бланк, то это является грубым нарушением действующего законодательства.

Образец, как правильно заполнять данный документ, можно найти на любом сайте с обучающим материалом для бухгалтеров.

Нужно сказать о том, что такое нарушение карается дисциплинарным взысканием и штрафом. Если во время проверки государственными органами обнаружится такой факт, нарушитель может получить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей.

При этом необходимо учитывать и тот факт, что частичное или полное неоприходование любой денежной суммы негативно отразится на бухгалтерском и налоговом учете предприятия. Что, в свою очередь, приведет к искаженным данным и показателям деятельности организации.

И в случае проверки, которую совершают налоговые органы, может обнаружиться данный факт. Это является грубым нарушением и расценивается, как желание скрыть реальную картину деятельности предприятия.

Как оформлять кассовый чек?

Правильность оформления кассового чека важна для любого кассира. Для этого он должен заранее ознакомиться со всей нужной информацией и изучить пример документа.

Важно помнить, что при поступлении денежных средств оформляется ПКО в единственном экземпляре. Категорически запрещено делать в таком документе какие-либо исправления и изменения, иначе он будет считаться недействительным. Если заполняющий допустил подобную ошибку, то он должен сразу же создать новый документ, а этот уничтожить.

Сам документ состоит из двух частей. А именно:

  • квитанция к приходному кассовому ордеру;
  • сам ордер.

По завершении рабочего дня ордер подшивается к отчету, который сдает ответственное лицо — кассир. А вот квитанция отдается тому, кто внес эти средства в кассу.

Что же касается способов заполнения документа, то заполнение приходного и расходного кассового ордера можно выполнять как вручную, так и с помощью специальной программы.

Это могут быть разного рода онлайн-сервисы и программы, которые устанавливаются для конкретного предприятия. Например:

  • 1С;
  • Парус;
  • БЭСТ;
  • ABACUS;
  • ИНФО-Бухгалтер;
  • Галактика.

Конечно, электронный вариант оформления намного легче. Он позволяет создавать документы довольно быстро и, что немаловажно, без каких-либо ошибок.

К тому же такой способ позволяет автоматизировать процесс ведения журнала регистраций и выставления номеров на всех ПКО. Еще очень удобным является и тот факт, что онлайн-сервисы на регулярной основе обновляются актуальной информацией. Тем самым позволяют ответственному лицу сократить время на поиск и изучение нововведений.

Как видим, оформление приходного кассового ордера — довольно легкий процесс. Конечно, если к нему подойти грамотно и с полной ответственностью.

Если же документ создается вручную, то он должен в обязательном порядке быть подписан главным бухгалтером предприятия либо тем, кто исполняет его обязанности. Ну и, конечно, самим кассиром. На бланке кассир должен поставить свою печать. При этом основная часть оттиска должна находиться на отрывной части документа — квитанции, а вот край печати остается на ПКО.

После этого кассир регистрирует ордер в кассовом журнале.

Как осуществляется заполнение приходного или расходного ордера?

Если говорить об электронной системе заполнения, то здесь все происходит на автоматическом уровне. И кассиру не нужно переживать о том, что он неправильно внес какую-то информацию или написал не ту букву. А вот если ордер создается вручную, то следует быть предельно внимательным.

Первой в списке будет строка, которая содержит информацию о номере документа. Здесь важно помнить, что сама нумерация ведется на предприятии с начала года. Все данные хранятся в журнале регистрации, поэтому следует воспользоваться им для того, чтобы правильно указать номер ПКО. Далее указывается дата, когда создается документ.

В графе «Дебет» следует указать цифру 50, что означает «счет пятьдесят». Индивидуальные предприниматели не заполняют это строку. Причина этому состоит в том, что они вообще не используют план счетов.

В следующей строке указывает код структурного подразделения. У каждого предприятия эта информация будет разной.

А вот кредит счета нужно указать в графе, которая содержит информацию о корреспондирующем счете. При этом выбирается именно тот счет, который соответствует источнику происхождения данных денежных средств. Опять-таки, здесь нужно использовать план счетов.

Если по системе есть коды аналитического учета, то их нужно указывать в одноименной графе.

В следующей строке проставляется сумма. Здесь все просто: указывается та сумма, которую вносят.

Следующая графа содержит информацию о сумме внесенных средств. Но только в этом случае ее нужно прописывать прописью и с указанием копеек. Копейки при этом указываются цифрами.

Обязательным является и указание НДС, если таковой есть. Если налога нет, то делается соответствующая пометка. Данные заполняются цифрами.

Строка «Приложение» должна содержать информацию о документах, на основании которых делается платеж. Это может быть товарная накладная, номер договора и реквизиты счета, с которого были сняты средства.

Обязательно нужно указать, от кого именно были приняты эти деньги. Причем нужно прописывать все данные полностью, без сокращений.

Если речь идет о некоммерческой организации, то обязательно требуется указать и целевое назначение полученных денежных средств.

О чем важно помнить при проведении учета?

Многие сотрудники задаются одним и тем же вопросом о том, как заполнять приходный кассовый ордер. Эта рабочая кассовая операция осуществляется в полном соответствии с принятыми в бухгалтерском учете стандартами. Заполнение приходного кассового ордера происходит строго по инструкции. Поэтому, если выучить ее заранее, то никаких проблем в дальнейшем не возникнет.

Если сотрудник чего-то не знает, работодатель может направить его на курсы повышения квалификации или же обязать пройти соответствующие тренинги.

По сути, ПКО — это один из видов первичной документации. Он необходим для того, чтобы грамотно и правильно вести учет денежных средств в организации. На основании данных, которые там указаны, можно сделать вывод, кто, зачем и сколько денежных средств внес в кассу организации.

После того как бухгалтер заполняет кассовый ордер, наступает ответственность кассира: он обязан проверить правильность заполнения данных и их соответствие.

Только после этого принимаются наличные средства в кассу. Если же кассир находит какую-нибудь ошибку, то он обязан сразу же сообщить об этом и попросить переделать документ.

Это неизменное правило, и его нужно соблюдать в полной строгости.

Как быть в курсе всех нововведений в кассовом учете?

Понятно, что все требования, которые установлены на государственном уровне, рано или поздно могут меняться. Задача всех ответственных сотрудников следить за этими изменения и изучать их.

Для этого на предприятиях выписывается специальная литература и проводятся различные обучающие семинары. Чаще всего сотрудников направляют на различные обучающие мероприятия, которые проходят вне стен организации.

Это могут быть как курсы повышения квалификации, так и обычные собрания для профильных сотрудников.

Особую популярность в последнее время приобретают услуги, которые предоставляют центры по подготовке кадров и проведению аттестации. Это так называемые СРО. Любой работодатель может заключить договор с такой фирмой и провести для своих сотрудников ряд обучающих мероприятий, а затем проверить их уровень знания посредством аттестации. Причем эти курсы могут проходить как непосредственно на самом предприятии, так и в стенах учебного центра.

Такие семинары могут проходить и в дистанционном режиме без отрыва от основного производственного процесса, и сам сотрудник может инициировать свое обучение, если понимает, что оно ему необходимо.

В целом вариантов достаточно много. Главное — желание самого сотрудника, ну и его работодателя.

Как выявляются нарушения ведения кассового учета?

Прежде всего, любые нарушения, которые допускаются при оформлении первичной документации и ПКО в частности, выявляются после проведения любого аудита. И хорошо, если такая проверка инициирована самим работодателем.

А ведь часто аудит могут проводить сотрудники государственных органов, которые имеют на это специальные полномочия. В таком случае при выявлении любых нарушений будет выписан серьезный штраф. Выписывается он на имя ответственного лица. Могут быть и более строгие меры наказания, вплоть до подачи иска в Суд.

В свою очередь, любой работодатель накажет такого нарушителя. Поэтому, помимо денежного ущерба, нерадивый бухгалтер и кассир могут поплатиться и своей должностью.

Чтобы не допустить таких ошибок, необходимо крайне ответственно подходить к выполнению своих обязанностей, не допускать халатность и проверять документы, которые подписываются. Особенно если речь идет о денежных средствах.

И дело здесь не только в кассовой дисциплине, работа бухгалтера и кассира требует очень большой внимательности во всех вопросах. Эта группа работников на регулярной основе должна заниматься своим самообразованием и узнавать, что нового произошло в законодательной базе, которая касается их сферы деятельности.

В помощь этому могут быть различные электронные журналы, специальные сайты, посвященные этой теме, и форумы. В этом случае инициатива, которую проявляет персонал, заслуживает только поощрения со стороны работодателя.

Как заполнить приходный кассовый ордер

Текущая форма приходного кассового ордера обязательна к применению, и в операциях с наличными должна использоваться только она.

Ответственность за несоблюдение формы первички раскрывается в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Однако формат заполнения приходного кассового ордера согласно постановлению Госкомстата № 88 может быть определен самостоятельно: применяется как заполненная от руки форма, так и другие варианты. В настоящее время все бухгалтерские программы оснащены опцией заполнения таких документов, подобный сервис есть и на специализированных сайтах.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предусматривает возможность оформления ПКО:

  • На бумажном носителе – либо полностью от руки, либо бухгалтер вносит информацию в форму КО-1 на компьютере, затем распечатывает документ и подписывает его у уполномоченных лиц организации.
  • В электронном виде – с применением технических средств с учетом защиты ПКО от несанкционированного доступа. В таком случае электронный приходник подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).

Как правильно осуществить оформление приходного кассового ордера (пример)

Для начала необходимо обратить внимание, что приходный кассовый ордер имеет 2-компонентный вид, т. к. содержит сам ПКО и квитанцию. Они оформляются общим экземпляром ПКО за подписью главного бухгалтера (бухгалтера, кассира и директора) и сохраняются в бухгалтерии. Квитанция подписывается аналогично, затем регистрируется в кассовой книге и передается тому, от кого принята наличность.

Электронные ПКО подписываются электронными подписями, а квитанцию бухгалтер может направить вносителю денег на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).

Кассир проверяет, есть ли подписи уполномоченных лиц на ПКО, подписи сверяются с образцами, только если документ составлен на бумаге.

Правила заполнения приходного кассового ордера следующие:

  • По полю «Организация» заполняем название компании или ИП.
  • «Номер документа» и «Дата составления» — номер и дата соответственно, согласно журналу регистрации.
  • «Дебет — кредит» — проводки в соответствии с хозоперацией.
  • «Принято от» — указываем имя или название того, от кого поступили деньги (от подотчетника, заказчика, банка, учредителя и т. д.).
  • «Основание» — название хозоперации, на основании которой произошло поступление денег.
  • «Сумма» — полученная сумма указывается прописью.
  • «В том числе» — сумма НДС (при наличии).
  • «Приложение» — указываем документы, на основании которых был осуществлен приход денег: авансовый отчет, договор и др.

Квитанция к ПКО оформляется по аналогии с приходным кассовым ордером.

Подробнее о квитанции к ПКО читайте в статье «Квитанция к приходному кассовому ордеру — бланк, образец».

С 19.08.2017 в порядке ведения кассовых операций произошли значительные изменения (указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Относительно ПКО основное нововведение следующее: кассир может составить общий КО-1 в конце дня на всю сумму в кассе, которую подтверждают фискальные документы (кассовые чеки и БСО онлайн-ККТ).

Образец заполнения ПКО при получении денег от контрагента

Между контрагентами также могут быть осуществлены наличные расчеты при наличии соответствующего договора. В этом случае также применяется приходный кассовый ордер.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не забывайте об ограничениях расчета наличными между юрлицами — в текущем году это 100 000 руб. в рамках одного договора.

Если поступление денег связано с получением выручки, то одновременно с выдачей ПКО необходимо применение кассового аппарата и оформление кассового чека. Исключением являются лица, освобожденные от применения ККТ.

О том, какие изменения произошли в работе с денежной наличностью в связи с внесением изменений в закон о ККТ, читайте в материале «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?».

Заполнение полей следующее:

  • Проводки в ПКО — Дт 50 – Кт 62, 76.
  • В поле «Принято от» будет указано наименование организации-контрагента.
  • «Основание» — следует указать номер договора.
  • «В том числе» — нужно проставить сумму НДС.
  • Приложением будет являться договор.

Данные в квитанции к ПКО будут аналогичными.

Скачать образец заполнения ПКО

Зачем нужен ПКО — понятие

В организацию деньги поступают путем перечисления их на расчетный счет (безналичный расчет) или в кассу наличными. Оприходовать купюры по кассе в соответствии с Порядком ведения операций необходимо при помощи оформления приходного кассового ордера.

Индивидуальные предприниматели, ведущие хозяйственную деятельность по упрощенной системе налогообложения, данную форму документа могут не использовать.

Для чего нужен ПКО?

Кассовый ордер осуществляет контроль кассового состояния и является важным документом, отражающим необходимые сведения в бухгалтерии.

Отрывная часть ордера — квитанция предоставляется покупателям, контрагентам, подтверждающая передачу средств.

Об оформлении расходного кассового ордера читайте .

Варианты поступления денег в кассу:

  • поступление денежных средств с расчетного счета;
  • денежные средства от покупателей;
  • возвращение заемных средств;
  • взнос от учредителя в уставной капитал компании.

Принятие наличных в кассу без оформления приходного ордера не допускается и расценивается как нарушение кассовой дисциплины, предусматривающее наказание в виде наложения штрафа.

Нужно ли оформлять чек к приходному кассовому ордеру?

Какую форму можно использовать для заполнения?

Для оприходования наличных денежных средств Госкомстатом России от 18.08.1998 г. утверждена специальная форма (КО-1).

Как выглядит форма КО-1 (по ОКУД 0310001)? Бланк содержит сам приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которая является отрывным талоном.

Порядок и правила оформления

Приходный ордер допускается оформлять рукописным способом или при помощи технических средств, предназначающихся для обработки данных (персональный компьютер, программное обеспечение)

Бланк КО-1 составляется бухгалтером в единственном экземпляре, подпись ставит главный бухгалтер или сотрудник, наделенный подобными полномочиями.

Следует обратить внимание на нумерацию форм: она не должна прерываться в течение всего календарного года. Данное требование зачастую пренебрегается предпринимателями.

Большинство работодателей знакомы с обязательностью оформления приходных, но особенности их составления известны не каждому.

Зачастую игнорируется тот момент, что в день оформления КО-1 деньги должны поступить в кассу, иначе ордер не считается действительным.

На практике же возникают ситуации, когда приходный ордер сначала выписывается, а денежные средства вносятся в кассу через некоторое время или наоборот — первыми появляются деньги, а необходимые бумаги оформляются позднее.

Вносить изменения и поправки в документ запрещено, при их возникновении необходимо оформить документ заново.

Как правильно заполнить реквизиты унифицированной формы КО-1?

Необходимо заметить, что приходный кассовый ордер включает в себя 2 компонента: ордер и квитанция.

Оформление осуществляется общим экземпляром, квитанция передается гражданину, передавшему наличность.

Для безошибочного заполнения утвержденной формы ордера следует последовательно, друг за другом, начиная с верхней строки, вносить данные.

Первый блок начать следует с вводной строки, где фиксируется полное название предприятия, структурного подразделения и его кода в соответствии с уставной документацией.

Если последнее отсутствует, то в строке ставится прочерк. Также вносится информация о коде ОКПО в соответствии со сведениями Госкомстата.

В строку «Номер документа» вписывается порядковый номер на основании журнала регистрации кассовой документации, нумерация которых начинается с начала года.

Вписывая дату составления, требуется соблюдение последовательности написания: день, месяц, год. Для заполнения используются арабские цифры, перед однозначной цифрой проставляется «ноль». Зафиксированная дата должна соответствовать оприходованию денег.

Второй блок является основным и включает в себя сведения о финансовых поступлений в кассу компании.

Информация об учете наличности и ее размере представлена в столбцах:

  • «дебет» — проставляется номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются денежные средства (как правило, указывается 50 — «Касса»), ячейка не обязательная для заполнения и может оставаться пустой;
  • «кредит» — вписывается код отдела, куда приходуется наличность (при его отсутствии ставится прочерк) и номер корреспондирующего счета, отражающего поступления наличных денежных средств в кассу (71 — возврат подотчетных сумм, 51 — снятие суммы в кредитном учреждении, 90 — выручка, 62 — поступление от покупателей, 73 — прочие расчеты с работниками, 75 — взносы в уставной фонд).
  • «код аналитического учета» заполняется, если на предприятии утверждены коды для аналитики;
  • «сумма» — обозначается поступившая сумма денег (цифрами);
  • «код целевого назначения» — используется лишь некоммерческими учреждениями, где подразумевается целевое финансирование.

Графы с данными по кредитам индивидуальные предприниматели могут оставить незаполненными.

Под таблицей указывается фамилия, имя и отчество того, от кого поступила наличность, а также основания ее передачи.

Что писать в основании? В основании можно указать возврат неизрасходованных средств, оплата по договору, розничная выручка, оплата счета.

Далее снова прописывается сумма, внесенная в кассу, но уже с помощью буквенного обозначения.

Целые числа пишутся с заглавной буквы, дробь после запятой – цифрами, валюта прописывается без сокращений.

Если после написания суммы в предназначенной для ее написания графе осталось пустое место, то нужно заполнить его прочерком. Это оградит от возможности фальсификации ордера.

Также необходимо указать выделяется НДС или нет (прописывается ставка налога цифрой, либо обметка об освобождении от него).

В качестве приложения обозначаются данные прикрепленных первичных бумаг (авансовый отчет), их копии прикладываются к бланку.

Как заполнить квитанцию?

Заполнив приходный ордер, можно приступать к внесению сведений в квитанцию – отрывной талон к ПКО. Вся информация записывается аналогично ордеру.

После поступления наличности в кассу, кассир отрывает квитанцию по линии отреза и передает ее лицу, сдавшему денежные средства. Сам ордер остается у кассового сотрудника.

О принятой наличности делается соответствующая отметка в кассовой книге (КО-4).

После проверки всех реквизитов кассир принимает денежные средства и пробивает их по ККА, если это является доходом компании.

Кто уполномочен подписывать?

Форму КО-1 оформляет:

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер или кассир, определенный распорядительным документом компании;
  • директор организации (если в штате фирмы нет бухгалтера).

В ПКО должны быть подписи главного бухгалтера и бухгалтера или руководителя и кассира.

Если ведением кассовых операций занимается непосредственный руководитель предприятия, вся документация подписывается им лично.

Как правильно ставится печать?

Оттиск печати необходимо расположить на отметке «М. П.», располагающийся на квитанции.

Возможность проставления одновременно оттиск на квитанции и на ордере действующие нормативные акты не предусматривают.

Скачать бесплатно пустой бланк и заполненный образец в формате word и excel

Скачать бланк приходного кассового ордера КО-1 форма по ОКУД 0310001 – в формате word, excel.

Скачать пример заполнения ПКО на внесение вклада в уставный капитал – образец.

Скачать образец оформления на получение наличных из банка – excel.

Пример на получение денег от покупателя – excel.

Образец ПКО на внесение вклада:

Образец ПКО на получение наличных из банка:

Образец ПКО на получение денег от покупателя:

>Срок хранения

Хранится форма КО-1, как и вся первичная документация, 5 лет после завершения отчетного периода.

>Полезное видео

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер, можно узнать из данного видео:

Выводы

Расчет наличными средствами между организациями ограничен лимитом в размере 100 тысяч рублей. Если кассиру предложат принять через кассу большую сумму, он должен отказать в приеме наличности, иначе будет наказан за несоблюдение кассовой дисциплины

Частичное или полное неоприходование наличных денежных средств по ПКО искажают данные бухгалтерского и налогового учета.

При проведении проверки контролирующими органами, уполномоченный сотрудник расценит этот факт как грубое нарушение и привлечет к ответственности предприятие.

Статья 120 НК РФ за грубое несоблюдение норм учета доходов или объектов налогообложения, совершенное на протяжении одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, подлежит взысканию штрафа в размере 10 000 рублей.

Грубое нарушение действующих правил кассового учета является отсутствие первичных кассовых бланков.

Также их отсутствие у компании-покупателя может послужить основанием для отказа налоговой службы в признании представленных расходов предприятия в целях налогообложения прибыли или единого налога.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Когда выписывается приходный кассовый ордер

Как и все первичные документы бухгалтерского учета, приходный кассовый ордер (далее по тексту — ПКО) составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Таким фактом в данном случае является поступление денежных средств в наличной форме в кассу компании.

Другими словами, в тот момент, когда производится сдача наличных средств в кассу, должен быть выписан ПКО.

Случаи, в которых необходимо заполнение формы ПКО

Заполнение и оформление ПКО производится в тех случаях, когда в кассу компании поступают деньги. К таким случаям относятся:

  • поступление и оприходование дневной выручки. В случае реализации товаров и услуг за наличный расчет с оформлением чека или бланка строгой отчетности за всю смену должен быть составлен один ПКО;
  • возврат подотчетных средств, которые не были использованы;
  • получение наличных средств, выданных ранее в долг;
  • поступление средств в уставной капитал.

Форма ПКО

Специальным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 регламентирована стандартная форма для ПКО (форма КО-1), образец которой представлен ниже:

Согласно утвержденной форме КО-1 ПКО состоит из двух частей: собственно сам ордер и квитанция к нему. Лицо, осуществившее сдачу денег в кассу компании, получает на руки квитанцию. Она заверяется печатью или штампом предприятия и подписывается в том же порядке, что и ПКО. Кроме того, на квитанции должна стоять подпись кассира, осуществившим прием и оприходование наличных средств. Сам ПКО остается в кассе организации.

Как оформляется приходный кассовый ордер

Справка

Оформление ПКО могут производить следующие сотрудники компании:

  1. главный бухгалтер;
  2. бухгалтер или другой сотрудник компании (например, кассир). В данном случае полномочия данного сотрудника должны определены руководителем и согласованы с главбухом и закреплены соответствующим приказом или распоряжением по организации;
  3. в случае отсутствия главного бухгалтера или бухгалтера оформление ПКО производится руководителем компании.

ПКО должен быть подписан главбухом или бухгалтером, а в случае их отсутствия — руководителем организации или кассиром.

В том случае, если все кассовые операции по оформлению ПКО осуществляет руководитель компании, то он же должен и ставить подпись на них.

Оформление ПКО производится на бумаге или на цифровых носителях с использованием специальных средств обработки информационных данных — компьютера и специального программного обеспечения.

В том случае, когда ПКО оформляется в цифровом виде, его необходимо продублировать на бумажном носителе.

В ПКО по закону нельзя вносить исправления.

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер

Работник бухгалтерии выписывает ПКО в одном экземпляре. Далее этот документ должен быть пописан главбухом или сотрудником, имеющим соответствующие полномочия.

Квитанция же к ПКО должна быть подписана не только главным бухгалтером и сотрудником, имеющим соответствующие полномочия, но и кассиром, осуществившим прием и оприходование наличных средств. Кроме того, на квитанции должен быть оттиск печати или штампа кассира.

Заполнение бланка приходного кассового ордера

Справка

Заполнение бланка ПКО осуществляется в следующем порядке:

  1. Строка «Организация». Здесь следует указать полное наименование компании, привести код по ОКПО, который присваивается отделом статистики;
  2. Стока «Структурное подразделение». Она заполняется в том случае, если наличные средства поступили из отдела данной компании (это может быть дневная выручка одной из торговых точек). Во всех остальных случаях в данной строке ставится прочерк.
  3. Номер документа. Согласно правилам, нумерация ПКО начинается с 01.01 текущего года. В данной графе ставим номер ПКО.
  4. Дата составления. Обратите внимание, что вся первичная документация составляется в день совершения хозяйственной операции, следовательно дата ПКО должна совпадать с датой его заполнения.
  5. Графа «Дебет». В нее следует занести номера соответствующих счетов, а также их кодовые обозначения, если в компании принята система кодирования. В данную графу заносятся номера счетов, по дебету которых оформляются наличные средства. Организации, которые выдают ПКО, в графе «Дебет» ставят, например, счет 50 «Касса». В случае необходимости здесь указывается номер субсчета, определяемый согласно рабочему плану счетов предприятия.
  6. Графа «Кредит», код структурного подразделения, корреспондирующий счет и субсчет соответственно должны быть указаны требуемые данные — номер счета, в случае необходимости — субсчета, по кредиту которых оформляется приход наличных средств в кассу компании.
  7. Графа «Сумма». Здесь указывается сумма наличных средств, поступивших в кассу компании. В данной графе сумма указывается арабскими цифрами.
  8. Графа «Код целевого назначения». Если в компании не утверждена система кодирования, то в данной графе ставится прочерк.
  9. Строка «Принято от». Здесь возможно два варианта заполнения. Если наличные средства поступают от сотрудника вашей компании, то нужно просто указать его имя, отчество и фамилию. Если денежные средства поступают из другой компании, то нужно указать и полное наименование компании и фамилию, имя и отчество сотрудника через которого данные наличные средства были переданы. Оформляется это с использованием слова «через». Например, «Принято от ООО «Коммуникативные технологии» через Преображенского Ф.Ф.»
  10. Строка «Основание». Здесь следует указать содержание хозяйственной операции. Например, «розничная выручка» или «оплата по договору».
  11. Строка «Сумма». В данной строке, в отличие от графы с аналогичным названием, следует указать сумму поступающих наличных средств прописью. Сделать это необходимо с самого начала строки и с прописной (заглавной) буквы. Если в сумме присутствуют копейки, то они указываются цифрами. В том случае, если в строке, в которой указывается сумма, остается пустое место, то его следует прочеркнуть.
  12. Строка «В том числе». Здесь следует указать сумму НДС. Она указывается цифрами. Если налога нет, то указывается: «без НДС».
  13. Поле «Приложение». Если к ПКО прилагаются документы, То здесь следует указать их название, номера и даты составления. На самих прилагаемых документах должен стоять оттиск штампа «Получено». Он ставится сразу после поступления наличных средств в кассу компании.

В ПКО сумма поступающих наличных средств указывается дважды — в графе «Сумма» и в строке «Сумма». В первом случае, она указывается цифрами, во втором — прописью. Если в графе сумма указывается с копейками, то и в соответствующей строке она также должны быть указана с копейками. И наоборот, если в графе копейки не указаны, то и в строке их упоминать не следует.

Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру

Квитанция к ПКО заполняется в том же порядке, что и сам ордер. В ней должны содержаться все те же данные, что и ПКО.

Справка

Действия кассира после получения денежных средств

После заполнения всех граф и строк квитанции, кассир осуществляет прием денег и только после их получения ставит свою подпись, а также указывает свои ФИО на ордере и предлагающейся к нему квитанции.

На квитанции также должна быть указана дата, когда были приняты наличные средства и стоять подпись кассира. Оттиск штампа или печати на квитанции осуществляется таким образом, что часть оттиска заходит на сам ПКО.

После поступления наличных средств в кассу компании, кассир должен оторвать квитанцию, прилагающую к ПКО по линии отрыва. Квитанция выдается сотруднику, который сдал деньги, а сам ордера должен остаться в кассе. В кассовой книге (форма КО-4) должна быть сделана запись о поступивших наличных средствах.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

В Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов производится регистрация ПКО до того, как он попадет в кассу компании. Журнал имеет форму КО-3.

В общем виде данный Журнал имеет своим назначением осуществление учета всех кассовых документов, образующихся в ходе ведения кассовых операций. В нем осуществляется регистрация приходных и расходных кассовых ордеров.

Сама форма КО-3 представляет собой образец обложки и вкладных листов. По данному образцу осуществляется оформление и заполнение всех страниц данного документа.

Вкладной лист Журнала состоит из двух блоков: первый используется для регистрации приходных документов (графы с первой по четвертую), а второй — для регистрации расходных документов (графы с пятой по восьмую).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *