Ответственность за сохранность документов

51. Персональная ответственность за сохранность конфиденциальных документов

  • •1.Понятие «делопроизводство» : цели и задачи
  • •2. Основной источник ,определяющий порядок создания документации в федеральных органах исполнительной власти.
  • •3.В каком документе должны найти условия, определяющие порядок создания документации в федеральных органах исполнительной власти.
  • •4.Какие вопросы должны быть отражены в общих положениях Инструкции по делопроизводству.
  • •5.Основные понятия:
  • •6. Виды бланков и их реквизиты.
  • •7.Документы ,регламентирующие порядок разработки и использования бланков.
  • •8. Общий бланк и его реквизиты.
  • •9.Состав реквизитов документов федерального органа исполнительной власти
  • •10.Правила оформления реквизитов.
  • •11.Правила подготовки и оформления проектов законодательных актов рф
  • •12.Правила подготовки и оформления проектов актов(указов и распоряжений) Президента рф.
  • •14. Понятие Нормативно правовой акт
  • •15. В каких случаях нпа федеральных органах исполнительной власти подлежат государственной регистрации?
  • •16. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти не подлежащих представлению на государственную регистрацию
  • •17. Состав документов федерального органа исполнительной власти
  • •3.3.5.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти
  • •18. Виды приказов,назначение приказов.
  • •19.Правила подготовки и оформления приказов и распоряжений.
  • •20.Виды протоколов,используемых в деятельности федеральных органов исполнительной власти .
  • •21.Порядок оформления протоколов
  • •22.Виды деловой переписки и их название
  • •23.Реквизиты при оформлении служебных писем
  • •24. Виды записок
  • •25. Обязательные реквизиты докладной записки
  • •26. Назовите нормативные документы,определяющие порядок работы федеральных органов исполнительной власти с обращениями граждан.
  • •27.Виды обращений граждан в федеральные органы исполнительной власти.
  • •28. Принципы при установлении требований к организации документооборота.
  • •29.Какие документопотоки в документообороте федерального органа исполнительной власти
  • •30. Какие документы входящей и исходящей документации могут выделяться в документообороте федерального органа исполнительной власти
  • •31.Какие документы не подлежат регистрации
  • •32. Какие моменты должны быть отражены в инструкции по делопроизводству по приему и обработке поступивших документов
  • •33.Что является результатов предварительного рассмотрения документов
  • •3.4.3. Предварительное рассмотрение документов
  • •34. Где и в каком виде проставляется регистрационный номер
  • •35. Виды классификаторов в федеральных органах исполнительной власти.
  • •36.Рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти
  • •3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведениядокументов до исполнителей
  • •37. Организации работы с отправленными документами
  • •38.Что необходимо помнить и отразить в инструкции по делопроизводству по регистрации и прохождению внутренних документов
  • •39. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
  • •4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
  • •40.Что включает в себя контроль исполнения документов?
  • •41. На чем строится контроль исполнения документов
  • •42. Нормативы времени на работу с документами
  • •43. Классификация информации и документов по категориям доступа
  • •44. Виды сведений конфиденциального характера
  • •45. Понятие коммерческой тайны ,его законодательная база.
  • •46. Понятие государственной тайны ,его законодательная база
  • •47. Нормативно-правовая база организации работы с документами, содержащими служебную тайну, тайну следствия и судопроизводства
  • •48. Сущность и задачи конфиденциального делопроизводства
  • •49. Комплекс внутриорганизованных документов, регламентирующих конфиденциальное доу
  • •50. Статус, структура и порядок организации службы конфиденциального доу
  • •51. Персональная ответственность за сохранность конфиденциальных документов
  • •52. Технология составления Перечня конфиденциальной информации и документов фирмы
  • •53. Требования к системе доступа к конфиденциальным документам
  • •54 Положение о режиме коммерческой( служебной) тайны организации — структура,содержание,порядок оформления.
  • •55. Оформление разрешений на работу с конфиденциальными документами и соглашений о не разрешении тайны
  • •56 Этапы подготовки и издания конфиденциального доступа
  • •57. Учет носителей информации и проектов конфиденциальных доступов
  • •58. Особенности обработки входящих конфиденциальных документов
  • •59. Этапы обработки исходящих конфиденциальных документов
  • •61. Процедуры тиражирования и копирования конфиденциальных документов
  • •62. Удостоверение копий и оформление выписок из конфиденциальных документоведения
  • •62. Удостоверение копий и оформление выписок из конфиденциальных документоведения
  • •63. Организация исполнения конфиденциальных документов
  • •64. Контроль за исполнением конфиденциальных документов
  • •65. Номенклатура конфиденциальных дел
  • •66. Формирование и оформление конфиденциальных дел
  • •67. Экспертиза ценности и подготовка конфиденциальных документов и дел к архивному хранению
  • •68. Порядок уничтожения конфиденциальных документов
  • •69. Режим хранения конфиденциальных документов и порядок их выдачи
  • •70. Проверки наличия конфиденциальных документов : виды,цели ,оформление результатов
  • •71. Этапы организации конфиденциального совещания
  • •72. Оформление документов конфиденциального совещания

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

Создание и поддержание архива организации в должном состоянии – объемная работа, важность которой порой нивелируется директорами организаций. Работники небольших компаний, как правило, занимаются делами архива по остаточному принципу. И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика вероятность при первой же проверке получить штраф, причем как за некорректное исполнение обязанностей, так и за бездействие.

В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.11.2015; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Судебная практика по нарушениям правил и сроков хранения документов обширна и разнообразна, касается организаций всех форм собственности и самых разнообразных документов, включая дела по личному составу. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны – от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. Примеры реальных судебных дел рассмотрим далее.

Важно!

Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения плановых выездных проверок, реже – по факту неисполнения запросов. При этом проверки может инициировать как вышестоящий архив, налоговая или Пенсионный фонд, так и сама организация в рамках очередного внутреннего аудита.

Виды споров

Правоприменительную практику по вопросам нарушения правил хранения архивных документов условно можно разделить по видам споров.

1. Споры, связанные с непредоставлением запрашиваемой документации по причине их утери в ходе стихийных бедствий (землетрясение, наводнение, ураган, пожар и т.п.). В решении подобных споров суды все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Организация может избежать штрафа за утерю документов, если представит доказательства, что такая утеря произошла вследствие форс-мажора. Подтвердить такие факты можно справками из соответствующих органов.

Обратите внимание!

Если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей: если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.

2. Непредоставление документов по причине их хищения. Единого мнения судов по решению таких споров нет. Так, ФАС Западно-Сибирского округа согласился с отсутствием вины налогоплательщика в непредоставлении документов по указанной причине, а ФАС Центрального округа в схожей ситуации принял противоположное решение, т.к. «хищение стало возможным из-за действий должностных лиц самой организации, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов».

3. Непредоставление документов по причине их отсутствия.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Пример

ОАО «ППП» в ходе проверки его деятельности не предоставило приказ директора о назначении лица, ответственного за архив. Личные карточки уволенных работников (по форме № Т-2), личные дела и приказы по личному составу хранились в неупорядоченном виде, за что организация была оштрафована на 300 руб.

4. Уничтожение документов ранее требуемого срока. За несоблюдение норм архивного хранения или за неправомерное уничтожение документов ранее установленной даты ликвидации с организации и лично с руководства компании могут взыскать административный штраф. Размер штрафа может составлять сумму до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание!

Представители проверяющих органов составляют акт о нарушении норм архивного хранения, который можно оспорить только в судебном порядке.

При совершении двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности, при этом уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

Примечания:

1. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

2. Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях:

представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченных сумм налогов и сборов, а также соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса Российской Федерации;

исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Пример

В 2009 г. в ходе плановой выездной проверки деятельности в одном из ЗАО Краснодарского края был выявлен вопиющий факт нарушения норм хранения и утилизации архивных документов. Главный бухгалтер вывез в подвальное помещение гаража все документы общества о текущей бухгалтерской отчетности, включая входящую и исходящую корреспонденцию, папку с протоколами Совета директоров, решениями общих собраний (за прошедший год). До этого данная документация хранилась дома у главного бухгалтера (!).

В конце января 2009 г. подвал затопило, и все находящиеся в нем документы ЗАО пришли в негодность: текст был размыт, информация стала нечитаемой. Поэтому главный бухгалтер выбросил документы, без составления каких-либо описей и подтверждения факта случившегося. Документы следовало хранить до сдачи в архив в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа, а в случае утраты или повреждения оригиналов документов – заверенные в установленном порядке копии с составленным актом. Этого сделано не было. В итоге общество было оштрафовано на 200 000 руб. (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ от 11.03.2010; постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А32-4676/2010 от 28.05.2010).

>Ответственность за хранение бухгалтерских документов в организации

Где хранить

Хранить всю бухгалтерскую документацию предприятие должно в специально отведенном для этого месте, архиве. Под него обычно выделяют небольшую комнату без окон, которую заставляют стеллажами и глухими шкафами. Если у помещения имеются окна, то их завешивают шторами или жалюзи, чтобы уличный свет не проникал в комнату. Если архив расположен на первом этаже, чтобы уберечь важные бумаги от кражи, на окна устанавливают металлические решетки.

Бланки строгой отчетности принято хранить в сейфах или запирающихся на ключ помещениях. Архивом должен заведовать отдельный сотрудник, который и отвечает за сохранность всех бумаг.

Как правило, ответственность за сохранность и безопасность бухгалтерской документации несет лично руководитель компании. Именно с него будут спрашивать представители контролирующих государственных органов, в случае утери документации или ее отсутствия. Экономический субъект при этом несет персональную ответственность. В ст. 23 действующего Налогового кодекса говорится, что обязанность по сохранению отчетов лежит на самом налогоплательщике, будь он физическим лицом или коммерческой организацией.

Ответственность за нарушение правил хранения

Если обнаружится отсутствие каких-то бухгалтерских бумаг, то данное нарушение, согласно ст. 120 НК РФ, повлечет за собой наложение на нарушителя штрафа в размере 10 тысяч рублей. Если же такое нарушение наблюдается за несколько налоговых периодов, то размер штрафа будет увеличен до 30 тысяч рублей.

При грубых нарушениях вступить в силу может и Уголовный кодекс РФ, а если конкретнее, то его ст. 325. К таким нарушениям относится хищение и намеренное повреждение документации. В качестве наказания – штраф до 200 тыс. рублей и, возможно, лишение свободы на срок до одного года.

Бухгалтерские документы должны храниться в архиве. В этом отдельном помещении расположены закрытого типа шкафы, сейфы и стеллажи, на которых и размещаются папки и подшивки. Такое хранение предусмотрено для бланков строгой отчетности. Остальные же официальные бумаги позволительно размещать в простых шкафах или даже на полках в любом месте.

В постановлении Правительства России № 359 указаны эти требования.

На вопрос, кто отвечает за хранение бухгалтерских документов, можно дать однозначный ответ – руководитель компании. Контролирующие органы будут спрашивать с него, если нужной документации у фирмы не окажется. А за нарушение сроков хранения предусмотрена ответственность, как административного характера, так и уголовного.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *