Ответственность за непроведение инвентаризации

В соответствии со статьей 247 Трудового кодекса РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Основным способом проверки соответствия фактического наличия имущества путем сопоставления с данными бухгалтерского учета признается в силу статьи Федерального закона «О бухгалтерском учете» инвентаризация имущества, порядок проведения которой определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания).

На чем чаще всего спотыкаются работодатели, доказывая в суде свои исковые требования о взыскании с работника суммы материального ущерба? Исходя из примеров судебной практики, можно сформировать перечень таких ошибок:

  • отсутствие расписок проверяемых материально-ответственных о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы (нарушение пункта 2.4 Методических указаний);
  • проведение инвентаризации в отсутствие проверяемого материально-ответственного лица (нарушение пункта 2.8 Методических указаний);
  • неправильное исправление ошибок в описях (нарушение пункта 2.9 Методических указаний);
  • отсутствие приказа о назначении инвентаризационной комиссии (нарушение пункта 2.3 Методических указаний);
  • неоформление инвентаризационных и сличительных описей (нарушение пунктов 2.5, 2.9, 4.1 Методических указаний);
  • отсутствие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и проверяемых материально ответственных лиц (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
  • отсутствие в конце описи расписки проверяемого материально ответственного лица, подтверждающей проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
  • допуск в период инвентаризации посторонних лиц в помещение, где она проводится (нарушение пункта 2.12 Методических указаний);
  • и иные ошибки.

Перечисленные ошибки – пожалуй, самые распространенные в процедуре инвентаризации. Но в практике встречаются и иные, менее популярные ошибки, на которые также стоит обратить внимание и учесть их, так сказать, на чужом опыте, не допустив их совершение на своем. Рассмотрим некоторые их них.

Нестандартная ошибка: не была проведена инвентаризация при приеме на работу материально-ответственного лица

Согласно пункту 1.5 Методических указаний проведение инвентаризаций обязательно в том числе при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел). Ошибка работодателя состоит в том, что при приеме на работу нового работника, на которого возлагается полная материальная ответственность, инвентаризация не проводилась. Подобная ошибка приводит к тому, что при последующем установлении недостачи работодателю не удается доказать период образования недостачи (образовалась ли она до приема нового работника или же уже при его работе), равно как и вину конкретно нового работника в недостаче.

Работодатель обратился в суд с иском к М. о взыскании недостачи, указав, что ответчица была принята на работу на должность продавца-кассира, с ней был заключен договор о материальной ответственности. В ходе исполнения ответчиком трудовых обязанностей в период с (…) по (…) образовалась недостача в размере (…) руб., которую М. признала, но не выплатила, а уволилась.

Суд при рассмотрении спора дал надлежащую оценку представленным истцом документам, в том числе: тетрадям учета поступления и продажи товара и поступившей от продажи товара выручки; актам ревизии по магазину, согласно которым выявлена недостача в размере (…) руб., за период с (…) по (…), и пришел к выводу, что представленные документы не могут быть признаны допустимыми доказательствами, поскольку не подтверждают передачу ответчице вверенных ей материальных ценностей в период ее трудовой деятельности и образование недостачи по вине последней.

Истец не представил суду и доказательств проведения инвентаризации товара на дату приема ответчика на работу, передачи (вручения) этого товара ответчику, передачи товара от одного продавца другому при смене на рабочем месте. Договоры о коллективной материальной ответственности с участием М. также не заключались. Принимая во внимание также, что работодателем не была проведена надлежащая проверка с целью установления размера недостачи, причин ее возникновения, при том, что судом установлены обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника, в том числе ненадлежащее ведение работодателем финансово-хозяйственной документации, суд пришел к правильным выводам об отказе в удовлетворении заявленного иска (решение Дзержинского районного суда г. Оренбурга от 29.01.2014; апелляционное определение Оренбургского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-1925/2014)1.

Вывод: чтобы в последующем не испытывать трудностей в доказывании своих требований к работнику о возмещении материального ущерба, следует изначально, то есть при приеме на работу нового материально-ответственного лица, четко исполнять требования законодательства РФ, в частности, провести инвентаризацию в соответствии с требованиями пункта 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний, как при смене материально-ответственных лиц.

Обратите внимание!

В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» разъяснено, что обязанность доказать наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба при разрешении дела о возмещении ущерба работником возлагается на работодателя.

К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.

При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник должен доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.

Нестандартная ошибка: спорность факта ущерба и вины работника не может подтверждаться неправильно оформленным отчетом независимого аудитора

В случае спорности отчета ревизионной комиссии факт причинения ущерба руководителем предприятия может подтверждаться отчетом ревизионной комиссии и отчетом независимого аудитора. Указанные документы для признания их относимыми и допустимыми доказательствами должны быть надлежаще оформлены. В противном случае неправильно оформленный документ не может быть положен в основу доказательства правомерности требований работодателя о взыскании с работника суммы материального ущерба.

ТСЖ попыталось взыскать материальный ущерб с бывшего председателя правления. В качестве доказательств своих требований ТСЖ представило отчет независимого аудитора, в котором сделан вывод о необоснованном расходовании бывшим председателем денежных средств со счета ТСЖ. Суд же отчет не принял во внимание, поскольку достоверным и достаточным доказательством причинения ответчиком ущерба в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей (неосновательного расходования денежных средств, полученных работником в подотчет на хозяйственные нужды) данный акт не является. В обоснование своих выводов суд указал следующее.

Суд проанализировал положения устава ТСЖ, согласно которым ревизионная комиссия (ревизор) проводит плановые ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже одного раза в год; представляет общему собранию заключение о смете доходов и расходов на соответствующий год товарищества и отчет о финансовой деятельности и размерах обязательных платежей и взносов; отчитывается перед общим собранием о своей деятельности. Исходя из последующих положений устава, деятельность ревизионной комиссии может оказаться недостаточной для нормального функционирования товарищества, в связи с чем, по решению руководящих органов ТСЖ (общего собрания, собрания правления), для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности товарищества может быть приглашен профессиональный аудитор. Вместе с тем представленный истцом отчет составлен некой Л.А. без указания занимаемой должности и учреждения, в котором ею осуществляется трудовая (гражданско-правовая) деятельность. Отчет не имеет ни углового штампа, ни печати. На обороте имеется отметка о том, что данный документ прошит и пронумерован 02.12.2013 Л.О., то есть спустя почти семь месяцев со дня составления отчета.

Одновременно в суд был представлен отчет ревизионной комиссии ТСЖ, которой до обращения к аудитору была проведена проверка расходования денежных средств председателем правления за спорный период. По результатам данной проверки нарушений финансовой дисциплины не обнаружено, присвоение работником денежных средств не выявлено. При таких обстоятельствах у суда имелись основания считать указанный отчет аудитора недопустимым и недостаточным доказательством, бесспорно и достоверно не подтверждающим факт причинения ответчиком ущерба в заявленном истцом размере, а также сам размер ущерба (решение Первомайского районного суда г. Омска от 29.01.2014; апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33-2787/2014)2.

Вывод: отчет ревизионной комиссии предприятия для решения вопроса о взыскании материального ущерба с руководителя предприятия будет иметь приоритетное значение по сравнению с ненадлежаще оформленным отчетом независимого аудитора.

В обоих приведенных примерах из практики работодатель собрал весомую доказательную базу и самого факта ущерба, и его размера, и вины конкретного работника, и доказательства наличия причинно-следственной связи проступка работника и наступившего материального ущерба… Казалось бы, исходя из приведенных примеров, и предположить было нельзя, что при всей подготовленности работодателя к положительному для себя решению суда работодателю-истцу будет отказано во взыскании ущерба с его работников. Увы, но практика показала, что это реально.

В противоположной же ситуации, когда шансы на положительное решение невелики, работодателю удается выиграть спор. Как правило, речь идет о ситуациях, когда проверяемое материально-ответственное лицо оказывает всяческое сопротивление проведению инвентаризации, отказывается подписывать что-либо и заранее настроено оспаривать каждый шаг работодателя в процедуре привлечения его, как работника, к полной материальной ответственности.

Самое главное – надлежаще оформлять каждый шаг в процедуре привлечения работника к материальной ответственности

Даже если работник отказывается от подписи в том или ином документе – это не повод для дальнейшего признания результатов инвентаризации недействительными. А вот отсутствие соответствующего акта, составленного работниками работодателя, о фиксации факта такого отказа – уже, безусловно, повод для признания требований нормативных актов (как правило – Методических указаний) к порядку проведения инвентаризации невыполненными, а результатов инвентаризации – недействительными. В связи с изложенным не стоит опасаться «сопротивления» материально-ответственного лица. Нужно лишь внимательно и скрупулезно оформлять всю документацию, связанную с доказыванием факта и размера материального ущерба и привлечением работника к материальной ответственности.

Работодатель — ИП обратился в суд с иском к Г. о взыскании суммы материального ущерба, указав, что Г. состояла с ИП в трудовых отношениях в должности куратора розничной сети, трудовые обязанности выполняла в магазине. Ею по накладной № 14 получен ноутбук для передачи в магазин с целью дальнейшего использования в работе, по результатам инвентаризации выявлено отсутствие в магазине указанного ноутбука. Ответчица Г. пояснений не представила, от подписания инвентаризационной описи и сличительной ведомости отказалась, уволилась по собственному желанию, при увольнении ноутбук не вернула, чем истцу причинен ущерб. Работодатель представил суду доказательства передачи работнику по разовому документу материальных ценностей (в виде ноутбука), результаты инвентаризации. Суд пришел к выводу, что порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов, регламентированный Методическими указаниями, ИП был соблюден. Как следовало из актов, Г. отказалась ознакомиться с инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (составленной по результатам инвентаризации), и от ознакомления со сличительной ведомостью результатов инвентаризации. На основании представленных доказательств суд обоснованно пришел к выводу о наличии оснований для взыскания с Г. в пользу ИП суммы причиненного ущерба (решение Краснокамского городского Пермского края от 29.01.2014; определение Пермского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-3515)3.

Вывод: если инвентаризация ценностей проведена правильно, а отказ материально-ответственного работника где-либо расписаться документально актирован, суд считает процедуру проведения проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, установленную статьей 247 Трудового кодекса РФ, соблюденной.

Подводя итог проанализированным примерам из практики, можно сделать следующие выводы:

  • знать требования Методических рекомендаций для правильного оформления результатов инвентаризации недостаточно;
  • для недопущения стандартных ошибок при фиксации этапов инвентаризации и привлечения работника к материальной ответственности достаточно изучения норм Трудового кодекса РФ в совокупности со специальной литературой, методическими материалами, а также обобщений судебной практики и разъяснений постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»;
  • для исключения редких, но фатальных ошибок при доказывании факта материального ущерба и вины работника потребуется внимательное изучение примеров из широкой судебной практики. Конечно, это потребует времени и настойчивости. Однако результатом станет положительное решение суда для работодателя, а не неожиданный и потому обидный отказ в удовлетворении вполне правомерных, но недоказанных требований работодателя.

>Инвентаризация: пошаговая инструкция

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

  • представители администрации организации;

  • работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

  • другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

  • наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

  • виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

  • состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

  • по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

  • по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

  • по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

  • по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

  • по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

  • по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка

Операция

Д 94 — К 10 (41, 43)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 20 (25, 26, 44) — К 94

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Проводка

Операция

Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 73 (76) — К 94

Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)

Стоимость недостач взыскана с виновного лица

Д 91 — К 94

Сверхнормативная недостача списана в расходы

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

  • или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

  • или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

  • или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

ГОДОВАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Подходит к концу год, впереди отчетная пора, и вместе с ней приходит время для проведения инвентаризации имущества и обязательств. Кто-то еще готовится к ее проведению, а кто-то уже позаботился о том, чтобы не откладывать до последнего столь ответственное мероприятие, и уже провел либо проводит инвентаризацию. И тем и другим будет полезна данная статья, чтобы вспомнить о существенных моментах, связанных с ее проведением, и предотвратить или вовремя исправить возможные ошибки.

Проведение инвентаризации обязательно…

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Одним из таких случаев является установленное статьей 12 Федерального закона от 21.11.1996 года № 129-ФЗ

«О бухгалтерском учете» требование о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Таким образом, это мероприятие неизбежно для организации как минимум раз в год.

Для многих вопрос обязательности проведения годовой инвентаризации до сих пор остается открытым, о чем свидетельствуют многочисленные обсуждения, статьи и разъяснения финансового ведомства по этому вопросу.

В этом году Минфином России были выпущены Письма от 27.05.2010 № 07-02-12/12 и от 03.06.2010 № 07-02-12/13, в которых в очередной раз было подчеркнуто, что в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация имущества и обязательств коммерческих организаций является элементом учетной политики. При формировании учетной политики организацией наряду с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, должен утверждаться порядок проведения инвентаризации1.

Ответственность за непроведение инвентаризации действующим законодательством не предусмотрена. Однако нужно иметь в виду, что основное назначение инвентаризации заключается в подтверждении достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. При выявлении налоговыми органами расхождений между учетными и фактическими данными, к организации возможны претензии по статье 120 НК РФ и статье 15.11 КоАП РФ. Аудиторы при проведении проверки также укажут на необходимость проведения инвентаризации.

Общие правила и порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от

13.06.1995 года № 49.

Как известно, инвентаризации подлежит все имущество организации, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств. Имущество − это основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы. Финансовые обязательства − кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Кроме того, инвентаризации должны подвергаться производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Если инвентаризация имущества проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса эту процедуру можно не проводить. Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов − один раз в пять лет2.

Для целей налогообложения прибыли особенно важно проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, для того чтобы правильно и своевременно ее списать. В Налоговом кодексе РФ есть требования о проведении инвентаризации:

  • дебиторской задолженности на последнее число каждого отчетного (налогового) периода для определения суммы резерва по сомнительным долгам3;

  • резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и резерва на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет на конец года4.

Для других резервов на конец налогового периода также нужно определить остаток, который можно перенести на следующий год, например, для резерва по гарантийному ремонту и гарантийному обслуживанию, для резерва на ремонт основных средств. Без инвентаризации будет сложно подтвердить свои затраты в виде отчислений в эти резервы.

Подготовительные мероприятия перед началом инвентаризации

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Если предполагается большой объем работ, возможно создание нескольких рабочих инвентаризационных комиссий. В том случае, если в организации функционирует ревизионная комиссия, при малом объеме работ можно возложить проведение инвентаризации на нее.

Утвердить состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий должен руководитель организации своим приказом (распоряжением).

Определение состава комиссии является важным моментом, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными5.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В нее можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Включение в состав комиссии представителей проверяющей аудиторской организации позволит разрешить ряд вопросов с их стороны, а также устранить лишний повод для модификации мнения в аудиторском заключении. Желательно этот момент урегулировать заранее еще при заключении договора на проведение аудиторской проверки.

Кроме того, поскольку нормативные акты не запрещают включать в состав инвентаризационной комиссии представителей сторонних организаций, можно поручить проведение всей инвентаризации или отдельных ее частей сторонней компании, например аудиторской компании, специализирующейся на этом. Для этого нужно создать разовую комиссию, включив в ее состав сторонних специалистов. При этом у них обязательно должны быть доверенности на проведение инвентаризации.

Одной из распространенных ошибок является включение в инвентаризационную комиссию материально ответственных лиц при проверке имущества, за которое они отвечают. Так делать нельзя, поскольку проверка самих себя противоречит смыслу инвентаризации. В ходе инвентаризации материально ответственные лица выступают именно как проверяемые, а не как проверяющие. Если штат организации небольшой, можно создать разные рабочие комиссии для проверки отдельных участков и в состав комиссии по конкретному участку не включать лиц, которые ответственны за него.

Перед проведением инвентаризации необходимо провести определенные подготовительные мероприятия, в частности:

  • Проверить, заключены ли с материально ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры об их полной материальной ответственности.

  • Получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

  • Взять с материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны.

  • При инвентаризации основных средств − проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

  • При инвентаризации денежных средств снять остатки кассы.

  • Оформить акты сверки расчетов с контрагентами, налоговыми и финансовыми органами, внебюджетными фондами и т. д.

Руководитель организации издает приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации с утвержденными сроками ее проведения. В нем перечисляется имущество, которое подвергается проверке, и указывается состав инвентаризационной комиссии.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Фактическое наличие имущества определяется при инвентаризации посредством обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Важно обеспечить необходимые технические условия для проведения инвентаризации имущества – необходимую рабочую силу, контрольные приборы, мерную тару и прочее.

Инвентаризация должна проводиться только в присутствии материально ответственных лиц.

В течение инвентаризации, занимающей несколько дней, помещения, в которых остаются проверенные материальные ценности, нужно опечатывать. Чтобы обеспечить бесперебойную работу предприятия при большой номенклатуре, можно проводить инвентаризацию по частям в местах их хранения и переработки. Главное, чтобы проверяемые места на время инвентаризации можно было бы изолировать от посторонних лиц.

В ходе инвентаризации расчетов анализируются расчеты по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами на предмет обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации следует применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом России6.

Инвентаризационные описи заполняют от руки или на компьютере. Наименования объектов приводятся согласно номенклатуре, а количество − в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывается наименование, количество и порядковый номер материальных ценностей, а также их общий итог в натуральных показателях, независимо от того, в каких единицах изменения эти ценности числятся.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Выявленные расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей отражаются в сличительных ведомостях.

Хранение документов, подтверждающие результаты инвентаризации в электронном виде, законом не предусмотрено. Поскольку в этих документах должны быть личные подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц, сделать это в электронном формате невозможно, или очень затруднительно. По общему правилу инвентаризационные ведомости и прочие документы, которыми оформляются результаты инвентаризации, обязательно должны быть в бумажном виде7.

В ходе формирования и заполнения инвентаризационных документов часто допускаются следующие ошибки:

  • не заполняются итоги по страницам инвентаризационных описей;

  • допускаются исправления, подчистки или помарки ранее внесенных записей о наличии у данного материально ответственного лица инвентарных объектов основных средств или материалов. При этом исправления не заверяются надлежащим образом;

  • отсутствуют подписи кого-либо из членов инвентаризационной комиссии или материально ответственного лица.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете

Согласно пункту 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом бухгалтерском отчете. Следовательно, результаты инвентаризации надо отразить в бухгалтерском учете на 31 декабря отчетного года и учесть при составлении годового баланса, даже если по каким-то причинам отдельные документы, связанные с оформлением результатов инвентаризации, будут подписаны позднее, в следующем году.

В налоговом учете действует иное правило о том, что все доходы и расходы надо отражать на дату составления первичных документов. Поэтому все выявленные недостачи и излишки для целей налогообложения прибыли надо будет учесть на дату подписания всех первичных документов, которыми оформляется инвентаризация. Может получиться, что между налоговым и бухгалтерским учетом возникнут разницы. Чтобы их не было, лучше не только фактически провести инвентаризацию в конце отчетного года, например в декабре, но и оформить (подписать) в этом месяце все итоговые документы, подтверждающие результаты инвентаризации.

Отдельно осветим некоторые моменты отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете.

Выявлены излишки материально-производственных запасов

Излишки материальных ценностей в бухгалтерском учете приходуются по рыночной стоимости (без НДС) на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов.

В налоговом учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом, согласно пункту 20 статьи 250 НК РФ, и приходуется по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) на основании пунктов 5 и 6 статьи 274 НК РФ.

В случае реализации выявленных излишков материально-производственных запасов в бухучете выручка от реализации признается в составе прочих доходов. Одновременно в прочих расходах отражается стоимость реализованных излишков.

Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 268 НК РФ, при реализации имущества, выявленного в ходе инвентаризации, доходы от таких операций налогоплательщик вправе уменьшить на сумму расходов, указанных в абзаце 2 пункта 2 статьи 254 НК РФ, а именно на сумму дохода, учтенного налогоплательщиком в порядке, предусмотренном пунктом 20 части 2 статьи 250 НК РФ, т. е. с внереализационного дохода в виде рыночной стоимости этих излишков.

Финансовое ведомство неоднократно высказывало свою позицию по данному вопросу, например в Письме от 20.05.2010 года № 03-03-06/1/338. Минфин также признает возможность учесть всю сумму дохода от выявленного в ходе инвентаризации имущества при передаче его в производство или при реализации по имуществу, выявленному и оприходованному до

01.01.2010 года (Письмо Минфина РФ от 10.09.2010 года № 03-03-06/1/584).

Выявлена недостача материально-производственных запасов

При выявлении недостачи самым главным является вопрос о том, за чей счет будут списаны данные убытки. Недостача может возникнуть из-за естественной убыли, по вине материально ответственного лица, в результате чрезвычайных ситуаций. Соответственно в зависимости от причины недостачи будет разным бухгалтерский и налоговый учет.

В бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации суммы недостач запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу, сверх норм − за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов списываются на финансовые результаты.

В налоговом учете на основании подпункта 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ предприятия могут включить недостачи и потери, которые возникли в результате естественной убыли, в состав своих материальных расходов, но только в пределах установленных норм.

При отсутствии норм любая величина недостачи МПЗ рассматривается как сверхнормативная. Если нормы естественной убыли не утверждены, и отсутствуют нормы, принятые ранее, то потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке запасов не могут быть учтены в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ, убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли, в случае отсутствия виновных лиц, приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

По официальной позиции Минфина России в случае, если приобретенные товары больше не используются в деятельности, облагаемой НДС, сумма налога подлежит восстановлению.

В частности, в Письме от 20.07.2009 года № 03-03-06/1/480 МФ РФ говорится, что при выбытии имущества по причине недостачи, суммы НДС, ранее принятые к вычету, подлежат восстановлению и уплате в бюджет.

В своем Письме от 14.08.2007 года № 03-07-15/120 Минфин разъясняет, что, если виновные лица не установлены, то при выбытии имущества в связи с потерей, порчей, боем, хищением, стихийным бедствием и по другим аналогичным причинам суммы НДС, ранее принятые к вычету, восстанавливаются в том налоговом периоде, в котором недостающее имущество списывается с учета; по амортизируемому имуществу восстановлению подлежат суммы НДС в размере суммы, пропорциональной остаточной (балансовой) стоимости имущества без учета переоценки.

Однако существует позиция, которая основывается на том, что перечень случаев восстановления НДС, установленный пунктом 3 статьи 170 НК РФ, является закрытым, и такое основание как недостача, выявленная при инвентаризации, к числу случаев, перечисленных в пункте 3 статьи 170 НК РФ, не относится.

Такое мнение было поддержано в Решении ВАС РФ от 23.10.2006 года № 10652/06, а также в некоторых постановлениях ФАС (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.06.2009 года № А17-2257/2008-05-21 и постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.09.2009 года по делу № А56-6495/2009).

Выявлена дебиторская или кредиторская задолженность с истекшими сроками исковой давности8

В бухгалтерском учете дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные к взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Для целей налогового учета, списание в состав внереализационных расходов безнадежных долгов, признаваемых таковыми, согласно статье 266 НК РФ, производится в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были признаны безнадежными, в частности, когда истек срок исковой давности или организация-должник была ликвидирована.

На основании пункта 1, подпункта 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией, в частности суммы убытков от списания безнадежных долгов.

Минфина России в своем Письме от 27.12.2007 года № 03-03-06/1/894 указал, что дата признания внереализационных расходов для целей налогообложения прибыли установлена пунктом 7 статьи 272 НК РФ. Расход в виде дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных расходов в последний день того отчетного периода, в который истекает срок исковой давности.

Если в ходе инвентаризации выявлены суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в бухгалтерском учете указанные суммы являются прочими доходами. Они относятся на финансовые результаты коммерческой организации или на увеличение доходов некоммерческой организации.

Кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности включается в доход организации в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации.

В налоговом учете согласно пункту 18 статьи 250 НК РФ к внереализационным доходам относятся доходы в виде сумм кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных подпунктом 21 пункта 1 статьи 251 НК РФ (налоги, пени, штрафы).

Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается также на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации. Вместе с тем отсутствие этих документов не означает, что налогоплательщик может не отражать доход в виде суммы такой задолженности. В данном случае права выбора у налогоплательщика нет. Доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности в соответствии с пунктом 4 ста-

тьи 271 НК РФ. Аналогичные разъяснения приведены и в Письме Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894.

Позиция Минфина поддержана Президиумом ВАС, который в постановлении от 08.06.2010 № 17462/09 указал, что неисполнение организацией требований Федерального закона от 21.11.1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» о проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и неиздание соответствующего приказа не могут рассматриваться в качестве основания для невключения кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в состав внереализационных доходов того налогового периода, в котором истек срок исковой давности.

Рассматривая подобную ситуацию в отношении дебиторской задолженности, ВАС РФ в Определении от 12.10.2009 года № ВАС-12693/09 указал, что налогоплательщик должен отнести суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав внереализационных расходов в определенный налоговый период − год истечения исковой давности, а не в произвольно выбранный им налоговый период, который может наступить, в случае бездействия налогоплательщика.

1 Пункт 3 статья 6 Федерального закона от 21.11.1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», пункты 8 и 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 года № 34н.

2 Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 года № 34н.

3 Пункт 4 статья 266 НК РФ.

4 Пункты 3, 6 статья 324.1 НК РФ.

5 Пункт 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 года № 49.

6 Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 года № 88 и от 27.03.2000 года № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

7 Пункт 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 года № 129-ФЗ.

8 Согласно статье 196 ГК РФ, общий срок исковой давности составляет три года.

5.5 Инвентаризация

Все учетные показатели должны точно и правдиво отражать состояние средств, их источников и результаты хозяйственной деятельности. Основным условием и важнейшей предпосылкой реальности учетных сведений является своевременное, точное и полное отражение хозяйственных операций установленной документацией.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации периодически проводят инвентаризации имущества и финансовых обязательства, в ходе которых проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Причины проведения инвентаризации различны и могут быть связаны со следующими обстоятельствами, которые приведены в таблице 5.3.

Хозяйственные явления, которые приведены в таблице, документально не фиксируются и могут быть установлены только в результате проведения инвентаризации. Поэтому основными целями проведения инвентаризации являются:

— выявление фактического наличия имущества;

— проверка полноты отражения в учете и реальности обязательств;

— сопоставление фактического наличия имущества и реальности обязательств с данными бухгалтерского учета, выявление отклонений.

Инвентаризация -способ бухгалтерского учета, при помощи которого осуществляются проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Таблица 5.3 – Причины проведения инвентаризации

Действия, повлекшие расхождения

Причины расхождений

Результат

Ошибки при приеме и отпуске средств

Просчеты, промеры, провесы в результате погрешности весоизмерительных приборов, замена вещи одного сорта или качества другой и др.

Излишки, недостачи, пересортица средств

Естественные потери в результате влияния внешней среды

Усушка, утруска, утечка, распыл, бой, порча представителями животного мира, воздействие температуры и др.

Изменения массы или количества средств

Непреднамеренные ошибки в учете

Арифметические ошибки в расчетах, описки в документах, неверное отражение информации из документов на счетах бухгалтерского учета и др.

Недостоверность информации в первичной и сводной документации

Злоупотребление материально ответственных лиц

Обмеры, обвесы, обсчеты, хищения, прямое присвоение имущества в корыстных целях

Излишки, недостачи, пересортица средств

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

 при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его выкупе, продаже;

 перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

 при смене руководителя организации и материально ответственных лиц;

 при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

 в случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы, а также явлений стихийного характера;

 при реорганизации и ликвидации организации;

 в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов  один раз в пять лет.

В зависимости от полноты охвата средств организации различают полную и частичную инвентаризации.

Полная инвентаризацияохватывает всю совокупность хозяйственных средств организации, проводится обязательно не реже одного раза в год по состоянию средств на дату, близкую к концу отчетного года. С целью рассредоточения работ по инвентаризации установлены разные сроки ее проведения.

Частичная инвентаризацияохватывает какую-либо часть хозяйственных средств организации, например, только денежных средств в кассе, материалов на определенном складе или во всех местах хранения, незавершенного производства. Частичная инвентаризация проводится систематически на протяжении всего года с целью проверки работы материально ответственных лиц, сохранности материальных ценностей, проверки правильности учетных данных. Периодичность инвентаризации определяется характером средств, скоростью их оборота в производстве, методом учета производственных расходов и другими условиями.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внезапные (внеплановые).

Плановые — инвентаризации, проводимые в установленные планом сроки. Например, полная годовая инвентаризация всех хозяйственных средств, частичные инвентаризации незавершенного производства, расчетов с финансовыми и налоговыми органами, с вышестоящей организацией, а также с подразделениями организации, выделенными на самостоятельный баланс, и т.д. Сроки инвентаризации устанавливаются исходя из целесообразности и возможности лучшего проведения.

Внезапные — это внеплановые инвентаризации. Они проводятся обязательно при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий (пожара, наводнения и т.п.), а также по требованию ревизора, производящего документальную ревизию, следственных и контрольных органов. Внезапная инвентаризация проводится и при смене руководителя организации. К внезапным инвентаризациям относятся ежемесячная инвентаризация денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности, выборочная инвентаризация остатков материалов и других средств.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая, которая проводится перед составлением годового бухгалтерского отчета. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей (основных средств, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, денежных средств и др.), но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Порядок проведения и оформления инвентаризации регулируется законодательством Республики Беларусь. В статье 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» оговариваются все основные положения по инвентаризации. Проведение инвентаризации имущества предполагает ее реализацию в нескольких этапах работы, среди которых: подготовительный, основной и заключительный. Каждый этап наполнен конкретными действиями, содержание которых указано в таблице 5.4.

Таблица 5.4 – Этапы проведения инвентаризации

Этап

Действие

Результат

Подготовительный

1 Создание комиссии

Определение состава инвентаризационной комиссии с назначением председателя

Приказ руководителя

2 Работа комиссии в местах хранения имущества

Получение у материально ответственного лица всех документов, подтверждающих наличие у него имущества, проверка весоизмерительных приборов, опломбирование входов и выходов в помещение и др.

Расписка материально от-ветственного лица

Основной

3 Снятие остатков инвентаризируемого имущества

Производится путем взвешивания, перемеривания, пересчета материальных ценностей с выведением итогов и их подтверждением материально ответственным лицом

Инвентаризационная опись

4 Бухгалтерская проверка

Проверка инвентаризационной описи на предмет соответствия содержащихся в ней фактических данных по каждой товарной позиции с учетными и выведение результатов (излишки, недостача или соответствие)

Сличительная ведомость

Заключи-

тельный

5 Рассмотрение материалов ин-вентаризации комиссией

Изучается каждый конкретный случай излишков или недостачи, причины и виновники их возникновения, определяются возможные меры по устранению этих причин

Предложения по регулированию расхождений

6 Рассмотрение материалов ин-вентаризации руководителем

Изучение всей документации по проведенной инвентаризации и принятие решения о регулировании расхождений

Приказ руководителя

7 Бухгалтерская обработка

Отражение результатов инвентаризации (излишков или недостач) после принятия решения руководителем на счетах бухгалтерского учета

Корреспонденция счетов

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. В приказе оговариваются также объекты инвентаризации и сроки проверки. При необходимости комиссии придаются соответствующие технические средства (весоизмерительные и счетные приборы, подъемное оборудование) и персонал (грузчики, водители, операторы и т. д.).

При инвентаризации материальных ценностей бухгалтерия выводит остатки по всем счетам на день инвентаризации; материально ответственные лица оформляют расписки о сдаче всех приходных и расходных документов в бухгалтерию и др.

. Инвентаризация материальных ценностей проводится технически путем пересчета, взвешивания и обмера, сверки фактического наличия с данными учета. В результате составляется инвентаризационная опись, в которой указываются наименование, количество и стоимость материальных ценностей по их фактическим остаткам в местах хранения. Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. На каждой из них материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензии к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

По окончании инвентаризации описи передаются в бухгалтерию для сопоставления фактических остатков средств с остатками их по данным учета. В случае расхождения (т.е. при наличии недостачи или излишков) материально ответственные лица дают письменные объяснения возникновения недостач или излишков.

Техника инвентаризации отдельных видов средств имеет определенные особенности. Так, при инвентаризации основных средств:

— они осматриваются комиссией в натуре и записываются в инвентаризационную опись с указанием полного наименования, назначения и инвентарного номера объекта;

— при выявлении объектов, не числящихся в учете, в описях указываются технические показатели по этим объектам, их назначение и оценка по современной стоимости воспроизводства, износ по техническому состоянию. К описи прилагается акт на оценку и износ объекта;

— каждый объект записывается в опись под наименованием, отражающим его назначение. В случаях, когда в результате восстановления, реконструкции, расширения или переоборудования назначение объекта изменилось, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению;

— изменения объекта в результате капитальных работ или частичной ликвидации, не отраженные в учете, указываются в инвентаризационной описи и определяется стоимость произведенных изменений;

— постройки и сооружения, непригодные к эксплуатации, записываются в отдельные описи;

— машины, оборудование и силовые установки вносятся в инвентаризационные описи каждая отдельно, а однородные предметы (по типу, конструкции и т.п.) – по группам, с указанием их количества;

— объекты, которые в момент инвентаризации будут находиться вне организации (автомашины и т.д.), инвентаризуются до момента их выбытия.

Отдельные составляющие оборотных активов инвентаризируются следующим образом:

— сырье, готовую продукцию, товары на складах и прочие материальные ценности записывают в описи отдельно по каждому наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества. На негодные или испорченные ценности, обнаруженные при инвентаризации, составляются соответствующие акты с указанием характера, степени и причины порчи, а также виновных лиц, допустивших порчу;

— товары и материалы, находящиеся в пути, тщательно проверяются на обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах. Остатки сумм на счетах должны подтверждаться соответствующими документами. Товары и материалы, хранящиеся на складах других организаций, записываются в описи на основании документов, подтверждающих сдачу их на ответственное хранение, с указанием даты принятия груза на хранение, места хранения, номера и даты документов;

— до начала инвентаризации незавершенного производства производятся подготовительные работы: сдача ненужных материалов и готовых деталей на склад, разбраковка и удаление негодных деталей и отходов, подготовка деталей к пересчету. Описи составляются отдельно по каждому цеху с указанием наименования заделов, количества и степени готовности. В описи незавершенного производства не включаются: выявленные при инвентаризации бракованные детали, которые оформляются актом и сдаются в изолятор брака, и остатки неиспользованных сырья и материалов, полуфабрикатов. Последние записываются в отдельных описях;

— денежные средства, ценные бумаги и документы строгой отчетности полистно пересчитываются;

— при инвентаризации кассы оформляется акт, в котором указывается дата, состав комиссии, место нахождения ценностей, фактический их остаток по данным учета на день инвентаризации. Если обнаружена недостача или излишек ценностей, в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Излишки наличных денег в кассе государственных организаций вносятся в доход бюджета в течение трех дней с момента их выявления. Инвентаризация ценных бумаг и облигаций производится по отдельным их видам с указанием в акте названия, номеров и серий купюр и общей суммы;

— инвентаризация расчетов с банками по кредитам, с бюджетом, рабочими и служащими, дебиторами и кредиторами и т.п. заключается в выявлении по документам остатков и тщательной проверке сумм, числящихся на соответствующих счетах. Комиссия устанавливает реальность задолженности и сроки ее возникновения.

Проверка реальности задолженности проводится обеими сторонами: дебитором и кредитором. С этой целью бухгалтерия заранее обменивается с ними выписками из лицевых счетов. Выписки предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности. Затем выписки посылаются организациями-кредиторами организациям-дебиторам. Последние обязаны в течение 10 дней со дня получения их подтвердить остаток или сообщить свои возражения. На счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны остаться только согласованные суммы задолженности. Исключение составляют отдельные случаи, когда до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или расшифровать невыясненные расхождения. В этом случае расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых правильными.

При инвентаризации расчетов комиссия должна установить:

1) тождественность расчетов с банками, структурными подразделениями организации, выделенными на самостоятельный баланс, и с вышестоящими организациями. Наличие в балансе неурегулированных сумм рассматривается как неправильное составление баланса;

2) предъявлен ли иск на взыскание не инкассируемой через банк дебиторской задолженности;

3) сумма задолженности по недостачам, растратам и хищениям и меры, принятые к ее взысканию;

4) сумма кредиторской и депонентской задолженностей, по которым истекла исковая давность.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом. В нем указываются наименование проинвентаризованных счетов и по каждому счету суммы несогласованной задолженности, безнадежных долгов, а также задолженности, по которой истекла исковая давность. К акту прилагается справка, где по каждому виду задолженности указывается и адрес должника, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени и на основании каких документов.

После завершения непосредственного процесса инвентаризации бухгалтерия сопоставляет выявленные остатки средств с остатками их по всем объектам учета. Сопоставление производится в сличительных ведомостях, куда из инвентаризационных описей заносятся фактические остатки, а из учетных регистров – данные бухгалтерии о средствах, по которым установлены расхождения. Остальные ценности показываются общей суммой.

Стоимость остатков в сличительных ведомостях показывается по ценам, принятым в учете.

Излишки и недостачи, выявленные инвентаризацией, рассматриваются комиссией. По всем недостачам, излишкам и потерям из-за пропуска сроков исковой давности по дебиторской задолженности инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения соответствующих работников, выясняет их причины. Комиссия выносит предложения о порядке регулирования разниц и намечает мероприятия по устранению излишков и недостач в дальнейшем. Решение инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, который утверждается руководителем организации.

Результаты инвентаризации -излишки или недостача средств в каждом конкретном случае-тщательно исследуются членами комиссии, устанавливаются причины и виновники их возникновения, вырабатываются возможные меры по устранению.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

— основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, зачисляют на увеличение прибыли отчетного года;

— убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства или обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

— недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются за счет прибыли или резервных фондов.

В бухгалтерском учете выявленные:

— излишки имущества отражают по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида имущества, и кредиту счета 99 «Прибыли и убытки»;

— недостачи различных видов средств, предварительно, до установления причин и виновников их возникновения относят в дебет специального счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При этом составляются проводки:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 50 «Касса» и другие.

На суммы недостач, отнесенных на виновных лиц – работников организации или на других виновников за пределами организации, составляются проводки:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На суммы недостач, не возмещенных из других источников, составляется проводка:

Д-т сч. 99 «Прибыли и убытки»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Результаты инвентаризации, после утверждения их руководителем предприятия, отражаются в бухгалтерском учете в том месяце, в котором была закончена инвентаризация.

Бюджетные организации результаты инвентаризации относят на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались средства, недостачи (излишки) которых обнаружены при инвентаризации.

Методика и техника проведения инвентаризации постоянно совершенствуются благодаря развитию учета в целом и его технической базы. Применение современной компьютерной техники для ведения учета исключает несанкционированный доступ к учетным данным, повышает контрольность и аналитичность учетной информации и тем самым значительно снижает излишки и недостачи. Это, в свою очередь, уменьшает объем и частоту проведения инвентаризаций, а значит и использование этого метода бухгалтерского учета.

В связи с широким применением различных видов вычислительной техники возник целый ряд расхождений между фактическими и учетными данными. Одни из них объективны за счет недостаточного уровня техники, другие субъективны (низкий уровень квалификации оперативных работников, бухгалтеров-операторов и др.), третьи имеют преднамеренный характер. Изложенное требует анализа данных инвентаризации и на основании этого проведения в зависимости от характера, причин и виновников полученных расхождений тематических инвентаризаций.

Ключевые термины

Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, изменения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления  ее передачи и первоначальной обработки.

Инвентаризация – проверка наличия объектов учета в натуре группой лиц (комиссией), включая работника бухгалтерии.

Документ-письменное доказательство, свидетельство, является подтверждением на право совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

Документация– способ первичного отражения объектов бухгалтерского учета (составных элементов предмета), позволяющих осуществлять за ними сплошное и непрерывное наблюдение.

Документальный способ-один из способов получения первичной информации, основанный на сведениях из различных документов.

Распорядительные документы -письменные распоряжения уполномоченных на это лиц на выполнение определенных хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы-это документы, которые удостоверяют факт совершения операций, подтверждают их выполнение.

Комбинированные документыобъединяют признаки распорядительных и оправдательных, они содержат распоряжения на совершение хозяйственных операций и удостоверяют факт их выполнения.

Документы бухгалтерского оформления-документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Первичные документы-бухгалтерские документы, которые составляяются в момент совершения хозяйственной операции и являются первым свидетельством произошедших фактов.

Сводные документы-документы, составляемые на основе первичных документов.

Разовые документы– документы, отражающие, как правило, одну хозяйственную операцию.

Накопительные или многоразовыепервичные документы служат для отражения многократно повторяющихся однородных операций, отличающихся только датой и количественными показателями.

Внутренние документы-документы, которые составляются в той организации, где произошла (совершилась) хозяйственная операция.

Внешние документы-документы, которые поступают от других организаций (извне) и ими оформляются операции, осуществляемые между организациями.

Унификация документов-создание единой структуры документов и форм их носителей для различных отраслей экономики.

Стандартизация документов -создание одинаковых стандартных размеров материальных носителей однотипных документов.

Документооборот-движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их на хранение в архив.

Группировкадокументов– подбор однородных документов по содержанию хозяйственных операций, группам материалов, характеру.

Таксировка документов-это расценка операций по движению материальных ценностей в денежном выражении.

Инвентаризация средств и расчетов-это способ бухгалтерского учета, при помощи которого осуществляется проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Полная инвентаризация-это инвентаризация, которая охватывает всю совокупность средств хозяйства.

Частичная инвентаризация-инвентаризация, которая охватывает какую-либо часть средств хозяйства.

Плановые инвентаризации-инвентаризации, проводимые в установленные планом сроки.

Внезапные инвентаризации-внеплановые инвентаризации.

Практическое занятие № 5

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *