Оптимальная зона для делового общения

Зоны и уровни общения

Проксемика исследует расположение людей в пространстве при общении и выделяет следующие зоны дистанции в человеческом контакте:
1) интимная зона (15—45 см); в эту зону допускаются лишь близкие, хорошо знакомые люди, для этой зоны характерны доверительность, негромкий голос в общении, тактильный контакт, прикосновения. Исследования показывают, что нарушение интимной зоны влечет определенные изменения в организме: учащение биение сердца, прилив крови к голове и пр. Преждевременное вторжение в интимную зону воспринимается как покушение на неприкосновенность;
2) личная или персональная зона (45—120 см) для
обыденной беседы с друзьями и коллегами предполагает только визуальный зрительный контакт между партнерами, поддерживающими разговор;
3) социальная зона (120—400 см) обычно соблюдается во время официальных встреч в кабинетах, преподавательских и других служебных помещениях, как правило, с теми, которых не очень хорошо знают;
4) публичная зона (свыше 400 см) подразумевает общение с большой группой людей — в лекционной аудитории, на митинге и пр.

Исходя из содержания и условий рассматривают уровни общения. Психологи выделяют три уровня общения:
1) первый уровень (макроуровень). В данном случае общение рассматривается как важнейшая сторона образа жизни личности, в которой рассматривают преобладающее содержание, круг людей, с которыми преимущественно она контактирует, сложившийся стиль общения и другие параметры. Все это обусловлено общественными отношениями, социальными условиями жизни личности. Кроме того, рассматривая этот уровень, следует учитывать, каких правил, традиций принятых норм придерживается личность. Временной интервал такого общения — вся предшествующая и будущая жизнь личности;
2) второй уровень (меэауровень). Общение этого уровня предполагает контакты на определенную тему. Причем реализация темы может осуществляться с одним лицом или группой, может закончиться в один сеанс или может потребовать нескольких встреч, актов общения. Как правило, у человека несколько тем, которые он реализует последовательно или параллельно. И в том, и в другом случае партнерами по общению могут быть отдельные личности или группы;
3) третий уровень (микроуровень). Он предполагает акт общения в роли своеобразной элементарной частицы (единицы). Таким актом общения можно считать вопрос-ответ, рукопожатие, многозначительный взгляд, мимическое движение в ответ и др. Через элементарные единицы реализуются темы, из которых складывается вся система общения личности в определенный период ее жизни.

Проведение деловых встреч и переговоров – важная составляющая текущей работы фирмы. Если речь идет о стандартных коммуникациях между давними партнерами и сослуживцами, организация деловых встреч не вызовет трудностей. Когда же стоит вопрос о проведении протокольного совещания, необходимо соблюсти точный регламент. Проведение деловых совещаний и встреч не вызовет трудностей, если заказать услугу в профильном бюро «МУР» города Москвы.

Организация и проведение деловых встреч

Задача деловых совещаний − разработка единой концепции и обмен актуальной информацией. Получается, что нужно все продумать до мелочей еще накануне собрания участников. От организации мероприятий напрямую зависит и его результативность. Стоит приложить немало усилий, чтобы получить желаемый эффект. Будет обидно, если сделка сорвется из-за плохой организации.

Что может повлиять негативно на результат организации деловой встречи:

  • Большое число участников
  • Неграмотное оснащение помещения
  • Необоснованная длительность речей докладчиков
  • Отсутствие грамотного протоколиста
  • Непрофессиональное оформление

Главное правило: подготовка и проведение деловых встреч должны строиться на принципах разумности, обоснованности, рациональности.

Схема организации эффективных деловых коммуникаций

За годы практики мы разработали для себя действенный алгоритм организации, который включает следующие этапы реализации:

  • Разработка четкого плана организации
  • Своевременный отбор участников
  • Выбор места проведения и времени
  • Отработка стилистики ведения встречи

План организации согласовывается с участниками и только тогда можно приступать к реализации задуманного.

Планирование мероприятий на месяцы вперед позволяет упорядочить процедуры и свести их к производительному числу. Бывают неотложные созывы, которые проводятся вне регламента, но такие деловые встречи довольно редки. Неподготовленность участников, их неосведомленность о времени совещаний, может свести их эффективность к нулю. У нашего координатора все окажется под контролем.

Важно привлекать к совещаниям только компетентных специалистов, которые четко и уверенно излагают проверенную информацию. В противном случае добиться консенсуса не удастся, так как постоянно придется отвлекаться на проверку данных. Только современный стиль руководства гарантирует наличие квалифицированных кадров в компании.

Организация деловых приемов и встреч

Обратите внимание не только на организационные вопросы внутри компании, но и на своевременное уведомление сторонних участников о времени, месте, повестке приема. Это существенно экономит время самой встречи, так как у всех будет возможность достойно подготовиться.

Проводить деловые встречи можно в кабинете руководства или в специально отведенном зале для совещаний. Если нужны компьютеры, диктофоны, проекторы, позаботьтесь об оснащении зала заранее. Список выступающих участников лучше предоставить каждому в раздаточных материалах. Стоимость складывается из множества параметров, которые можно выбрать, рассчитывается нашим менеджером с учетом пожеланий, выбранных услуг и бюджета.

Правильная организация и проведение деловых встреч силами агентства «МУР» — гарантированный успех!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *