Опен спейс

Открытость и доступ

Open-space офис – это организация рабочих мест сотрудников на одной открытой площади, не имеющей стен. Визуальными разделителями рабочей зоны одного сотрудника выступают невысокие перегородки из стекла, дерева, пластика. Отсутствие стен способствует сплоченности коллектива, коммуникабельности работников и участию руководителя в большинстве рабочих моментов. Постоянные переговоры, обсуждение рабочих вопросов, печать документов – работа такого офиса напоминает гул большого улья пчел.

В офисах open-space существуют свои правила, которые позволяют сотрудникам чувствовать себя более комфортно. Они создаются коллективно, и их должны придерживаться все офисные работники. Например, это касается приема пищи на рабочем месте или громких разговоров по телефону.

Кроме рабочей площади, open-space офисы оборудуются дополнительными помещениями:

  • Кухонная зона. Здесь сотрудники разогревают еду, пьют чай или кофе во время обеденного перерыва.
  • Отдельная комната. Помещение закрыто от общей площади и предназначено для пребывания работников в тишине, отдыха.
  • Комната для развлечений. Во время перерыва сотрудники имеют возможность заняться любимым хобби – поиграть в шахматы, пинг-понг, аэрохоккей. Наличие комнаты развлечений помогает работникам отвлечься от рутинной работы и с новыми силами приступить к своим обязанностям после перерыва.

Наличие комнаты развлечений помогает работникам отвлечься от рутинной работы и с новыми силами приступить к своим обязанностям после перерыва.

Это удобно и функционально

Модная тенденция на офисы open-space пришла к нам с Запада. Современные бизнес-центры все чаще применяют такую модель организации рабочего пространства, ведь она позволяет экономить площадь здания и удобна для доступа руководства. Кроме того, очевидны преимущества open-space для работы компании в целом, а именно:

  • Дизайн «открытого» офиса позволяет коллегам обмениваться нужной информацией, не тратя время на путь к кабинету.
  • Продуктивность работы сотрудников повышается – отсутствие перегородок способствует их сплочению и объединению.
  • Руководству легче контролировать работу подчиненных, ведь каждый сотрудник находится на виду.
  • Клиенты больше доверяют компаниям с организацией офиса в стиле open-space. При виде открытого пространства и доступности у клиента не возникает сомнений в честности компании и «прозрачности» ее услуг.
  • Сотрудники меньше отвлекаются на посторонние дела, так как находятся под постоянным наблюдением.

Офис open-space – современное и модное направление, позволяющее компании идти в ногу со временем и пользоваться преимуществами такой модели организации офисного пространства. Из недостатков open-space офисов можно выделить сильное психоэмоциональное напряжение работников, так как они находятся в постоянном шуме. Своеобразная «коммунальная квартира» на рабочем месте раздражает некоторых работников, способствует усталости и постоянному отвлечению. Это сказывается на эффективности их работы и приводит к постоянной текучести кадров в компании.

Преимущества и недостатки офисов open-space позволяют основателю выбрать модель работы штатного персонала и определить, какой формат подходит для компании лучше всего. Если работа сотрудников open-space офиса связана с повышенной концентрацией внимания, наблюдается низкая работоспособность, постоянное обновление кадров, снижение продуктивности труда, основателю есть резон перехода на стандартную организацию рабочих мест.

Что собой представляют open space?

Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.

Преимущества

В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:

  • Экономия площади. В небольшом помещении может поместиться множество сотрудников. Не требуется брать в аренду большую площадь. Экономическая выгода для работодателя несомненна.
  • Быстрое взаимодействие сотрудников друг с другом. Все рабочие вопросы решаются оперативно. Для того чтобы обратиться к сослуживцу с просьбой или вопросом, не нужно бегать по разным офисам. Это особенно важно при работе, предполагающей оперативность.
  • Возможность простого контроля над работой сотрудников. Люди, остающиеся отдельном помещении, имеют свойство отвлекаться от работы. Менеджер практически не имеет возможности отслеживать такой самовольный отдых. Открытый офис полностью решает эту проблему. У сотрудников не остается шанса на откладывание рабочих дел.
  • Демократичность. Таким образом обеспечивается равенство всех сотрудников. Снижается вероятность образования замкнутых сообществ.
  • Сохранение корпоративного духа. Общее пространство создает единый рабочий дух, что благотворно сказывается на мотивации.
  • Простая адаптация новых служащих. Новички быстро могут адаптироваться на рабочем месте. Человек в первый же день знакомится со своими сослуживцами. Если у новичка возникнут проблемы, он может обратиться по всем вопросам к опытным сотрудникам без лишних блужданий по организации.
  • Простота документооборота. Все документы находятся в одном помещении, а потому не придется искать их по всем комнатам.

Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.

Недостатки

Опен спейс свойственны многие минусы:

  • Повышенный уровень шума. Несколько десятков работников в одном помещении – это постоянный шум. Звонки телефона, разговоры сотрудников, шум от оргтехники – все это может буквально свести с ума. Служащему крайне сложно сосредоточиться в таких напряженных условиях.
  • Постоянный стресс. Отсутствие личного пространства, стесненность и шум – все это факторы, провоцирующие стресс и раздражительность. Конечно, это негативно сказывается на производительности.
  • Риск воровства. Все личные вещи сотрудников (телефоны, сумочки) находятся на всеобщем обозрении. Это может вызывать у работников страх недосчитаться своего имущества.
  • Вероятность конфликтов. Один человек предпочитает сидеть с открытой форточкой, другому – холодно. Такие мелочи вызывают конфликты между сослуживцами, создают напряженную атмосферу.
  • Быстрое распространение инфекционных болезней. Все бактерии, инфекции и вирусы быстро передаются от сотрудника к сотруднику. Согласно исследованиям, в опен спейс люди чаще заболевают.

Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.

А что говорят сами сотрудники?

Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:

  • 56% служащих утверждают, что им не хватает личного пространства.
  • 55% работников не нравится температура в помещении.
  • 60% не хватает тишины.

Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.

Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?

Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:

  • Разнообразное рабочее пространство. Не рекомендуется стандартизировать рабочие места, ведь у каждого сотрудника существуют свои индивидуальные потребности. Часть мест нужно хорошо изолировать, между другими столами ставятся перегородки небольших размеров. Работник может выбрать то место, которое больше подходит под его нужды.
  • Правильное размещение общих зон. Одних рабочих мест будет недостаточно для решения повседневных задач. Требуется также установить большой стол для совместных обсуждений, предусмотреть комнату для отдыха, обеденную зону. Все эти помещения должны находиться в непосредственной близости к основному рабочему пространству.
  • Отсутствие высоких перегородок. Кажется, что установка высоких перегородок решит вопрос с личным пространством. Однако это ошибочное мнение. Сотрудникам, работающим за «высокими стенами», будет казаться, что они одни в помещении. Это увеличит уровень шума. Работники в таких условиях не соблюдают тишину, громко разговаривают.
  • Утверждение правил поведения. Правила могут включать в себя запрет на громкие разговоры, музыку. Сотрудникам следует порекомендовать чаще пользоваться внутренним чатом. Можно установить специальный сигнал о том, что работника в данный момент не нужно беспокоить.
  • Побольше растений. Доказано, что живая растительность на рабочем месте уменьшает уровень стресса, повышает продуктивность и сосредоточенность на рабочих задачах, создает благоприятную атмосферу.
  • Размещение рабочих мест руководителей в общем пространстве. Как правило, руководители размещаются в отдельном офисе. Однако это не совсем верная политика. Во-первых, руководитель не сможет полноценно контролировать работу своих сотрудников, во-вторых, он будет оторван от коллектива, не сможет своевременно выявлять слабые стороны рабочего процесса.

Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.

Покидаем офис

Гибкий график работы

Если формат вашей работы позволяет, воспользуйтесь гибким графиком. Одним лучше и удобнее работать по утрам, когда большей части коллег ещё нет на рабочем месте, другие просыпаются ближе к вечеру.

Следуйте своим биоритмам.

Договориться о таком графике с начальством может быть непросто, но стоит хотя бы попробовать. Если поставленная задача будет выполнена, то какая разница, в какой именно промежуток времени?

Практика издательства, в котором я работала, показала эффективность такого подхода. Чёткое время начала рабочего дня и его окончания было только у сотрудников, завязанных на обслуживании клиентов, и продажников. Редакция, промоушен и другие отделы формально начинали работать в 10:00, но даже внутри одного отдела были разграничения для сов и жаворонков.

Переход на частичную удалёнку

Опыт компании 37Signals, которая почти полностью состоит из удалённых сотрудников, доказал, что для эффективной работы людям важно пересекаться на четыре часа в день онлайн. Остальные четыре часа люди работали в своём графике.

Это позволило компании, находящейся в Штатах, объединить в своей команде программистов из Гонконга, России, Дании, Швеции и разных городов США. Подробнее вы можете почитать об этом в книге «Remote. Офис не обязателен», которую написали владельцы компании Джейсон Фрайд и Дэвид Хенссон.

Мы не предлагаем вам покинуть офис и полностью перейти на удалёнку, так как такой график будет очень сложно согласовать с вашим начальником.

Но, например, перед сдачей проекта или перед каким-то ответственным дедлайном вполне реально договориться о паре дней работы из дома, чтобы максимально сосредоточиться на поставленной задаче.

Если присутствие в офисе всё-таки необходимо

Договариваемся с коллегами

Одна из самых раздражающих вещей — разговоры не по делу, слушателями которых становятся все коллеги, оказавшиеся рядом. Перенесите обсуждения в переговорку или на кухню.

Назначение совещаний и обсуждение прочих рабочих моментов, информация о которых касается только части людей, переведите в электронную почту, Skype, Telegram или любой другой мессенджер, удобный для большинства сотрудников.

В офисах, где принят гибкий график работы, всё равно существует прописанное начало рабочего дня. Договоритесь, что после официальных 9 утра все вошедшие после не здороваются на всю комнату и не отвлекают уже работающих коллег.

Примите за правило переключать телефон на беззвучный режим и выходить из помещения, когда вам позвонили.

Не приходите на работу больным и тем самым не подвергайте коллег риску.

Датские учёные провели исследование среди 2 403 сотрудников, работающих в разных типах офисов, и пришли к выводу, что люди из open space болеют на 62% чаще, чем сотрудники, имеющие личный кабинетSickness absence associated with shared and open-plan offices — a national cross sectional questionnaire survey. .

Установите график проветриваний, тогда вы избежите недовольства, что на кого-то опять дует. Выйти в коридор и размяться в течение 10 минут — полезно как для глаз, так и для вашей продуктивности.

Если эти правила будут прописаны в политике компании и должностных инструкциях, никто не будет обижаться, когда вы тактично о них напомните.

Покупаем наушники с шумоподавлением

Избавиться от навязчивого гула помогут наушники с шумоподавлением. Оно бывает двух типов: активное и пассивное.

Пассивное подавление шумов достигается за счёт перекрывания внешних звуков плотными амбушюрами или «затычками». И здесь при выборе единого рецепта нет. Надо перемерить множество пар, чтобы подобрать то, что будет комфортно конкретно для вас и понравится по звуку.

Наушники с активным шумоподавлением эффективнее глушат посторонние звуки, но и стоят значительно дороже. Их принцип работы строится на том, что на наушниках установлен дополнительный микрофон, который улавливает внешние шумы и воспроизводит их в противофазе.

Мерное гудение компьютеров, вентиляции и принтеров уйдёт полностью, как только вы наденете наушники. Чтобы перестать слышать и разговоры, достаточно будет включить подходящую музыку.

У некоторых людей ношение наушников с активным шумоподавлением может вызвать головокружение или головную боль. И дело здесь не в качестве исполнения самих наушников, а в анатомических особенностях конкретного человека и его вестибулярного аппарата.

Чтобы не потратить деньги впустую, попросите у друзей, у которых есть такие наушники, одолжить их на пару дней, или перед покупкой узнайте в магазине об особенностях возврата, если вдруг наушники вам не подойдут.

По закону «О защите прав потребителей»Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей». и статье 502 Гражданского кодексаСтатья 502 ГК РФ. вы можете вернуть товар надлежащего качества в магазин в течение 14 дней с момента покупки. Но магазин может настоять, что эти наушники относятся к технически сложным товарамПостановление Правительства РФ от 19.01.1998 № 55. , возврат и обмен которых не осуществляется.

Занимаемся перепланировкой

Посмотрите критически на планировку места, в котором работаете. Есть ли у вас выделенное место для кухни и что она собой представляет: отдельное помещение, загородку или стол в середине комнаты с чайником и кофеваркой?

Кофеварку и прочие шумные бытовые приборы стоит максимально изолировать от основного помещения. Если есть отдельная загородка, то попробуйте договориться о том, чтобы довести её до потолка и отделить кухню от общей зоны дверью.

Принтеры и кулеры должны стоять как можно дальше от рабочих мест.

Офис должен быть разделён на шумные и тихие зоны. Селить вместе маркетологов и программистов — плохая идея для обоих отделов.

Организуйте рабочее место так, чтобы вам было приятно там находиться, ведь на работе мы проводим большую часть дня. Комфортное рабочее место — это баланс между открытостью и личным пространством. Вы можете отгородиться от коллег цветами, перегородкой или шкафчиком, не покидая общего пространства.

Бережём время

Опасность open space в том, что каждый сотрудник находится почти что на расстоянии вытянутой руки. Так преимущество такой планировки превращается в проклятие, потому что вас постоянно отвлекают. При этом то, что для вашего коллеги может быть срочной и важной задачей, для вас оборачивается несрочной и неважной.

При назначении встреч придерживайтесь правила выделять обязательных и необязательных участников, по окончании планёрки разошлите всем протокол с конечными решениями и сроками выполнения задач.

Выделите время, которое будет только вашим для выполнения ваших задач, когда никто из коллег не будет вас отвлекать по своим вопросам. Заранее оповестите сослуживцев, что готовитесь к важному для всей команды дедлайну, поэтому просите их не беспокоить вас в определённый день или часы.

Работа в open space — череда компромиссов. Начните изменения с себя и своего ближайшего окружения, тогда постепенно к новым стандартам подтянутся и остальные коллеги. Даже если вы не руководитель, а рядовой сотрудник, вы можете изменить жизнь вашего офиса к лучшему. Достаточно занять активную позицию и продвинуть свои идеи.

Расскажите, как проблемы работы в open space решаете вы?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *