Недостача при инвентаризации

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

  • Первый пункт посвящен данным об организации.
  • Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
  • Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
  • Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
  • Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

  • Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
  • Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
  • Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
  • Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
  • Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
  • Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Как заполнить приказ об утверждении результатов инвентаризации?

По итогам инвентаризации необходимо принять окончательное решение, для чего руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) издает приказ об утверждении результатов инвентаризации, образец заполнения которого мы рассмотрим ниже.

В приказе отображается следующая информация:

  • наименование компании или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
  • дата составления и порядковый номер приказа;
  • место проведения инвентаризации (это может быть организация в целом, структурное подразделение, торговая точка, склад и др.);
  • причина инвентаризации:
    • плановая (перед составлением годовой отчетности, в связи с требованием учетной политики компании за отчетный период);
    • внеплановая (смена материально ответственных лиц, кража, продажа имущества, стихийное бедствие или другие причины);
    • контрольная или повторная (в целях подтверждения достоверности проделанных контрольных мероприятий);
  • все инвентаризационные документы, на основании которых выносится решение (акты инвентаризации, сличительные ведомости, ведомости учета результатов ревизии и прочие документы);
  • необходимость устранения расхождений и нарушений, обнаруженных при инвентаризации;
  • требование об отражении в бухгалтерском и налоговом учете итогов контрольных мероприятий;
  • цель приказа (утверждение результатов ревизии);
  • срок, к которому необходимо устранить замечания;
  • назначение исполнителя и ответственных за выполнение данного приказа лиц (это может быть административный персонал, материально ответственные лица, работники бухгалтерии).

Приказ об утверждении результатов инвентаризации подписывается руководителем, а также главным бухгалтером и всеми сотрудниками, поименованными в данном распоряжении, в целях ознакомления. Все материалы передаются в бухгалтерию для исполнения. Приказ служит основанием для проведения в бухучете окончательных итогов и одновременно помогает руководителю проконтролировать выполнение всех необходимых мероприятий. В случае его неисполнения выносится решение о наказании виновных лиц.

Законодательно унифицированная форма данного приказа не предусмотрена, поэтому форму можно разработать самостоятельно с учетом специфики деятельности фирмы или ИП и особенностей проведения инвентаризации. Каждая компания имеет право утвердить шаблон приказа и сделать его обязательным к применению. Он может быть оформлен на фирменном бланке или обычном листе бумаге.

Где можно бесплатно скачать приказ по итогам инвентаризации?

Инвентаризация делается по всему имуществу, находящемуся на балансе и за балансом предприятия. Обязанность по осуществлению ревизии ежегодно указана в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Инвентаризация проводится в целях проверки наличия ценностей, обязательств и достоверности их отражения в бухгалтерском учете. Она позволяет выявить состояние основных средств, НМА, материально-производственных запасов, ТМЦ, денежных средств и прочих активов, а также сделать анализ финансового положения компании. По ее итогам может быть выявлено отклонение фактических данных от показателей бухучета, на основании которых составляется приказ по итогам инвентаризации, образец его скачать бесплатно можно на нашем сайте.

В этом случае:

  • обнаруженное после проверки поврежденное имущество списывается или отдается в ремонт;
  • в случае недостачи имущества устанавливаются виновные лица;
  • расхождения по обязательствам дебиторской и кредиторской задолженности проверяются актами сверок;
  • по итогам инвентаризации назначается комиссия, которая предлагает методы устранения неточностей;
  • по итогам собрания комиссии составляется протокол, а также ведомость учета результатов в произвольной форме или по форме ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88;
  • реквизиты и данные приказа, результат контрольных мероприятий отображаются в журнале контроля за выполнением приказов (ИНВ-23);
  • по итогам рассмотрения принимается окончательное решение — приказ об утверждении инвентаризации (образец которого приведен в статье), составленный по результатам ревизии ТМЦ.

Если одновременно на предприятии проводятся контрольные мероприятия по различным направлениям, то приказов может быть такое количество, сколько проводится инвентаризаций, или составляется один общий приказ, охватывающий все направления.

Ревизия по объему может быть частичной, затрагивать только одно обязательство, например списание дебиторской задолженности. Тогда в приказе возможно отражение одного пункта, например: «Списать дебиторскую задолженность ООО “Мечта”, числящуюся за балансом, в связи с истекшим сроком давности и завершением всех методов по взысканию задолженности в срок до 30.04.2018 (по завершении 5 лет). Ответственность возложить на главного бухгалтера Носову И. П.».

Недостачи

При выявлении недостач материалы списываются на основании соответствующих актов. При этом стоимость материальных ценностей относят на уменьшение финансового результата текущего финансового года с одновременным предъявлением виновным лицам суммы причиненного ущерба.

Обратите внимание! Для ряда видов материальных запасов введены нормы естественной убыли. Например, для лекарств они установлены приказом Минздрава России от 20 июля 2001 г. № 284 «Об утверждении норм естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности». То есть в рамках этих норм недостачу можно списать как естественную убыль.

Списание материальных запасов при выявлении недостач, хищений отражается по дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы».

Пример 2. В ходе инвентаризации в учреждении выявлена недостача продуктов питания на общую сумму 800 руб. (в том числе 50 руб. – в пределах норм естественной убыли, 750 руб. – сверх норм естественной убыли). Рыночная стоимость продуктов питания, которые относятся к недостаче сверх норм естественной убыли, – 770 руб. Эта сумма взыскивается с материально ответственного лица. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана естественная убыль материальных запасов в пределах установленных норм

4 401 20 272
«Расходование материальных запасов»

4 105 32 440
«Уменьшение стоимости продуктов питания – иного движимого имущества учреждения»

Списана с баланса стоимость материальных ценностей по балансовой стоимости

4 401 10 172
«Доходы от операций с активами»

4 105 32 440
«Уменьшение стоимости продуктов питания – иного движимого имущества учреждения»

Начислена задолженность по выявленной недостаче на виновное лицо

4 209 74 560
«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»

4 401 10 172
«Доходы от операций с активами»

Списание потерь материальных запасов, пришедших в негодность вследствие стихийных и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы, бухгалтер должен отразить по дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами».

А вот активы, которые были уничтожены в результате террористических актов (иных действий, произведенных вне зависимости от воли учреждения как правообладателя), списываются с использованием счета 0 401 10 172.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *