Личное дело работника

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Досье на человека

Вам нужно узнать и собрать в кратчайшие сроки самую полную информацию о человеке? Наше детективное агентство, имеющее в штате аналитиков, готовы помочь вам найти и предоставить информацию о любом человеке всего лишь за 30 минут!

Сразу оговоримся – мы не работаем с информационными ресурсами в виде всевозможных баз данных, продающихся в переходах метрополитена. У нас есть доступ к информации закрытого содержания, что позволяет нам быть уверенными в качестве справки-досье которое Вы у нас приобретаете.
Вот краткий перечень нашего информационного ресурса с указанием стоимости и сроков исполнения:

Услуга Стоимость/р. Срок
1. Адрес регистрации, Ф.И.О., дата рождения, ближайшие родственники 5.000 30 минут
2. Установить мобильный телефон (один оператор) 5.000 2-3 дня
3. Поиск адреса, телефона, места жительства, прописки граждан в России и за рубежом 5.000 2-3 дня
4. Собственность Москва 15.000 2-5 дней
5. Собственность Московская обл. 5-7 дней
6. Наличие автотранспорта и маломерных судов 5.000 1 день
7. Наличие судимости по Москве и обл. 6.000 1 день
8. Вся кредитная история 10.000 40 минут
9. Поездки по РФ АВИА, РЖД 10.000 30 минут
10. Наличие недвижимости за рубежом от 100.000 от 1-го месяца
11. Наличие розыска по РФ 15.000 1 день
12. Розыск по линии Интерпола 50.000 2-5 дней

Иногда требуется собрать как можно более обширную информацию о человеке или организации. Эта информация может быть самого разного рода: место жительства, образ жизни, финансовое состояние и т.п. Обратитесь с этой проблемой в частное детективное агентство. Наши детективы помогут собрать и подвергнуть анализу все необходимые сведения о конкретном лице или фирме.

Какую именно информацию может найти и предоставить клиенту частный детектив?

  • Детектив поможет предоставить информацию об образе жизни человека, его пристрастиях, слабостях, круге общения. Вы узнаете, чем живет данная личность, как проходит ее обычный день. Также возможно получить детальную и точную характеристику с места учебы, работы, проживания.

  • Можно установить, привлекался ли человек к уголовной и административной ответственности, был ли осужден, где и как отбывал наказание и т.д.

  • Детектив достанет информацию о семейном положении интересующего вас лица: женат ли, замужем, разведен, имеет ли детей и т.д. Возможно также идентифицировать родителей, сестер, братьев и других родственников человека.

  • Специалист предоставит всю имеющуюся информацию о профессиональной деятельности индивида, его задекларированных источниках финансового дохода и неофициальных занятиях.

  • Можно получить также сведения о кредитной истории человека и его настоящем финансовом состоянии.

  • Детектив сможет определить точный адрес, место прописки и номер телефона интересующей вас личности. А также установит другие личные данные.

  • Наш специалист сможет негласно проверить подлинность документов человека, установить соответствие данных действительности, а также определить, принадлежат ли документы конкретному лицу.

  • Мы сможем узнать для вас данные о фирме или организации: юридический и фактический адрес, дату основания, учредителей и другие официальные подробности.

  • Можно собрать необходимую клиенту информацию также и о руководителе фирмы или компании.

Обратитесь в наше детективное агентство – и вы получите максимально подробную и обширную информацию об интересующем вас человеке или организации. Мы проведем необходимое расследование предельно конфиденциально, оперативно и результативно.

Цена на услуги такого типа будут колебаться в зависимости от степени сложности задач, поставленных перед частным детективом, и их количеством.

Тема 1. Создание предприятия. Ввод информации о предприятии, учредителях и сотрудниках.

Задание 1.

Необходимо внести сведения об организации, для которой в дальнейшем будем рассматривать сквозной учебный пример и его реализацию в компьютерной бухгалтерии.

В регистрационных документах указана следующая информация:

Дата регистрации: 7 июля 2009 года.

Название: ЗАО “Эпос”.

Полное название: Экспериментальное производственное объединение столяров (ЭПОС).

Основной вид деятельности: производство мебели.

Юридический адрес: Москва, ул. Столярная, дом 15.

Почтовый адрес: 127277, Москва, а/я 646.

Контактный телефон 127-27-27.

Указания.

Непосредственно из окна путеводителя осуществляется вызов формы диалога для ввода сведений об организации.

В заголовке окна диалоговой формы указывается ее название – “Сведения об организации”. Форма содержит несколько закладок.

На закладке “Организация” собраны реквизиты, описывающие общие сведения об организации.

На закладке “Коды” собраны сведения о различных кодах, которые характеризуют деятельность предприятия.

На закладке “Банк” указываются основной расчетный счет организации, а также реквизиты обслуживающего банка.

На закладке “ГНИ” собраны сведения об органах государственного контроля.

Графа “ГНИ” используется для ввода и хранения информации о территориальном отделении налоговой инспекции, в котором зарегистрировано предприятие.

Рис.1.1.1

Рис.1.1.2

Рис. 1.1.3

Рис. 1.1.4.

Задание 2.

Предприятие “Эпос” имеет один расчетный счёт в банке “Мирный”. В платежных документах указываются следующие банковские реквизиты.

Наименование банка: АКБ “Мирный”.

Адрес: Москва, ул. Лесорубов, дом 7.

БИК 0444424103

Корр.счёт: 10332112330000000112

Расчетный счёт: 30101810900000000123

Для организации компьютерного учёта банковских операций необходимо в состав справочной информации бухгалтерской системы ввести банковские реквизиты предприятия.

Указания.

Для выполнения данного задания необходимо обратиться к справочнику “Банковские счета” через меню “Справочники — Банковские счета”.

Форма “Банковские счета” содержит две закладки “Счёт” и “Дополнительные”.

Закладка “Счёт” включает наиболее важные сведения о банковском счёте. К ним относятся: наименование счёта, номер банковского счёта, наименование банка организации, корреспондентский счёт и банковский идентификационный код (БИК) банка.

Закладка “Дополнительные” указываются дополнительные сведения о счёте, которые используются при формировании справок о счетах для налоговой инспекции.

В поле “Счёт открыт” указывается дата открытия данного счёта.

При закрытии счёта заполняется поле “Счёт закрыт”.

В нижней части формы справочника “Банковские счета” имеются три кнопки. Кнопка Закрыть закрывает справочник, а с помощью двух других вы можете распечатать справку о рублёвых счетах или справку о валютных счетах вашей организации.

Рис. 1.2.1

Рис.1.2.2

Рис.1.2.3

Задание 3.

Необходимо в справочнике “Контрагенты” ввести информацию об юридических лицах – учредителях организации:

Полное наименование:Научно-производственное объединение “Боровик”.

Юридический адрес:127567, Москва, ул. Борового, дом 25/3.

Почтовый адрес:127567, Москва, а/я 456.

Телефон:222-23-32

ИНН:770712122134.

Расчётный счёт:40702810100000000716.

Банк:Триумф-Банк.

Адрес банка:Москва, Триумфальный проспект, 112.

Корр.счёт:30107810600000172305.

БИК:044585305

2. КБ “Топ-Инвест”

Полное наименование: Коммерческий банк “Топ-Инвест”.

Юридический адрес:128888, Москва, ул. Сапёрная, дом 15, кв.25

Почтовый адрес: 129282, Москва, а/я 234.

Телефон: 234-23-34

ИНН:770735621483

Указания.

Вызовете справочник “Контрагенты”. Начать ввод нового элемента в справочник можно нажатием экранной кнопки с пиктограммой (“Новая строка”) на панели инструментов окна справочника, или нажатием клавишиInsert, или через меню “Действия-Новый”. На экране развернется пустой бланк формы элемента справочника.

Прежде чем вводить краткое наименование контрагента, предлагается определить его тип. Это может быть организация или частное лицо.

В поле “Код” вводится уникальный код контрагента.

У формы имеется продолжение или второй слой, вызываемый через закладку “Расчётные счета”. Поскольку контрагент может иметь несколько расчетных счетов, то для хранения информации о его банковских счетах в конфигурации задействован отдельный справочник “Расчетные счета”, который подчинен справочнику “Контрагенты”. При помощи управляющих элементов закладки “Расчетные счета” осуществляется заполнение этого справочника.

Необходимо, чтобы на момент ввода информации о расчетных счетах в систему уже была введена информация о конрагенте.

Для ввода сведений о новом расчетном счёте используется кнопка Добавить.

Завершается процесс ввода нового расчетного счёта нажатие экранной кнопки Закрыть.

Для добавления новых записей, содержащих сведения о других расчётных счетах организации придётся воспользоваться кнопкой Добавить.

Кнопка Изменитьиспользуется для редактирования ранее введенных сведений о расчётном счёте.

Кнопка Удалитьиспользуется для удаления сведений о банковском счёте из списка.

Рис.1.3.1

Рис.1.3.2

Рис.1.3.3

Рис.1.3.4

Задание 4.

Необходимо ввести в программу сведения об учредителях организации – физических лицах.

ФИО: Доскин Ефим Давидович

Адрес: 129282, Москва, ул. Сапёрная, дом 15, кв.25.

Телефон: 234-23-34

Паспортные данные: XXI–RR№ 234512, выдан УВД Московского района, г.Казань, 12.06.78.

ФИО: Чурбанов Виктор Александрович

Адрес: 129782, М/О, пос. ”Белые столбы”, ул. Столбовая, дом 25.

Телефон: 564-23-34

Паспортные данные: XXI– МЮ № 234512, выдан 105 о/м г.Москвы, 12.12.81

ФИО: Шурупов Евгений Леонидович

Адрес: 129112, Москва, Ленинский пр-т, дом 1, кВ. 125

Телефон: 204-13-74

Паспортные данные: XI– ММ № 234512, выдан 105 о/м г.Москвы, 19.04.91.

Рис.1.4.1

Рис. 1.4.2

Задание 5.

12.07.2000 года произведена государственная регистрация нового предприятия – “Эпос” акционерное общество закрытого типа.

Согласно учредительным документам уставный капитал АО составляет 205 тыс.руб.

Доли участников распределены следующем образом:

Юридические лица:

НПО “Боровик” – 55 000 руб.

Коммерческий банк “Топ-Инвест” – 75 000 руб.

Физические лица:

Доскин Ефим Давидович – 30 000 руб.

Чурбанов Виктор Александрович – 25 000 руб.

Шурупов Евгений Леонидович – 20 000 руб.

Данный факт необходимо отразить в бухгалтерском учёте созданного предприятия.

Указания.

Первой проводкой становится корреспонденция: дебет счета 75.1 “Расчёты с учредителями по вкладам в уставный капитал” и кредита счёта 85 “Уставный капитал” на сумму зарегистрированного уставного капитала.

Для получения полной картины состояния расчётов с учредителями необходимо знать:

А) величину вклада учредителя в уставный капитал (для этого необходим аналитический учёт по счёту 85 “Уставный капитал”).

Б) сумму неоплаты зафиксированного в учредительных документах вклада, который представляет собой разницу между дебетовым оборотом счёта 75.1 (сумма вклада) по определённому учредителю и кредитовым оборотом этого счёта (сумма оплаты) по этому же учредителю.

Поскольку учредители предприятия в будущих операциях могут выступать также и партнерами предприятия, то логично включить их в общий справочник контрагентов.

Операция по учёту уставного капитала в соответствии с выбранной учетной методикой должна содержать пять однотипных проводок. Каждая проводка кредитует счёт 85 “Уставный капитал” и дебетует счёт 75.1 “Расчёты с учредителями по вкладам в уставный капитал”.

Начать ввод новой операции можно одним из способов:

— нажать кнопку на панели инструментов окна ввода операции

— нажать клавишу Insertна клавиатуре

— через меню “Действия — Новая”.

В результате этого действия на экране развернётся окно ввода проводок операции.

После того как введена первая проводка, ввод последующих проводок, в силу их однотипности, удобно осуществлять путём копирования. Для этого необходимо установить курсор на проводку, которая является образцом, и выполнить одно из следующих действий:

— нажать клавишу F9.

— обратиться к меню “Действия – Копировать строку”.

После выполнения необходимых исправлений следует нажать экранную кнопку Записать.

После ввода всех проводок завершается ввод операции. Для завершения ввода операции используется кнопка ОК. При этом выдаётся запрос “Сохранить операцию”. Для сохранения всех введенных данных следует нажать кнопку Да.

Кнопка Записать используется для записи операции без её закрытия. В этом случае данные операции записываются в информационную базу и отражаются в бухгалтерском учёте, но форма операции не закрывается.

Для того, чтобы просмотреть проводки, принадлежащие текущей операции достаточно при открытом журнале операций выбрать пункт меню “Действия – Показывать проводки”.

Результат ввода операции отражается в различных регистрах компьютерного учёта. Как минимум – в журнале операций и в журнале проводок.

Рис.1.5.1

Рис. 1.5.2

Задание 6.

Необходимо в справочнике “Контрагенты” включить групповые элементы, обеспечив объединение однотипных контрагентов в группы.

На первом уровне выделяют две группы: “Физические лица” и “Юридические лица”.

На втором уровне для физических лиц будут вводиться конкретный представители этой группы. Для юридических лиц выделяется ещё две подгруппы: “Банки” и “Организации”.

Конкретные представители юридических лиц будут вводиться уже на третьем уровне в соответствующие подгруппы. Таким образом, справочник одноуровневого линейного должен быть преобразован в трехуровневый иерархический.

Указания.

Для образования новой группы в многоуровневом справочнике следует нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9 на клавиатуре, или воспользоваться меня “Действия – Новая группа”. При этом необходимо, чтобы режим ввода списка по группам был включен.

После заполнения полей диалогового окна для записи новой группы в справочник следует нажать кнопку Okили закрыть окно диалога нажатием на кнопку Х или Закрыть. Если на экран будет выдан запрос о сохранении изменений, следует выбрать ответ “Да” для записи в справочник новой группы, или “Нет” – для отказа от записи.

Аналогичным образом можно ввести следующую группу “Юридические лица”. В результате на первом уровне справочника появятся два новых (но уже групповых) элемента с кодами 6 и 7. Причем групповые элементы в крайней левой колонке обозначены символом +.

Проще всего раскрыть группу в справочнике двойным щелчком мышью на знаке + в нужной строке таблицы, или воспользоваться командой меню “Действия – Следующий уровень”.

Затем необходимы элементы, ранее введенные общим списком, распределить по своим папкам. Для реализации этой операции необходимо чтобы в окне для просмотра справочника, помимо таблицы, существовало дерево групп.

Для переноса элемента или группы в другую группу справочника необходимо последовательно выполнить следующие действия:

1) в таблице справочника установить курсор на строку с тем элементом или группой, которую необходимо перенести в другое место.

2) в дереве групп выбрать наименование той группы, куда предполагается перенести выбранный элемент.

3) в меню “Действия” выбрать команду “Перенести в другую группу”.

Последовательно выполняя аналогичные действия с каждым элементом справочника, обеспечим их распределение по группам.

Рис.1.6.1

Рис.1.6.2

Рис.1.6.3

Рис.1.6.4

Задание 7.

Введите информацию о сотрудниках предприятия в справочник “Сотрудники”.

На основании выписки из Протокола №1 от 02.07.09 общего собрания учредителей назначить директором:

ФИО: Сидоров Сергей Сергеевич.

Паспортные данные: XI-СБ № 546813, выдан ОВД “Отрадное” г. Москвы, 16.10.1985.

На основании приказа директора принять на работу:

  1. Доскина Е.Д.

  2. Крохина Д.Ю.

  3. Чурбанова В.А.

  4. Главного бухгалтера.

Указания.

Необходимо обратиться к справочнику “Сотрудники” можно через меню “Справочники — Сотрудники”.

В закладке “Общие” отражаются основные сведения о сотруднике.

Закладки “Начисление з/пл”, “Подоходный налог” и “Начальные данные” используются для ввода информации, необходимой для расчётов по заработной плате.

Закладка “Паспорт” используется для ввода паспортных данных.

Введенные данные используются при выписке первичных документов: расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчётов и др.

Рис.1.7.1

Рис.1.7.2

Задание 8.

Предприятие “Эпос” аналитический учёт прямых затрат на производство ведет в разрезе видов деятельности. Видя деятельности предприятия “Эпос” представлены в следующей таблице:

Наименование

Код по ОКДП

Характер деятельности

Столы кухонные

Производство

Столы обеденные

Производство

Столы письменные

Производство

Необходимо заполнить справочник “Вид деятельности”, отразив в нем все виды деятельности предприятия.

Указания.

Обращение к режиму ввода информации осуществляется через меню “Справочники – Виды деятельности”. Справочник имеет одноуровневую структуру и представляет собой список вида деятельности организации. Для ввода и корректировки информации о видах деятельности предусмотрена специальная диалоговая форма.

При вводе значения реквизита “Код” можно воспользоваться общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции, услуг (ОК 004-93), либо назначить коды видам деятельности самостоятельно. Исходя из принятой на предприятии системы кодирования информации.

В реквизите “Наименование” задается наименование вида деятельности в произвольном виде.

Реквизит “Характер деятельности” может принимать одно из значений:

— производство продукции или реализация товаров

— выполнение работ или оказание услуг

— иное

Задание 9.

Необходимо ввести в справочник “Номенклатура” перечень всех изделий, выпускаемых предприятием “Эпос”. Изделия должны быть объединены в группы по видам деятельности предприятия. В пределах каждой группы должна быть обеспечена независимая кодировка продукции.

Код

Наименование

Вид

Ед.измерения

Плановая себестоимость

Отпускная цена

Ставка НДС

Столы письменные

Стол “Директорский”

Продукция

Шт.

Стол “Клерк”

—“—

—“—

Столы обеденные

Стол обеденный

—“—

—“—

Стол-книжка

—“—

—“—

Столы кухонные

Стол кухонный обеденный

—“—

—“—

Стол кухонный рабочий

—“—

—“—

Указания.

Необходимо воспользоваться справочником “Номенклатура”, который предназначен для хранения списка товаров и услуг. Данный справочник используется как для ведения аналитического учёта на счёте 40(41), так и для выписки первичных документов. Доступ к справочнику может осуществляться через меню “Справочники — Номенклатура”.

Для каждого нового элемента справочника “Номенклатура” необходимо ввести значения следующих реквизитов.

Реквизит “Тип” предназначен для определения к какому типу ТМЦ относится описываемый элемент. Это может быть продукция собственного производства или товар, купленный для перепродажи. В зависимости от этого выбирается одно из двух возможных значений данного поля: “Товар” или “Продукция”.

Реквизит “Единица измерения” используется при печати первичных документов.

Следующий реквизит может фигурировать под двумя наименованиями:

— если в качестве вида номенклатуры выбрано значение “Товар”, то реквизит будет иметь наименование “Учётная (покупная) цена”, соответственно, в данном поле указывается, покупная цена, которая используется при выписке документов по оприходованию купленных товаров.

— если в качестве вида номенклатуры выбрано значение “Продукция”, то реквизит будет иметь наименование “Плановая себестоимость”, тогда, соответственно, в это поле вводится плановая себестоимость, которая используется при учёте передачи готовой продукции на склад.

Реквизит “Отпускная цена” используется для оформления документов при продаже продукции.

Реквизит “Ставка НДС” используется при выписке первичных документов.

Формирование и ведение личных дел работников школы или иной образовательной организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников. Указанные категории работников определяются федеральным законодательством, например:

  • государственные служащие (п. 5 ч. 1 ст. 44 федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
  • муниципальные служащие (п. 5 ст. 28 федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работников, может служить основанием для привлечения работодателя к ответственности.

Принимая решение о необходимости ведения личных дел, руководитель образовательной организации принимает на себя ответственность за обеспечение сохранности персональных данных работников.

Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?

Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя. Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.

С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:

  • для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • содействия работникам в трудоустройстве;
  • получении образования и продвижении по службе;
  • обеспечения личной безопасности работников;
  • контроля количества и качества выполняемой работы;
  • обеспечения сохранности имущества.

Для чего работодателю может понадобиться копия паспорта работника? Для внесения данных в трудовой договор и личную карточку работника, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (при упоминании — карточка формы Т-2). После внесения необходимых сведений остается необходимость в хранении копии паспорта? Если да, то работодатель должен оговорить это в локальном нормативном акте, получить согласие на хранение, а затем быть готовым объяснить проверяющим, для чего они используются.

Копия документа об образовании может подтвердить образовательный ценз работника, дающий ему право осуществлять преподавательскую деятельность (ч. 1 ст. 46 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»), поэтому она будет логичной в личном деле педагогического работника. А с какой целью нужно хранить копию документа об образовании, например, уборщика служебных помещений, если выполняемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки?

Использование системы Сетевой Город. Образование

Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.

В систему добавляется информация о работнике по разделам:

  • Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
  • Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
  • Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
  • Контактная информация (информация о контактах работника);
  • Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).

Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.

Подводя итог

Статья 65 ТК РФ содержит широкий перечень документов, которые работник должен предъявить при устройстве на работу. Однако из всего перечня документов у работодателя должна храниться только трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Сведения о других документах вносятся в карточку формы Т-2.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя ни снимать копии с документов работника, ни хранить такие копии. Многие суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных. Поэтому ведение личных дел работников школы должно быть организовано таким образом, чтобы у контролирующих органов было к работодателю минимум вопросов.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

  1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
  2. ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  3. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  4. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  5. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  6. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  7. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  8. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  9. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

  1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    • резюме;
    • документы об образовании и квалификации;
    • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    • данные медосмотра;
    • заполненная анкета (если это предусмотрено);
    • заявление о трудоустройстве;
    • копия приказа о приеме;
    • заключенный трудовой договор и т.д.
  2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    • различные квалификационные удостоверения;
    • водительские права;
    • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    • должностная инструкция;
    • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    • акты о прохождении аттестации;
    • данные очередных медосмотров;
    • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    • заявления на отпуск;
    • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
  3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    • заявление на увольнение;
    • копия приказа об увольнении;
    • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    • свидетельство о смерти сотрудника.

Как правильно оформить личное дело

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

  • первичное заведение личного дела;
  • внесение в него новых записей и документов;
  • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
  • при необходимости заверение копий;
  • внутренняя опись входящих в дело документов;
  • плановая проверка состояния личных дел;
  • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
  • хранение дел;
  • помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

  • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
  • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
  • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
  • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
  • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
  • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
  • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
  • срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

  1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    • ФИО работника;
    • дата заведения;
    • дата закрытия;
    • дата передачи в архив.
  2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
  3. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  4. Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  5. Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *