Командировочные за границу

Командировка за границу: основные расходы

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Суточные при командировке за границу

Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.

По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.

Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.

Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.

Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.

При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.

Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.

Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.

Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.

Расходы на проезд

Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).

Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.

Расходы на проживание

В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.

Расходы на оформление загранпаспорта

Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.

Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.

Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Расходы на получение визы

Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.

Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.

Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.

Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.

Прочие расходы на зарубежную командировку

Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.

Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.

Документальное оформление командировки за границу

Оформление зарубежной командировки начинается с приказа, в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.

Кроме того, оформляется служебное задание на командировку и авансовый отчет, все так же, как и при обычной командировки по РФ.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять командировочное удостоверение. Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.

Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.

Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте . Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.

При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Особенности расчета суточных при загранпоездках

Стандартная формула расчета суточных выплат выглядит так:

Сумма суточных за период = Количество дней × Норматив суточных

Но на практике есть особенности. Так, если в 2018 году служебная поездка попадает на субботу, воскресенье или праздник, то суточные придется выплатить и за эти дни, а также заплатить заработную плату в двойном размере, но лишь в том случае, если в это время сотрудник будет выполнять трудовые обязанности. Такие правила зафиксированы в ст. 153 ТК РФ.

Однако данная формула справедлива лишь для рублевых расчетов. Может ли компания устанавливать нормативы в валюте? Оказывается, да.

Так, предприятие должно самостоятельно решить, какую валюту будет использовать при установке лимитов и перечислении суточных по загранпоездкам: российскую или иностранную. К примеру, суточные установлены в иностранной валюте. В этом случае возможны варианты.

  • Выплата сотрудникам производится в российских рублях и эквивалентна валютным лимитам, зафиксированным в коллективном договоре или локальном акте. Курс пересчета в рубли берется на фактическую дату выплаты.
  • Выплата происходит в валюте страны посещения. Тогда для контроля рублевых лимитов в соответствии с НК РФ используется курс на последнюю дату месяца утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте .

Пример расчета суточных по командировке за рубеж

Рассмотрим пример, когда организация устанавливает и выплачивает суточные по загранкомандировкам в рублях.

В марте 2018 года компания отправила троих сотрудников в загранкомандировку в Италию. Сидоров С. С. находился в поездке с 6 по 13 марта. Он выполнял трудовые обязанности только в рабочие дни, а в выходные и праздничные дни — с 8 по 11 марта 2018 года — на работу не выходил.

Внимание! дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. Об этом прямо сказано в п. 11 Положения о командировках (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Поэтому, несмотря на то, что, находясь командировке, сотрудник в выходной или праздничный день отдыхал, за этот день ему равно выплачиваются суточные.

Два других сотрудника (Петров П. П. и Иванов И. И.) были отправлены в служебную поездку с 26 по 30 марта.

В соответствии с локальными актами на предприятии утверждены нормативы по выплате суточных в загранпоездках в размере 2500 руб. для Сидорова и Петрова и 3000 руб. — для Иванова. Лимит суточных по России для всех составляет 1000 руб.

Расчет суммы суточных для поездки в Италию составит:

  • Для Сидорова: 6 марта — день пересечения границы, 7 марта — рабочий день, 8–11 марта — выходные и праздничные дни, 12 марта — рабочий, 13 марта — день пересечения границы в РФ. Таким образом, размер выплаты составит:

2 500 руб. × 7 дней + 1000 руб. × 1 день = 18 500 руб.

  • Для Петрова: все дни рабочие, с 26 по 29 марта по тарифу 2500 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

2 500 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 8 500 руб.

  • для Иванова: с 26 по 29 марта по тарифу 3000 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

3 000 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 10 000 руб.

Превышение лимитов, с которых нужно будет заплатить налоги, составит: по Сидорову и Петрову — 300 руб. по каждому (превышение по РФ: 1000 – 700 руб.), а по Иванову 1 800 руб. (превышение нормы по зарубежной поездке: 1 500 руб.(3 000 – 2 500) × 3 дня + превышение по РФ 300 руб.).

Законодательная база

Поездка за границу в ходе трудовой деятельности считается рабочей командировкой, согласно ст. 166 ТК Российской Федерации.

Перед тем, как отправить того или иного работника в командировку, оформляется соответствующий приказ, где указывается срок, на который сотрудник покидает страну и цель его пребывания за границей.

Статья 167 Трудового Кодекса Российской Федерации предусматривает, что при командировке за границу за сотрудником остается его прежнее место работы и он сможет приступить к своим обязанностям по возвращению. Также сохраняются оплата труда и больничного листа.

Однако, при разъездной трудовой деятельности сотрудника, все выезды за пределы компании не могут являться командировками (Постановление Правительства Российской Федерации № 749 от 13 ноября 2008 года).

Федеральный закон от 10 декабря 2013 года за номером 173 регламентирует саму процедуру отправления сотрудников в командировки за границу.

Постановление Правительства Российской Федерации за номером 749 от 13 ноября 2008 года регламентирует действия при командировании сотрудника.

А возмещение расходов и их размер предусмотрены внутренними документами предприятия. Таким документом может являться как трудовой договор, так и внутренний регламент.

Командировка за границу

Стоит понимать, что командировка за границу возможна только при наличии трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

При этом командировка отдельных категорий работников имеет ряд особенностей.

Директора

Директор/руководитель считается работником предприятия, а значит, на него распространяются те же самые условия и правила, которые действуют при командировке рядового сотрудника.

Служебная записка от руководителя будет являться документом, подтверждающим основание для командировки.

Во время командировки директора, на его место ставят временного исполнителя. Причем по возвращению из поездки место за командировочным сохраняется.

Обычно, директора направляют за границу, когда реализуется новый проект, нужно ведение переговоров, составление договоров с компаньонами и т.д.

Причиной поездки может служить и ревизионная проверка одного из филиалов предприятия и решение вопросов, связанных с таким процессом.

Возмещение затрат берется из расчета проживания в двухместной комнате и использования транспорта повышенного комфорта.

Бюджетников

Командировка сотрудника бюджетной организации регулируется трудовым законодательством и другими правовыми актами (постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 года за номером 812).

Руководителю предприятия в обычном порядке передается служебная записка, составляется приказ с указанием всех соответствующих пунктов.

Командировочное удостоверение обязательно к выдаче только при поездке в страны СНГ.

При оплате затрат на питание командировочного работника принимающей стороной, суточные составляет 30 процентов от действующих норм.

Если же предусматривается обеспечение сотрудника иностранной валютой (например, евро), то суточные не выдаются.

Расчет проживания ведется исходя из стоимости одноместной комнаты в отеле среднего класса.

Госслужащих

Федеральный закон за номером 79 регулирует трудовую деятельность государственных служащих.

В частности, данный закон указывает, что регулирование командировок и поездок за границу осуществляется действующим указом Президента Российской Федерации (от 18 июля 2005 года за номером 813).

Однако, отличием командировки госслужащего от бюджетника, является то, что первый должен предоставить отчет об исполнении поручения и возмещение затрат на проезд.

Госслужащие вправе пользоваться транспортом повышенной комфортности.

Порядок оформления

Оформление командировочных поездок должно быть осуществлено в соответствии с определенными требованиями и правилами.

Документы

Прежде чем отправить сотрудника за границу, определяется возможность данной поездки и соблюдение всех норм Трудового Кодекса. Далее, издается соответствующий приказ, в котором в обязательном порядке указывается причина поездки и ее длительность. Несмотря, на количество дней в поездке, оформление будет одинаковым.

Перед приказом допускается составление доклада, в котором указываются причины поездки и необходимость командирования данного сотрудника.

Поездку за границу необходимо зафиксировать в табеле и журнале учета рабочего времени. Обычно, ставится отметка «06», либо «К».

При поездке в страны СНГ командировочному выдается удостоверение.

Образец приказа о направлении работника в командировку здесь,

бланк приказа о направлении в командировку здесь.

Возмещение расходов

Бухгалтерский отдел при приеме авансового отчета, оформленного по всем правилам и требованиям, производит возмещение затрат. Затраты рассчитываются за вычетом выплаченного аванса работнику перед командировкой.

Затратами считаются транспортные расходы и расходы на проживание. Все затраты в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами.

Например, если производилась аренда жилья на период командировки, то следует предоставить договор аренды.

Нормы суточных

Данные нормы рассчитываются при сопоставлении документа с отметками таможни.

В нем должны быть указаны даты пересечения границы, на основании которых рассчитывается период нахождения сотрудника в поездке на территории России и срок пребывания за границей.

Нормы по суточным регулирует статья 217 Налогового Кодекса Российской Федерации.

На сегодняшний день, на российской территории установлен показатель в 700 рублей в сутки, а на иностранной территории этот показатель равен 2500 рублей.

При однодневной поездке за границу, данные нормы сокращаются в два раза.

Однодневная командировка имеет свой порядок оформления.

Может ли работник отказаться от командировки? Смотрите .

Получение загранпаспорта и визы

Не всегда у командированного сотрудника может оказаться загранпаспорт. В таком случае его оформлением занимается работник, направляемый за пределы России.

Оплата также производится лично им, но все расходы в последствии обязаны выплатить в бухгалтерии предприятия при предоставлении отчетных документов.

Все затраты по оформлению заграничного паспорта и визы относятся к командировочным расходам.

Однако, данное обстоятельство должно быть зафиксировано внутренними документами предприятия.

Аванс

Перед командировкой сотрудника предусматривается составление соответствующей сметы. В нее входят:

  • оплата проживания;
  • оплата суточных;
  • медицинская страховка;
  • оплата поездки к месту командировки (в том числе и за возвращение в РФ или пересечение путей);
  • оплата перевозки багажа (до тридцати килограмм);
  • затраты на переговоры по телефону;
  • компенсация расходов при получении заграничного паспорта и визы;
  • оплата расходов при совершенном валютном обмене.

Законодательство предусматривает возможность предоставления сотруднику аванса, размер которого устанавливается внутренними документами компании.

После возвращения из командировки сотрудник предоставляет отчет о расходах, и та сумма расходов, которая превышает размер аванса, подлежит возмещению работодателем.

Компенсация проезда и проживания

На сегодняшний день нет норм для проживания, установленных законодательством РФ. Для этого процесса предусмотрены суточные нормы. Затраты по проезду и проживанию обуславливаются внутренними актами предприятия.

Если говорить о компенсации проезда, то сотрудник после окончания командировки должен предоставить в бухгалтерию организации соответствующие документы (билет, посадочный талон, багажная квитанция и др.)

При приобретении билета в электронном виде, следует предоставить его распечатку, а также посадочный документ.

Командировка с использованием личного автомобиля возможна только при письменном разрешении руководителя. В этом случае командированным сотрудником заполняется путевой лист, и в бухгалтерию предоставляются чеки и квитанции.

Если автомобиль является служебным, то ко всем вышеперечисленным документам прилагается технический паспорт.

При аренде автомобиля в командировке, следует приложить соглашение на аренду, акт возврата и квитанции об уплате сервиса арендодателя.

Использование банковских карт

Сегодня широко используются банковские карты. Во время командировки сотруднику может быть выдана корпоративная карта. Не исключается возможность использования личной карты командировочного работника.

Фактическим затратами в таком случае будут являться:

  • затраты в соответствии с курсом Центрального Банка на дату утверждения авансового документа;
  • затраты на обмен валюты при предоставлении банковской выписки.

Курс обмена валюты

Затраты при обмене российских денежных средств на иностранные несет само предприятие.

Вопросы налогообложения

Некоторые затраты при командировках за границу подлежат обязательному налогообложению.

К числу таковых относятся:

  1. Суточные затраты. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки.
  2. Проживание и бронирование. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
  3. Дополнительные услуги отелей. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
  4. Проезд. НДФЛ не применяется при документальном подтверждении.
    Все затраты заносятся в статью «расходы».

Служебное задание на командировку составляется в соответствии с требованиями законодательства.

Возможно ли оформление командировки без суточных? Информация .

Как написать отчет о командировке? Пример в этой статье.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, командировки за границу 2019 года получили свое четкое законодательное регулирование, и при их оформлении работодатель должен учитывать все особенности российского законодательства, даже если он – зарубежный субъект предпринимательства.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *