Кадровый учет

Содержание

Что такое кадровый учет

Ведение кадрового учета – это деятельность, направленная на документальное фиксирование процессов на предприятии, связанных с персоналом, организация учета, движения документов (документооборота), их хранение. Сейчас кадровая политика направлена не только на выполнение административных функций, но и на формирование благоприятной атмосферы в коллективе для достижения поставленных компанией целей.

Что входит в кадровое делопроизводство

Задачей отдела кадров является сбор и обеспечение сохранности личных данных сотрудников. Делопроизводство по персоналу предполагает:

  1. Учет кадров и их перемещения (оформление приема на работу, отпусков, перевода на другую должность, увольнения сотрудников).
  2. Составление локальных актов.
  3. Учет рабочего времени персонала.
  4. Ведение документации по охране труда.
  5. Ведение реестров для систематизации первичных кадровых документов (журналов регистрации и др.).

Закон о кадровом учете

Основным нормативным документом для кадровика является Трудовой кодекс РФ. Он регулирует отношения между работодателем и сотрудником, содержит перечень обязательной для организации локальной документации. В своей работе служба кадров руководствуется документами:

  1. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
  2. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года №225 «О трудовых книжках», Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 года №69 «Об утверждении инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек».
  3. Инструкцией Генштаба ВС РФ по ведению воинского учета.
  4. Требованиями к составлению документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Основы кадрового дела

Служба кадров обязана следить за соблюдением трудового законодательства РФ на предприятии. Хорошо отлаженный кадровый документооборот в организации помогает достичь лучших результатов в хозяйственной деятельности предприятия, избежать начисления штрафов. Различают документацию:

  • входящую (поступающую из других организаций;
  • исходящую (отправляемую другим организациям);
  • внутреннюю (составленную на предприятии).

Все полученные, созданные, исходящие документы с целью сохранности и систематизации подлежат регистрации. Входящая документация обрабатывается: вначале рассматривается секретарем, потом поступает к руководителю, а позже направляется на исполнение. С помощью документов решаются задачи:

  1. Зафиксированная информация на этапе приема на работу и в дальнейшем формализует трудовые отношения между работодателем и сотрудником, определяет четкий перечень их трудовых прав и обязанностей.
  2. С помощью приказов, распоряжений упрощается управление персоналом.
  3. Все правильно составленные документы имеют юридическую силу и служат доказательством, например, при назначении пенсии по возрасту или льготной (при наличии стажа во вредных условиях труда), при судебных разбирательствах и в других случаях.

Кадровый учет на предприятии

На новом предприятии необходимо создавать кадровое делопроизводство с нуля. Работнику службы стоит побеспокоиться о приобретении всех законодательных актов, которыми необходимо руководствоваться кадровику. За несоблюдение норм закона контролирующие организации (трудовая инспекция, налоговая служба, фонды социального страхования) начисляют штрафы.

Организация

Постановка кадрового учета начинается с изучения учредительных документов, чтобы дальнейшее формирование документации производить согласно их требованиям. Алгоритм действий кадровика включает следующие этапы:

  1. Разработку, утверждение локальных актов.
  2. Утверждение форм первичных документов.
  3. Разработку, утверждение регистрационных журналов, книг.

Ведение кадрового делопроизводства

Сотрудник службы кадров постоянно следит за изменениями в законодательстве. Кадровик оформляет трудовые договоры, прием, увольнение кадров, осуществляет:

  • заполнение трудовых книжек, личных карточек работников;
  • составление графика отпусков и проверку его соблюдения;
  • учет рабочего времени;
  • создание управленческих документов (приказов по найму, переводу, увольнению, премированию работника);
  • оформление больничных листов;
  • регистрацию приказов, командировок и др.;
  • составление, сдачу отчетности по персоналу.

Документы для кадрового учета

Всю используемую в работе службы кадров документацию можно подразделить на три основных группы:

  • локальные акты;
  • первичные документы;
  • книги для регистрации первичной документации.

Локальные акты разрабатываются на начальном этапе организации делопроизводства по персоналу и включают разработку:

  • штатного расписания, которое отображает структуру предприятия;
  • должностных инструкций согласно составленному штату;
  • трудовых договоров;
  • правил трудового распорядка;
  • графиков отпусков;
  • положения об оплате труда, которое регламентирует расценки, оклад, виды, размеры премирования;
  • положения о работе с личными данными сотрудника;
  • инструкции по охране труда.

Первичные документы – это приказы, личные карточки сотрудников и др. Для их упорядочения и обеспечения сохранности предусмотрены обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве. Они включают разработанные на предприятии книги для регистрации:

  • входящей, отправленной документации;
  • приказов;
  • трудовых договоров;
  • бланков трудовых книжек;
  • движения трудовых книжек;
  • отпусков;
  • командировочных удостоверений.

Особенности ведения кадрового учета

Вести делопроизводство по персоналу обязательно в организациях всех форм собственности. Сколько задействовать сотрудников для работы с кадрами, решает руководитель. Иногда для работы с персоналом компании специально создается служба из нескольких человек, часто в делопроизводстве задействован один кадровик, бывает, что обязанности по работе с кадрами возлагаются на бухгалтера.

У ИП с наемными работниками

При наличии у частного предпринимателя одного наемного работника возникает необходимость ведения делопроизводства по персоналу. Для выполнения этих функций предусматривается должность кадровика, но чаще руководитель такие обязанности возлагает на бухгалтера или секретаря. ИП обязан заполнять и регистрировать трудовые книжки, а издавать приказы, заключать трудовые договоры согласно законодательству считается его правом, а не обязанностью.

В школе

Для общеобразовательных заведений должность кадровика не предусмотрена. Ответственность за прохождение документа и соблюдение сроков возлагается на одного работника. Организационные документы включают: устав, должностные инструкции, штатную численность и расписание, правила трудового распорядка. Управленческая деятельность осуществляется с помощью распорядительной документации: приказов, протоколов, планов, писем, разъяснительных записок, телефонограмм, договоров, контрактов.

В ООО

Важные условия, связанные с персоналом, содержатся в уставе ООО – это способ найма директора, размер вознаграждения и др. Их необходимо выполнять, а также – предусмотренные для ООО законодательством требования по делопроизводству. Даже, если учредитель один и он является директором, необходимо составить штатное расписание, издать распоряжение о назначении руководителя. В таком случае работодатель и сотрудник является одним лицом, поэтому заключать трудовое соглашение не нужно.

На малом предприятии

Часто обязанности по ведению делопроизводства выполняет бухгалтер. Работа с кадрами в этом случае носит прерывистый характер и необходима для приема, увольнения сотрудников; управления заработной платой. Обязательными для малого предприятия являются:

  • приказы по найму, переводу, увольнению кадров, предоставлению отпусков;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки;
  • график отпусков;
  • заполнение трудовых книжек, их регистрация;
  • табеля учета рабочего времени;
  • правила внутреннего распорядка;
  • положение о защите личных данных;
  • инструкция об охране труда, книга регистрации прохождения инструктажа.

В обособленном подразделении

Законодательство не предусматривает требований к организации делопроизводства по кадрам в таких условиях. Работа с персоналом в нижестоящем звене может осуществляться по одной из схем:

  1. Централизованной. Вся работа с кадрами осуществляется с основного офиса.
  2. Децентрализованной. Полномочия по делопроизводству передаются созданной в подразделении службе кадровиков.
  3. Смешанной. Производится разграничение функций по работе с персоналом между основным офисом и нижестоящим звеном.

Общие аспекты

Сегодня процесс кадрового учета регламентируется на законодательном уровне. Именно поэтому на каждом крупном предприятии, где количество работников достаточно велико, обычно формируется кадровый отдел.

Его сотрудники обязаны осуществлять оформление документации в соответствии с установленными нормами.

Причем если отдельная документация унифицирована и должна составляться в соответствии с образцами, иная формируется на предприятии.

Существует множество различных нюансов, связанных с ведение кадрового учета на предприятии.

Именно поэтому необходимо будет заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами:

  • что это такое?
  • с какой целью осуществляется?
  • правовое регулирование.

Что это такое?

Прежде, чем приступить к организации кадрового учета на каком-либо предприятии, необходимо будет обязательно ознакомиться с определением данного понятия. Так как только так возможно будет избежать основных ошибок.

Под термином «кадровый учет» понимается учет движения сотрудников, работников, состоящих на различных должностях.

При этом подобного рода учет должен вестись не только у юридических лиц, но также у индивидуальных предпринимателей.

Кадровый учет в обязательном порядке подразумевает следующие моменты:

Причем в зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия учет будет иметь различные особенности.

Сегодня помимо общепринятых нормативных документов, которые регламентируют процедуру учета, имеются специализированные. Действие их распространяется на предприятия, ведущие деятельность в определенных сферах.

Например, муниципальные организации, иные. Особенно важно быть внимательным при ведении кадрового учета государственных служащих.

С какой целью осуществляется

Кадровый учет с нуля пошагово изучить будет достаточно проблематично. Но если руководитель в дальнейшем планирует принимать большое количество работников, то ему стоит уделить этому моменту внимание.

Грамотно организованный кадровый учет позволяет одновременно решать сразу большое количество самых разных задач. Основные цели ведения кадрового учета различаются в зависимости от сферы деятельности.

Но возможно сформулировать основные задачи, решение которых необходимо во всех без исключения организациях:

Составление и последующее редактирование С учетом законодательных норм и пожеланий руководителей штатного расписания
Учет обработанного табельного времени, а также его контроль С целью избегания нарушения действующих законодательных норм
Осуществление персонифицированного учета В соответствии с действующими законодательными нормами
Формирование трудовых договоров Дополнительных распоряжение и различных приказов (о приеме на работу, увольнении, поощрении и других)
Ведение документации в соответствии с законодательными нормами личных дел;
персональных карточек;
личных карточек (по форме №Т-2);
трудовых книжек;
больничных листов
Подбор сотрудников с учетом их личных качеств Анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами
Оформление дополнительной документации в определенных ситуациях справок о самом факте трудоустройстве;
копий трудовых книжек – заверенных соответствующим образом
Составление графика отпусков В соответствии с действующими законодательными нормами, а также его последующее по необходимости редактирование
Сбор, составление всех документов Требуемых для назначения пенсии вышедшим на неё сотрудникам
Ведение воинского учета Данный момент регламентируется законодательными нормами, строго обязателен для осуществления

Если же по какой-то причине работодатель самостоятельно заниматься подобной деятельностью не желает и в то же время собственный отдел организовывать не спешит, можно воспользоваться услугами кадрового учета.

Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация.

Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета.

Правовое регулирование

Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета.

К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее:

Трудовой кодекс РФ Под редакцией Федерального закона №197-ФЗ от 30.12.01 г.
Закон РФ №1032-1 от 19.04.91 г. «О занятости населения Российской Федерации»
Федеральный закон №62-ФЗ от 31.05.02 г. «О гражданстве Российской Федерации»
Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.04 г. «Об архивном деле»
Федеральный закон №63-ФЗ от 06.04.11 г. «Об электронной подписи»
Федеральный закон №129-ФЗ от 09.08.95 г. «О почтовой связи»
Общероссийский классификатор управления документами ОК 011-93 Введен постановлением №299 Госстандарта РФ от 30.12.93 г.

Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам.

Трудовая инспекция при проведении проверок вне зависимости от причины подобного рода мероприятия всегда обращает в первую очередь именно на трудовые книжки.

На данный момент основополагающим документом, регламентирующим процесс ведения трудовой, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

Утверждены Постановлением Правительства РФ №255 от 16.04.03 г. Изучить все нормативные документы, касающиеся кадрового учета, достаточно сложно.

Особенно если дело касается предприятия, одновременно работающего в нескольких различных направлениях. В таком случае желательно будет избежать ручного оформления.

Кадровую структуру предприятия смотрите в статье: состав и структура кадров предприятия.

Формулу коэффициента постоянства кадров, .

Одним из самых востребованных и качественных программ сегодня делаются в 1С. Данная структура предлагает своим клиентам обширный перечень автоматизированных программ для производства.

Как вести учет кадров в организации

Осуществлять учет кадров в организации необходимо в соответствии с действующими нормативными документами. Отклонения от установленных законодательством норм не допускается.

Но у большинства впервые столкнувшихся с необходимостью ведения подобного учета граждан возникают сложности. Именно поэтому стоит заранее рассмотреть вопросы:

  • с чего начать;
  • какие нужны документы;
  • обязательные журналы в кадровом делопроизводстве (образцы).

С чего начать

Самое сложное в постановке кадрового дела на сегодняшний день – самое начало. Первое, чем необходимо будет заняться сотруднику или непосредственно руководителю при постановке в нуля – оформление документации.

Необходимо будет организовать соответствующим образом документооборот. Необходимо будет осуществить следующие действия:

  • разработать все требуемые обязательно на предприятии нормативные локальные каты:
  1. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
  2. Основное положение по оплате труда.
  3. Инструкции должностного характера.
  4. Регламент для отдельных структурных подразделений.
  5. Соглашение на обработку персональных данных.
  6. Положение о защите данных сотрудников.
  • разрабатывается персональное штатное расписание для каждой отдельной штатной единицы;
  • формируется штатная расстановка;
  • подготавливаются типовые или же специализированные трудовые договора, а также соглашения о материальной ответственности;
  • подготовка табеля форм по личному составу;
  • оформляется личная карточка работника – по форме №Т-2;
  • разрабатываются личные бланки-заявления для работников;
  • подготавливаются различного рода внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей по ведению воинского учета, а также трудовых).

При этом следует помнить, что оформление всех кадровых событий должно осуществляться обязательно при использовании первичной документации.

Перечень её отражается в соответствующих разделах нормативно-правовой документации. Образы важно рассмотреть заранее.

При возможности и отсутствии автоматизированной системы ведения учета необходимо будет скачать образцы всех необходимых документов из интернета. Важно пользоваться авторитетными источникам.

Какие нужны документы

Сегодня при ведении кадрового учета необходимо будет составить очень большое количество самых разных документов. Но при существует перечень, которые следует оформить в первую очередь.

Такие документы называются «первичными». В этот перечень на сегодняшний день входит следующее (все они пронумерованы соответствующим образом):

№Т-1 Приказ о приеме сотрудника (одного) на работу
№Т-1а Приказ о приеме сотрудников (нескольких сразу) на работу
№Т-2 Образец оформления личной карточки конкретного сотрудника
№Т-2ГС (МС) Необходимо оформлять в случае, если трудоустройство осуществляется муниципального (государственного) служащего
№Т-3 Представляет собой образец штатного расписания
№Т-4 Необходимо составлять для научного/педагогического сотрудника
№Т-5 Формат приказа, оформляемого в случае необходимости перевода на другую работу конкретного сотрудника
№Т-5а Приказ, оформляемый в случае перевода сразу нескольких работников на другую работу
№Т-6 Такое распоряжение оформляется при предоставлении отпуска
№Т-6а Если предоставляется отпуск одновременно сразу нескольким работникам
№Т-7 Представляет собой график отпусков
№Т-8 Приказ, оформляемый в случае прекращения действия трудового соглашения
№Т-8а Если необходимо будет осуществить процедуру увольнения
№Т-9 Требуется составлять при отправке работника в командировку
№Т-9а Если необходима отправка в командировку
№Т-10 Формируется командировочное удостоверение
№Т-10а Представляет собой унифицированный формат служебного задания, включает в себя отчет (если подобное необходимо в конкретном случае)
№Т-11 Если необходимо осуществить поощрение работника
№Т-11а Поощрение сразу двух или же большего количества различных работников
№Т-12 Документ учета рабочего времени, формат вычислений
№Т-13 Как составляется табель ведения учета рабочего времени

Перечень форматов различного рода учетной документации включает в себя не один десяток различного рода документов.

Потому следует быть особенно осторожным при их оформлении. Велика вероятность допущения различного рода ошибок.

Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве

Сегодня существует некоторый перечень журналов, которые необходимо обязательно вести в кадровом делопроизводстве.

Некоторые из них являются унифицированными. Составлять их требуется строго в соответствии с действующими стандартами.

Также существует перечень журналов, наличие которых обязательно. Но формат их может выбираться в соответствии с действующими законодательными нормами.

В перечень обязательных для ведения кадровых журналов на сегодняшний день входят следующие:

  • учета приказов – составляется специально для личного состава;
  • учета трудовых соглашения;
  • движения трудовых;
  • учета военнообязанных;
  • учета отпусков;
  • регистрации и контроля за документами (поступающими/отправленными);
  • учета командировок;
  • медицинских осмотров;
  • иных.

Полный перечень всех обязательных журналов отражается в законодательстве. Образцы составления можно разыскать в интернете.

Часто задаваемые вопросы

Постановка с нуля кадрового учета на сегодняшний день имеет большое количество самых разных особенностей и нюансов.

Важно заранее рассмотреть следующие вопросы:

  • порядок восстановления;
  • нюансы у ИП с наемными работниками;
  • кто ведет на малом предприятии.

Порядок восстановления

Сам порядок восстановления учета не отражается в законодательстве. Но обычно подобная процедура включает в себя следующие основные этапы:

  • изучается действующие нормативные документы;
  • определяется перечень всех необходимых документов;
  • составляется прогноз дальнейшей деятельности предприятия;
  • определяются лица, отвечающие за документы;
  • формируется штатное расписание;
  • проводится проверка правильности оформления работника;
  • удостоверяемся, что все совмещения, кадровые перестановки оформлены соответствующим образом;
  • проверяется вопрос оформления увольнений (как прошлых, так и текущих);
  • устанавливается законность «рабочего времени» на конкретном предприятии.

Нюансы у ИП с наемными работниками

Процедура кадрового учета наемных работников у ИП осуществляется стандартным образом.

Должностные обязанности начальника отдела кадров узнайте из статьи: начальник отдела кадров.

Профстандарт специалиста по кадрам в 2019 году, .

Образец журнала регистрации приказов по кадрам, .

Заключение соглашения осуществляется в несколько основных этапов:

  • получение всех необходимых в данном случае документов;
  • осуществляется оформление заявления о приеме на работу;
  • составляется/подписывается сторонами договор;
  • составляется приказ о приеме на работу;
  • заводится личная карточка сотрудника;
  • вносится соответствующая запись в трудовую.

Кто ведет на малом предприятии

Обычно для ведения учета рассматриваемого типа нанимается специальный персонал. Но на малых предприятиях вести учет может также самостоятельно руководитель. Этот момент законодательством не устанавливается.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии имеет множество различных особенностей и нюансов.

Потому стоит рассмотреть их заранее. Только так можно будет избежать всевозможных проблем, иных затруднений.

Предыдущая статья: Состав и структура кадров предприятия Следующая статья: Образец договора на бухгалтерское обслуживание

Кадровый учет по упрощенной схеме

К примеру, определенный работодатель воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по упрощенной схеме. Он предоставляет рабочее место своему первому сотруднику. В этой ситуации необходимо надлежащим образом соблюсти соответствующие формальности, что предусматривает обязательное осуществление работодателем следующих действий:

  • составление и подписание обеими сторонами договора, регламентирующего трудовые отношения;
  • оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного работника на предприятии;
  • внесение нужных сведений (данных) в трудовую книжку, принадлежащую нанимаемому сотруднику;
  • заполнение персональной карточки субъекта, официально зачисленного в штат организации.

Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2017 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.

Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров

Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.

Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:

  1. размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей;
    штатная численность – не более 15 человек;
  2. доля участия государства – максимум 25%.

Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.

Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.

Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.

Заключение с нанимаемым работником договора

Заключаемые с физическими лицами договоры (соглашения) можно по праву разделить на две укрупненные категории:

  1. трудовые;
  2. гражданско-правовые.

Гражданско-правовой договор

Цель договорных отношений – достижение конкретного, четко определенного результата. Работодатель в данном случае является заказчиком, а работник – исполнителем. Исполнитель выполняет определенную работу или достигает конкретного результата в назначенный договором срок. Заказчик принимает данную работу и, если её результат соответствует установленным требованиям, прописанным в договоре, своевременно выплачивает исполнителю причитающееся вознаграждение.

Гражданско-правовой договор имеет следующие особенности:

  • заключается между заказчиком и исполнителем на строго определенный период или, как вариант, до появления нужного, конкретно идентифицированного результата;
  • не предусматривает оформления кадровых документов, внесения данных в трудовую книжку, уплаты взноса в ФСС (фонд социального страхования);
  • помимо суммы обусловленного вознаграждения, непосредственно указанной в соглашении, заказчик обязан уплатить за конкретного исполнителя подоходный налог (НДФЛ) по стандартной ставке 13%, а также взнос для ПФР (22%) и медицинскую страховку ФФОМС (5,1%).

Трудовой договор

В основе договорных отношений – необходимость осуществления наемным работником определенного процесса, для которого работодатель обеспечивает надлежащие условия. Работник следует установленному регламентом распорядку, соблюдает требования трудовой дисциплины, выполняет конкретные поручения работодателя, самостоятельно совершает определенные действия. Работодатель ежемесячно выплачивает наемному работнику оговоренную соглашением заработную плату, делая это, как правило, двумя платежами – аванс и окончательный расчет.

Трудовой договор в РФ чаще всего заключается сторонами бессрочно. Такой способ оформления трудовых отношений подразумевает необходимость оплаты работодателем за наемного работника подоходного налога, а также вышеупомянутых взносов для ПФР (пенсионный взнос), ФФОМС (медицинская страховка) и ФСС (соцстрах).

Следует отметить, что необходимость ведения кадрового учета и делопроизводства возникает в практике управления персоналом именно тогда, когда наемный работник оформляется на предприятии или у индивидуального предпринимателя с заключением трудового договора.

Субъекты бизнеса, отнесенные к микропредприятиям, получили возможность оформлять отношения с наемными работниками по типовой форме трудового договора, специально утвержденной государством с целью упрощения порядка ведения кадров. Данная форма подразумевает заполнение именно тех её пунктов, которые имеют непосредственное отношение к выполняемой работе, являющейся предметом составляемого сторонами трудового договора.

Какие документы необходимы для оформления трудового договора

Сотрудник, нанимаемый на работу по трудовому договору, должен предоставить работодателю следующий набор обязательных документов:

  • Гражданский паспорт, при отсутствии которого можно предъявить временно предоставленное удостоверение личности.
  • Свидетельство СНИЛС.
  • Для военнообязанных – военный билет.
  • Трудовая книжка (не требуется, если работник, уже имеющий основную занятость, трудоустраивается по совместительству).

Дополнительные бумаги, которые могут потребоваться работодателю в определенных ситуациях:

  1. Документы о наличии у наемного работника соответствующего образования.
  2. Медицинская книжка (бумага о прохождении нанимаемым сотрудником обязательного медосмотра).
  3. Документ о наличии или отсутствии у гражданина судимостей.

Если оформляемый сотрудник не осуществлял прежде трудовую деятельность, работодатель обязан завести для него трудовую книжку, а также получить в ПФР свидетельство СНИЛС.

Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.

Если у физического лица отсутствует ИНН, данное обстоятельство не считается основанием для отказа ему в трудоустройстве, а работодатель будет вынужден сдавать за него соответствующую отчетность без указания этого реквизита.

Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве

Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.

Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:

  1. наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
  2. дата составления и регистрационный номер документа;
  3. срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
  4. ФИО оформляемого работника;
  5. наименование подразделения;
  6. должность нанимаемого сотрудника;
  7. условия трудоустройства, характер работы;
  8. размер оговоренной ставки (оклада);
  9. величина обусловленной надбавки;
  10. продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
  11. основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
  12. подпись руководителя (с расшифровкой);
  13. подпись работника об ознакомлении с данным приказом.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *