Кадровые документы

Ранее в нашей статье: «Виды кадровых документов организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ» мы уже упоминали, что кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ.

В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии в любой организации, относятся:

  • трудовая книжка работника;
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • трудовой договор (или контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
  • личную карточку (форма № Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;

Рассмотрим более подробно вышеприведенные документы.

Трудовая книжка. Трудовая книжка работника является основным документом, подтверждающим имеющуюся у работника трудовую деятельность и его трудовой стаж (см. ст.66 Трудового кодекса РФ). Трудовая книжка предъявляется работником при трудоустройстве (приеме на работу). Ведением трудовых книжек осуществляет работодатель в соответствии с порядком заполнения, ведения и хранения, утвержденным Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69. При увольнении работника все записи о его работе, награждениях, переводах на другую должность, внесенные в трудовую книжку в период работы работника в организации, должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.

Штатное расписание. Данный документ утверждается в начале работы организации по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 и действует бессрочно. Если есть на то необходимость, в штатное расписание могут вноситься дополнения в неограниченном количестве, такие дополнения в свою очередь утверждаются приказом руководителя организации. Действующий Трудовой кодекс РФ прямо не указывает на необходимость наличия этого документа в организации. Одновременно с этим обязательность этого документа упоминается в статье 15 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Помимо указанного, штатное расписание содержится и в перечне документов, проверяемых сотрудниками Пенсионного Фонда РФ.

Трудовой договор. Трудовой договор с работником – основополагающий документ в кадровом делопроизводстве организации (ст. 56 Трудового кодекса РФ). Он заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов и требований трудового законодательства по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии с положениями статьи 57 Трудового кодекса РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Прием работника в организацию (вновь принятые работники) оформляются приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу по форме № Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1, на основании заключенного с работником трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой функции работника. Данный документ является основанием для предоставления работнику его рабочего места и закрепления за ним необходимого имущества работодателя. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу подготавливается одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников и личных карточек, составляет 75 лет.

График отпусков. Данный документ утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года, об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. График отпусков необходим для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на текущий календарный год с разбивкой по месяцам.

Табели учета рабочего времени. В табеле учета рабочего времени фиксируется рабочее время каждого работника организации за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени. Унифицированная форма табеля учета рабочего времени № Т-12 и № Т-13, утверждены Постановлением Госкомстата России № 1. В нем содержится табельный номер каждого работника организации, фамилию, имя и отчество работника, а также сведения о рабочем времени за каждое число отработанного месяца. Табель учета рабочего времени ведется табельщиком или ответственным за ведение табеля лицом, которое назначается приказом руководителя с целью кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, об этом сказано в статье 190 Трудового кодекса РФ. Унифицированной формы правила не имеют. Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и включают в себя, как правило, следующие разделы: прием на работу; перевод на другую должность; увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.п.

Положение по защите персональных данных работника.

Обязанность работодателя по утверждению положения о защите персональных данных работника закреплена в статье 87 Трудового кодекса РФ, а также в Федеральном законе РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных». Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Положение о защите персональных данных унифицированной формы не имеет. В указанный документ включают такие разделы, как: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение персональных данных работника.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна иметь нумерацию, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации.

Договор о полной материальной ответственности. Положения о договорах полной материальной ответственности работников содержатся в статьях 243, 244 Трудового кодекса РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими восемнадцатилетнего возраста, в случае передачи работнику для выполнения возложенных на него обязанностей материальных ценностей для хранения или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России № 85.

Таким образом, мы постарались рассмотреть основные обязательные кадровые документы для организации любой формы собственности и их особенности, при отсутствии которых инспекция по труду, в случае проверки Вашей организации, может на вполне законных основаниях привлечь компанию к административной ответственности за отсутствие, какого либо из приведенных в настоящей статье кадровых документов.

>Обязательные кадровые документы

Главная / Архив номеров / № 7 (7) 2011 /Статья Обязательные кадровые документы в организации

Обязательные кадровые документы в организации

Что же мы все о недобросовестных работодателях. Да, такие встречаются, но все же большинство работодателей стремиться соблюдать законы и не нарушать права работников. В данном выпуске Советника предпринимателя мы поможем начинающему предпринимателю организовать кадровую работу – расскажем о том, какие кадровые документы должны храниться в любой организации. Надеемся, что данная таблица поможет Вам провести «инвентаризацию» кадровой документации до того, как придут проверяющие органы.

Обязательные кадровые документы (основные)

Наименование документа

Форма

Срок хранения

Чем предусмотрено

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

Свободная, унифицированной нет

75 лет

Ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ, срок хранения – ст. 657 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

График отпусков

форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

Один год

Ст. 123 ТК РФ, срок хранения – ст. 693 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Трудовые книжки

Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет

Ст. 66 ТК РФ, срок хранения – ст. 664 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек

Утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

75 лет

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», срок хранения – ст. 695 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Табель учета рабочего времени

Формы № Т-12 и № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

В течение пяти лет, а при наличии тяжелых, вредных и опасных условий труда – 75 лет

Ст. 91 ТК РФ, срок хранения – ст. 586 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Личная карточка работника

Формы № Т-2 и № Т-2ГС(МС) – утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

75 лет

П. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), срок хранения – ст. 658 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Штатное расписание

Форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

Постоянно

Ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, срок хранения – ст. 71 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Правила внутреннего трудового распорядка

Нет утвержденной формы

ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми

Ст. 189 ТК РФ, срок хранения – ст. 773 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Положение о персональных данных работников

Нет утвержденной формы

Постоянно

Ст. 87 ТК РФ, срок хранения – ст. 655 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ об утверждении расчетного листка

Нет утвержденной формы

75 лет

Ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ о приеме на работу

Формы № Т-1, № Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Ст. 68 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ о переводе на другую работу

Формы № Т-5, № Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Ст. 72.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ о предоставлении отпуска

Формы № Т-6, № Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Приказ об увольнении

Формы № Т-8, № Т-8а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

75 лет

Ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, срок хранения – ст. 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Инструкции по охране труда

Нет утвержденной формы

Постоянно

П. 21 ч. 2 ст.

Какие документы (перечень) являются обязательными в организациях

212 ТК РФ

Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте

Нет утвержденной формы

Постоянно

П. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.2003

Инструкции, документы о мерах пожарной безопасности, включая журналы ознакомления с документами

Нет утвержденной формы

Постоянно

Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденные Приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313

Журнал проверок

Утв. утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141

Постоянно

Ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

* При подготовке таблицы использованы материалы Путеводителя по кадровым вопросам СПС «КонсультантПлюс».

Конечно, это далеко не весь перечень документов, перечислены лишь основные. В организации с учетом специфики ее деятельности набор документов может меняться, например, если в организации применяется сменная работа, то должен составляться график сменности, если имеется система обучения, то требуется утвердить положение о системе обучения, в образовательных и научных организациях помимо личной карточки работника применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. В организациях с вредными и опасными условиями труда требуется составлять табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда.

Также при наступлении определенных случаев требуется составление иных документов, например, акта о несчастном случае на производстве, приказа о применении дисциплинарного взыскания и т. д.

К числу необязательных документов относятся:

— коллективный договор

— должностные инструкции

— положение о порядке прохождения испытания

— положение о структурном подразделении

Что касается коллективного договора, то он составляется в интересах работника, в нем могут быть только положения, которые улучшают его положение по сравнению с действующим законодательством. Поэтому работодателю лучше про него подзабыть. Бывают такие курьезные случаи, когда руководство, думая, что составление этого документа обязательно, само инициирует сложную процедуру по его заключению, подписывают (естественно с менее выгодными условиями для себя, чем существовали ранее), а потом берутся за голову, когда кто-нибудь им подсказывает, что заключать его было вовсе не обязательно.

А вот должностные инструкции, напротив, выгодны работодателю, хотя и не обязательны по закону. Во-первых, работник должен знать, что ему делать, если это закреплено, то при неисполнении обязанностей его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Во-вторых, перечень обязанностей, конечно, может быть изложен и в трудовом договоре, но если вы захотите изменить или дополнить обязанности работника, сделать это можно будет только с его согласия путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. А при изменении должностной инструкции требуется лишь ознакомление с ней работника. Поэтому часто в трудовом договоре при описании обязанностей делается только отсылка к должностной инструкции.

Вербицкая Юлия Олеговна, главный редактор Правовой газеты «Статус», юрист Отдела образования Верх-Исетского района, заведующий Юридической клиникой Института юстиции УрГЮА

Опубликовано: Правовая газета «Статус» № 7 (7) 2011 С. 5

Копирование любых материалов с сайта допускается только при указании на источник с активной ссылкой на сайт http://gazeta-status.ru/

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.

I. Документация по личному составу работников

1. Распорядительные документы

Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)

Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а)

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)

Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а)

2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность

Трудовые книжки

Трудовые договоры и соглашения к ним

3. Информационно-расчетные документы

Личная карточка работника (Форма Т-2)

Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)

Штатное расписание (Форма Т-3)

График отпусков (Форма Т-7)

Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)

Расчетные листки на выплату заработной платы работникам

Листки о временной нетрудоспособности

Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска

Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений

Командировочные документы:

— командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Форма Т-11)

4. Внутренняя служебная переписка

Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.

II. Внутренние нормативные акты по труду

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Положение о защите персональных данных работников

Должностные инструкции работников

Договоры о полной материальной ответственности

Положение о коммерческой тайне

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета листков временной нетрудоспособности

Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами

Книга регистрации трудовых договоров

Книга регистрация кадровых приказов

Книга регистрации командировочных удостоверений

Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении

Журнал регистрации проверок контролирующих органов

Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!

Перечень кадровых документов

Документ Ссылка на законодательство Оформление
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка Статья 189 Трудового кодекса РФ Обязательно
Штатное расписание Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление МТиСР РФ от 10.10.03 N 69 Обязательно
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не отрегулированы трудовым договором
Положение о персональных данных работников Статья 86 Трудового кодекса РФ Обязательно
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании работников Обязательно, если вопросы оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах
Положение об охране труда Необязательно
Инструкции по охране труда по профессиям Обязательно
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Обязательно
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 Трудового кодекса РФ Обязательно
График отпусков Статья 123 Трудового кодекса РФ Обязательно
Положение о коммерческой тайне Федеральный закон от 29.07.04 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор (соглашение) Не обязательно, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор Статьи 16, 56, 67 Трудового кодекса РФ Обязательно
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Статья 68 Трудового кодекса РФ Обязательно
Личная карточка работника Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно
Трудовая книжка Статья 66 Трудового кодекса РФ,
Постановление Правительства от 16.04.03 N 225,
Постановление МТиСР РФ от 10.10.03 N 69
Обязательно
Договоры о полной материальной ответственности Приложения N 2 и N 4 к постановлению МТиСР РФ от 31.12.2002 N 85 В случаях установления полной материальной ответственности
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты Статья 128 Трудового кодекса РФ Обязательно
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Статья 91 Трудового кодекса РФ Обязательно
График сменности Статья 103 Трудового кодекса РФ Обязательно при наличии сменной работы

>Документы, которые должны быть у ООО

Учредительные документы (особенно устав) представляют свод прав, обязанностей, условий функционирования организации, ее трудового коллектива, конституирующих статус организации

Законодательные акты, регулирующие деятельность организаций, устанавливают два учредительных документа: устав и договор об учреждении.

Ст. 52 ГК РФ гласит, что юридическое лицо действует на основании устава, либо договора об учреждении и устава, либо только договор об учреждении.

Договор об учреждении юридического лица заключается, а устав утверждается его участниками.

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место нахождения и порядок управления его деятельностью, другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Для отдельных видов юридических лиц в учредительных документах должны быть определены предмет и цели деятельности.

Корпоративные документы

  • Устав со всеми изменениями и дополнениями или действующая редакция Устава (их копии с печатью налогового органа)

Предыдущие редакции устава желательно хранить. Чтобы не запутаться в редакциях, можно сделать надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …»

Устав должен содержать следующие сведения

  • Об организационно-правовой форме
  • О наименовании, нахождении организации
  • О размере ее уставного капитала (фонда), составе
  • О порядке распределения прибыли
  • О порядке образования фондов
  • О порядке и условиях реорганизации и ликвидации
  • Учредительный договор или Договор об учреждении
  • Договор об учреждении устанавливает, что

    • Учредители обязуются создать юридическое лицо
    • Учредители определяют:
    • Порядок совместной деятельности по созданию юридического лица
    • Условия передачи имущества, участия в его деятельности
    • Порядок и условия распределения прибыли и убытков между участниками управления деятельностью
    • Порядок выхода участников из состава юридического лица

    Договор об учреждении должен содержать сведения

    • О наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей
    • О местонахождении учредителей
    • О государственной регистрации
    • О размере уставного капитала
    • О долях участия (паях, количестве акций), принадлежащих каждому учредителю
    • О размерах, порядке и способах внесения вкладов (оплаты акций)

    Договор об учреждении весьма странный документ, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет».

    Юридически этот договор вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует.

    При создании ООО учредители в соответствии со ст. 89 ГК РФ должны заключать такой договор.

    • Протокол или решение о создании ООО

    Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества необходимо хранить.

    Самым часто используемым является протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, так как его регулярно запрашивают нотариусы.

    Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников.

    Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о ЮЛ), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.

    • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме N Р51003 (или более старое)
    • Уведомление (Форма N 1-3-УчетКод по КНД 1121029) или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (Форма N 1-1-Учет Код по КНД 1121007)
    • Листы записи ЕГРЮЛ по форме N Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ

    Все листы записи в ЕГРЮЛ (и первый, и выдаваемые в связи с изменениями) следует хранить, они могу понадобиться у нотариуса и в банке.

    Выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно.

    • Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
    • Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
    • Информационное письмо Росстата (коды статистики)

    В Москве письмо Росстата можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Оно может заменить оригинал.

    Документы, подтверждающие адрес ЮЛ

    Если помещение принадлежит самой организации

    • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
    • Правоустанавливающие документы на помещение

    Если помещение в аренде

    • Договор аренды
    • Акт приема-передачи помещения
    • Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем

    Предусмотрена п. 1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФЗ от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

    Если помещение является местом жительства руководителя

    • Гарантийное письмо от собственника
    • Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником

    Предусмотрена п.

    Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

    1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФP от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

    Документы по основной деятельности

    Все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним хранить обязательно.

    По окончании срока их действия документы следует подшить и отправить в архив (могут потребоваться при повторном получении лицензии или разрешения или при определенных обстоятельствах в суде).

    • Подтверждение членства специализированной СРО

    Если компания состоит в СРО. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

    • Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам

    Если для выполняемых работ требуются такие допуски.

    После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

    • Уведомления о начале деятельности

    Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.

    • Документы о внесении в Торговый реестр

    Если ООО осуществляет торговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).

    • Документы на ККТ и договоры на их обслуживание

    Если в работе используется ККТ.

    Кадровые документы

    Обязательные кадровые документы — это те документы, которые упомянуты в ТК РФ и других законах.

    Их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по ст. 5.27.КоАП, повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

    Ст. 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

    • Трудовые книжки всех работников

    Хранить в металлическом сейфе.

    Выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

    При необходимости работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

    • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
    • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
    • Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями

    Ст. 67 ТК РФ установлена обязательная письменная форма трудового договора.

    Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен быть отдан работнику. Желательна подпись работника на экземпляре компании «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата».

    • Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
    • Штатное расписание по форме Т-3

    Штатное расписание предусмотрено ст. 15 и 57 ТК РФ.

    • Табель учета рабочего времени по форме Т-13 или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы по форме Т-12

    Можно вести в электронном виде, при проверках распечатывать.

    • Правила внутреннего трудового распорядка

    Предусмотрены ст. 189 и 190 ТК РФ.

    • Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)

    Предусмотрен ст. 87 и 88 ТК РФ.

    • График отпусков по форме Т-7

    Можно вести в электронном виде. При проверках распечатывать.

    • Личные карточки по форме Т-2

    Многие ведут в электронном виде и распечатывают при проверках, однако следует помнить, что на этих карточках должна стоять оригинальная подпись работника.

    При заполнении карточек возникает много вопросов, так как карточка содержит вопросы о персональных данных, дать ответы на которые работник может отказаться на основании закона о тайне персональных данных. Все данные могут быть внесены в карточку только на основании письменного согласия работника.

    Приказы и распоряжения хранить обязательно, все!

    • Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
    • Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений
    • Желательно журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров
    • Все ведомости, расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка
    • Документы по аттестации рабочих мест

    Согласно ст. 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ N 590н от 12.12.2013).

    • Документы по охране труда

    Список таких документов включает инструкции, положения, журналы инструктажа, документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, документы о финансировании мероприятий по охране труда, сопутствующие акты и приказы.

    • Документы, которые могут стать обязательными при определенных обстоятельствах
    • Коллективный договор

    Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

    • Положение об оплате труда и премировании

    Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка).

    Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.

    • Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
    • Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы

    Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

    Обязателен при наличии сменной работы.

    • Положение о коммерческой тайне

    Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан хранить коммерческую тайну.

    • Списки отдельных категорий сотрудников
    • Несовершеннолетних работников
    • Работников-инвалидов
    • Беременных работниц
    • Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет
    • Одиноких матерей
    • Лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
    • Работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
    • Работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам

    Обязательны при их наличии в штате.

    Напомним, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере.

    • Документы, необходимые для привлечения иностранных работников

    При наличии таких работников – обязательны.

    Виды услуг от ААА-Инвест

    • Регистрация ООО
    • Регистрация изменений
    • Купля-продажа доли
    • Изменения УК
    • Изменения в видах деятельности общества (ОКВЭД)
    • Приведение устава в соответствие с ФЗ N 312-ФЗ
    • Смена названия, юридического адреса
    • Ликвидация и реорганизация ООО
    • Внесение в реестр малого предпринимательства г. Москвы

    Мы рады видеть Вас среди Клиентов ААА-Инвест!

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *