Излишки при инвентаризации

Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?

Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.

Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

  • преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
  • противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
  • присутствие ошибок и недочетов в документации.

Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

Как написать в отношении товаров на складе — образец

Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, .

Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

  • Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
  • Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
  • Дата составления записки, ее порядковый номер.
  • Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
  • Инициалы, должность, подпись работника.

Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе –

word.

Генеральному директору

компании “Шкаф”

Митину Л.Д.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

о недостаче товаров на складе

№153

12.06.2018 г

Я, Углов Д.А., 12 июня 2018 года проводил пересчет товара на складе. В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.

Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю потребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения. Я никакого отношения к недостаче не имею, поэтому утверждаю, что моей вины в выявленном нарушении нет.

Кладовщик, Углов Д. А.

Пример записки по факту нехватки денег в кассе

В случае выявления недостачи денег в кассе также как и в предыдущей ситуации, материально-ответственным лицом оформляется объяснительная записка.

Структура документа в каждом случае одинакова — различаются лишь причины возникновения проблемы.

Скачать образец объяснительной записки при недостачи денег в кассе –word.

Генеральному директору

“ООО” Стандарт

Ефанову М.В.

Объяснительная о недостаче денег в кассе

№ 100

15.06.2018 г

15 июня 2018 года в компании была проведена инвентаризация, в результате которой специалистами, ее проводящими, была обнаружена недостача денег в кассе — 50000 р.

Предполагаю, что она возникла по причине того, что 12 июня мною была выдана аналогичная сумма сотруднику отдела кадров, Зимину А.А. Расходный ордер при этом оформлен не был. Выдача денег была произведена по доверенности, составленной главным бухгалтером Ивановой М.В.

Кассир, Маркова М. Т.

Инвентаризация

Можно выделить три основных этапа проведения инвентаризации:

  • определение состава инвентаризационной комиссии, срока для осуществления инвентаризации и причин ее проведения. Все эти составляющие должны быть включены в один документ — приказ руководителя (форма ИНВ-22);
  • сам процесс инвентаризации (осмотр, взвешивание, другие операции, направленные на выявление недостач и излишков при инвентаризации), т. е. действия инвентаризационной комиссии, направленные на установление фактических сведений в отношении имущества организации. Этот этап включает в себя составление инвентаризационной документации (описей имущества);
  • сличение установленных в результате проверки сведений с информацией, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, и уточнение этой информации (в т.ч. оприходование излишков при инвентаризации и списание недостач). Этот этап включает в себя составление сличительных ведомостей, документальное подведение итогов инвентаризации, соответствующие распорядительные действия со стороны руководства организации.

Инвентаризационная комиссия в ходе инвентаризации должна соблюдать указания Минфина РФ по порядку ее проведения и учета результатов, оприходованию излишков и действий в отношении недостач.

Указания на то, как именно проводить инвентаризацию, содержатся в Рекомендациях Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года N 49 (далее – Рекомендации).

Излишки, обнаруженные в процессе инвентаризации

Зачастую инвентаризация сопровождается выявлением неучтенных излишков. Это могут быть как основные средства, так и товарно-материальные ценности или нематериальные активы. Как правило, возникновение излишков – это результат ошибок в учете.

После сличения инвентаризационной комиссией фактических данных с данными учета следующим действием является утверждение руководителем результатов инвентаризации путем издания соответствующего приказа. Результатом выполнения этого приказа должно стать приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическими, установленными в ходе инвентаризации сведениями. Для этой цели надлежит недостачи и излишки, выявленные при инвентаризации, соответственно правильно списать и оприходовать.

При всем этом важно закончить инвентаризацию до подписания отчетности руководителем организации, а вышеуказанное уточнение бухгалтерского учета осуществить на дату проведения инвентаризации.

Инициатива руководителя, оформленная в виде приказа на оприходование излишков, является основанием для урегулирования излишков в бухгалтерском учете.

Унифицированная форма такого приказа государственными ведомствами не предусмотрена. По этой причине такой приказ может быть оформлен организацией с использование собственной утвержденной формы.

образец приказа об учете результатов инвентаризации

Как выполнять приказ на оприходование излишков при инвентаризации

Варианты действий в рассматриваемой ситуации не очень обширны.

Одним из вариантов учета излишков является так называемая пересортица. В отдельных случаях она возможна, когда в ходе инвентаризации наряду с излишками была установлена недостача. Путем указанной пересортицы возможно осуществить взаимный зачет излишков и недостач.

Если стоимость недостачи превышает стоимость излишков, соответствующая разница может быть направлена ко взысканию с виновных лиц, а при их отсутствии – списана на финансовые результаты (Дебет сч. 91, субсчет 91-2).

Обратим также внимание на следующее требование, представленное в п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

В обратной ситуации (когда стоимость излишков превышает стоимость недостающих ценностей) возникающая суммовая разница включается в состав прочих доходов (Дебет 91-1 Кредит 41-1 (10-1)).

Если недостач инвентаризационной комиссией не было установлено, то излишки имущества, выявленные при инвентаризации, отражаются в финансовом результате и приходуются по рыночным ценам на дату инвентаризации.

Подобное отражение в бухгалтерском учете производится по кредиту счета 91-1 «Прочие доходы» в корреспонденции со счетами, соответствующими выявленным излишкам (например: 01, 10, 41, 50).

Рассмотрим ряд примеров:

  • в результате проведенной инвентаризации выявлен неучтенный прибор (аккумулятор) стоимостью 28000 рублей. В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

п/п
Операция Д-т К-т Сумма
1 Прибор оприходован в составе МПЗ 10 (07, 41) 91-1 28000
  • выявлено неучтенное основное средство (станок) стоимостью 150000 рублей:

п/п
Операция Д-т К-т Сумма
1 Станок оприходован в составе ОС 01 (04) 91-1 150000
  • выявлена неучтенная наличность в кассе в сумме 1500 рублей:

п/п
Операция Д-т К-т Сумма
1 Оприходована наличность 50 91-1 1500

Важно не забывать, что излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются:

  • по рыночной стоимости;
  • на дату инвентаризации.

Кроме того, организациям необходимо учитывать, что в налоговом учете излишки по результатам инвентаризации следует отражать во внереализационных доходах.

Излишки при инвентаризации

Главная » Бухгалтеру » Излишки при инвентаризации


Вернуться назад на Излишек
Главная цель инвентаризации – это определение расхождений между имущественными ценностями, которые имеются в наличии, и теми, которые указаны в документах. После этого должно происходить устранение этой разницы.
Чтобы получить правдивые и точные результаты, нужно инвентаризацию подготовить и провести по выработанному плану. А начинается все с приказа директора.
Если были обнаружены излишки ценностей, то указать это нужно не только в бухгалтерских документах, но еще и в складском учете, если эти объекты хранились на складе предприятия.
Излишками материалов принято называть превышение наличия имущества над тем значением, которое прописано в бухгалтерском учете.
А причины появления таких излишков могут быть следующими:
• Ошибки в ходе проведения инвентаризационных работ.
• Большое количество поставляемых товаров.
• Излишняя экономия фирмы.
• Ошибки в отпуске продукции.
• Поступающие товары не учитывались в документах.
Иногда бывает, что количество выявленных излишков по одним позициям равно недостаче по другим. В таком случае, возможно, причиной является случайная замена одной продукции на другую.
Излишки ТМЦ отображаются в зависимости от того, кому это имущество принадлежит. Если оно принадлежит организации, его относят к внереализованным доходам и при расчете налогов на прибыль оно будет учитываться.
Если же оно компании не принадлежит, а, например, относится к арендованному имуществу, то в состав доходов такие материалы не вносятся.
Если выявленные излишки – это результат ошибки бухгалтера или инвентаризационной комиссии, то никуда их вписывать не нужно, а надо исправлять. Если они появились из-за политики чрезмерной экономии компании или в результате неправильной реализации, они считаются дополнительным доходом.
Регулирует излишки п. 28 Приказа Минфина № 34. Здесь говорится, что излишки приходуются исходя из рыночной стоимости, которая была в то время, когда проводилась процедура инвентаризации. А сумма должна зачисляться на финансовые результаты компании.

Это относится к коммерческим организациям. Если фирма некоммерческая, то эта стоимость признается увеличением доходов. Рыночная стоимость определяется компанией самостоятельно, или нанимается специалист в области оценки.
Чтобы принять излишки, нужен приказ руководителя организации. Перед этим комиссия определяет причины такой ситуации и способы отображения учета инвентаризации. Материально ответственный работник должен пояснить, почему на его участке образовались излишки материалов.
Создается акт инвентаризации, который комиссия передает главному бухгалтеру. А бухгалтер уже на его основании вносит излишки в свой учет и делает нужные проводки. Нужно знать, что излишки отображаются именно в тот месяц, когда была проведена в фирме инвентаризация ТМЦ.
Материально ответственный работник должен пояснить, почему на его участке образовались излишки материалов.
Выявление излишков так же плохо, как и недостача. Ведь необходимо искать причины этому и правильно отображать их в документации. Излишки могут говорить о нерациональной работе или подготовке воровства со стороны материально ответственного сотрудника.

Инвентаризация
Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация
Объекты учета
Организационные документы
Основные средства


| | Вверх

>По результатам инвентаризации выявили излишки? Что делать? Какие налоговые последствия?

Заключительным этапом инвентаризации является отражение результатов инвентаризации в учете.

Процедура проведения инвентаризации отдельных видов имущества подробно указана в п.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49 (далее по тексту — Методические указания).

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

В процессе проведения инвентаризации должны заполняться инвентаризационные описи.

Напомним, что начиная с 2013 года, формы используемых первичных учетных документов (за исключением государственных организаций), определяет руководитель экономического субъекта (п.4 ст.9 Закона №402-ФЗ). Это могут быть унифицированные формы (инвентаризационные описи утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. №88н) либо собственные, разработанные с соблюдением обязательных реквизитов первичных документов. При использовании унифицированных форм нельзя удалять имеющиеся реквизиты таких документов (письмо Минфина РФ от 08.07.2011 г. №03-03-06/1/414), можно лишь дополнять форму новыми строками или графами.

ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ: ОБРАЗЕЦ

Важно! Результаты инвентаризации имущества подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета и отчетности в месяце окончания инвентаризация, а в части годовой инвентаризации — учитываются в годовом бухгалтерском отчете.

Согласно п.4.1 Методических указаний, по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, где отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИНВ-22

Что делать с выявленными излишками?

В случае выявления при инвентаризации расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации (п.28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н).

Для того чтобы оприходовать излишки имущества, необходимо оформить соответствующий приказ руководителя компании.

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ

Важно! Выявленные при инвентаризации излишки, отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных документов, составляемых при проведении инвентаризации, а не приходных ордеров, оформляемых в целях складского учета.

Сами по себе приходные ордера не могут служить надлежащим доказательством того, что указанное в них количество материальных ценностей выявлено в качестве излишков в результате проведения инвентаризации (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 03.02.2016 г. №А32-37431/2012, Определением ВС РФ от 02.02.2017 г. №308-КГ15-804 в передаче кассационной жалобы отказано).

Иногда компания ошибочно включает в сличительную ведомость так называемые излишки имущества, которые, по сути, ими не являются.

И примером тому является налоговый спор, рассмотренный в Постановлении АС Дальневосточного округа от 20.10.2014 г. №Ф03-4478/2014.

Компания приобрела 42 500 штук садков для выращивания гребешка, из числа которых в этом же году в производство направлено 24 046 садков. По истечении двухгодичного срока использования, указанные садки были списаны в бухгалтерском и налоговом учете.

А отремонтированные и частично разобранные садки в количестве 7 820 штук при проведении инвентаризации ошибочно включены в инвентаризационную опись ТМЦ в качестве излишков и на этом основании налоговики доначислили компании налог на прибыль.

Несмотря на наличие ТМЦ в инвентаризационной ведомости, судьи отметили, что у компании отсутствуют излишки МПЗ в том понимании, какое придается данному понятию в вышеуказанной норме права, а именно: установление в результате инвентаризации фактического наличия МПЗ при отсутствии первичных документов бухгалтерского учета, позволяющих отразить их в соответствующих регистрах бухгалтерского учета, и, соответственно, подтвердить несение организацией расходов на их приобретение.

Как указали судьи, стоимость МПЗ, ранее учтенная в составе расходов для целей налогообложения, не подлежит включению в состав внереализационных доходов при повторном их использовании в производственной деятельности.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА (I ЧАСТЬ)

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА (II ЧАСТЬ)

Например

При определении продуктов питания одного и того же наименования рекомендуется воспользоваться терминами, предусмотренными Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93 (ОКП), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.12.1993 г. №301. Так, пересортицей могут являться «мясо говядина (промзабой) и «мясо говядина (промзабой) 1 категории».

При обнаружении пересортицы необходимо запросить объяснительную записку материально-ответственного лица с причинами возникновения пересортицы.

Если по предложению инвентаризационной комиссии руководитель компании принимает решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы, то результаты инвентаризации отражаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации с учетом зачета по пересортице.

Для зачета пересортицы необходимо также оформить приказ руководителя компании.

При этом столбец сличительной ведомости «приходуются окончательные излишки» должен содержать информацию о тех излишках, зачет которых недопустим в соответствии с п.5.3 Методических указаний.

А на разницу в стоимости материалов в результате пересортицы (если стоимость излишков ценностей превышает стоимость недостачи) формируется бухгалтерская запись:

Дебет 10,41 Кредит 91-1 – отражена суммовая разница между излишками и недостачами в составе прочих доходов.

ПРОВЕРКА КОНТРАГЕНТА

Важно! В налоговом учете отсутствует понятие «пересортица». Поэтому в целях избежания налоговых рисков необходимо развернуто отражать излишки в составе внереализационных доходов и недостачи – в составе внереализационных расходов (Письма Минфина РФ от 23.05.2016 г. №03-03-06/1/29309, от 01.12.2014 г. №03-03-06/1/61228, Определение ВАС РФ от 19.12.2012 г. №ВАС-16243/12).

То есть правила отражения пересортицы в бухгалтерском учете и налоговом учете различаются.

При этом для отнесения стоимости недостающих ценностей в состав расходов необходимо соблюсти условия, предусмотренные пп.5 п.2 ст.265 НК РФ.

Правда, в судебной практике имеются решения, когда судьи отмечают, что «…из смысла приведенных положений относительно порядка проведения инвентаризации и оформления ее результатов, для целей налогового учета учитываются окончательные излишки и недостачи, выявленные по результатам проведенной инвентаризации» (Постановление седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.02.2017 г. №А03-10565/2013). А в Постановлении АС Московского округа от 08.08.2016 г. №А40-164384/2015 судьи поддержали компанию в том, что в целях налогообложения должны были учитываться лишь окончательные излишки, определенные с учетом осуществленных зачетов по пересортице.

ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *