Инвентаризация резерва на оплату отпусков

Инвентаризация резерва на оплату отпусков – механизм выполнения

Право налогоплательщиков на образование отпускных резервов предусмотрено стат. 324.1 НК. Порядок учета таких операций, включая ежемесячный процент и предел отчислений, необходимо закрепить в учетной политике. Согласно актуальным законодательным нормам организации не обязаны применять резервирование, а те, кто работает по «кассовому методу» воспользоваться указанной льготой не могут.

Если же предприятие создает резерв отпускных расходов, проведение инвентаризации обязательств является обязательным по п. 3 ст. 324.1 НК. Необходимость в контрольной оценке возникает из-за того, что созданные в разрезе сотрудников суммы могут быть использованы не полностью или, наоборот, перерасходованы. При этом на 31 декабря образуется превышение фактически выданных персоналу отпускных над резервной величиной или же формируется остаток резерва. По результатам корректировок в произвольной форме составляется бухгалтерская справка либо акт.

Алгоритм действий для проведения инвентаризации отпускного резерва:

  • Утверждение руководителем приказа о предстоящей инвентаризации обязательств с определением срока мероприятия и состава комиссии.
  • Проведение инвентаризации – данные сверяются в общем по сотрудникам. При наличии структурных подразделений проверка выполняется по каждому подразделению в отдельности. На основании кадровых и бухгалтерских сведений на конец года определению подлежат – неиспользованные дни отпусков; размер среднедневного заработка; величина страховых взносов; фактическая сумма резерва для оплаты дней неиспользованных на 31 декабря отпусков; результат сравнения фактической суммы резерва и созданного резерва (положительная или отрицательная разница).
  • Итоговое заключение в виде акта или бухсправки.

Последовательность действий при проверке обоснованности резерва

Как любая сличительная проверка, инвентаризационный мониторинг резерва предстоящих расходов по отпускам начинается согласно приказу руководителя, в котором утверждаются состав проверяющей комиссии и продолжительность мониторинга.

Сама проверка, обязательная в конце года, проводится по сотрудникам каждого подразделения в отдельности и состоит из:

  • определения объема неиспользованных на конец года дней отпусков. Источником этих данных являются сведения из кадрового учета организации;
  • определения для расчета резерва величин среднедневного заработка и соответствующих ему страховых взносов;
  • определения суммы, необходимой для оплаты всех неиспользованных на конец года отпусков, и сравнения ее величины с остатком резерва в учете;
  • отражения результатов на бухгалтерских счетах.

Например, инвентаризацией определено, что в конце года в организации числится остаток резерва на выплату отпусков 139 400 руб. Не использовано 115 календарных человеко-дней отпуска. Средняя зарплата за месяц составляет 27 570 руб. Рассчитанная сумма резерва составит 140 889 руб.:

  • сумма отпускных 108 210 руб. (27 570 руб. / 29,3 дня * 115 календарных дней)
  • страховые взносы 32 679 руб. ((22% страховые взносы на ОПС + 5,1% страховые взносы на ОМС + (2,9 % + 0,2 %) взносы на ОСС) * 108 210 руб.)

Оформляется проверка самостоятельно разработанной формой акта, т.к. утвержденной формы для проверки резервов будущих расходов нет. К акту прилагается расчет вышеперечисленных величин.

Алгоритм инвентаризации

  1. По каждому сотруднику подгружается количество неиспользованных дней отпуска и его средний заработок (такой же как при расчете отпуска).
    В нашем примере по сотруднику Астрову количество неиспользованных дней отпуска составит 23,33 дня, а средний заработок — 1 029,99 руб.
  2. Сумма обязательства получается путем умножения дней неиспользованного отпуска на средний заработок:
    • 23,33 (кол-во неиспользованных дней отпуска) * 1 029,99 (средний заработок) = 24 029,67 руб.
      Именно эта сумма по оценочным обязательствам и резервам отражается в колонке исчислено:
  3. Подгружается накопленная сумма по обязательствам и резервам. Эти данные берутся из предыдущего документа Начисление оценочных обязательств по отпускам, т.е. из документа ноября. Если в декабре сотруднику предоставляется отпуск за счет оценочных обязательств и резервов, то накопленная сумма из предыдущего месяца уменьшается на это значение. Полученные данные попадают в колонку накоплено:
  4. Рассчитывается разница между исчисленной и накопленной суммой и получается положительная сумма (доначисление) или отрицательная сумма (списание). Эта информация попадает в колонку зачтено.
    В нашем примере результат по сотруднику следующий:
    • в БУ: 24 029,67 (исчислено) – 21 629,79 (накоплено) = 2 399,88 руб. (доначисление);
    • в НУ: 24 029,67 (исчислено) – 25 334,31 (накоплено) = — 1 304,64 руб. (списание).
  5. По страховым взносам и отдельно по взносам «на травматизм» определяется ставка в целом за год:
    • по сотруднику берется облагаемая взносами база и сумма исчисленных взносов;
    • ставка рассчитывается путем деления суммы взносов на облагаемую базу.
      По сотруднику Астрову в целом за год ставка по страховым взносам получилась равной 30%, по ФСС НС – 0,2%:
  6. Сумма взносов по обязательствам получается путем умножения суммы обязательства на ставку:
    • 24 029,67 (сумма оценочных обязательств) * 30 (ставка по страховым взносам) / 100 = 7 208,90 руб.
    • 24 029,67 (сумма оценочных обязательств) * 0,2 (ставка по ФСС НС) / 100 = 48,06 руб.
      Эти данные отражаются в колонках исчислено по страховым взносам и ФСС НС:
  7. Подгружается накопленная сумма по страховым взносам и взносам «на травматизм». Также как и сумма оценочных обязательств, данная сумма берется из предыдущего ноябрьского документа Начисление оценочных обязательство по отпускам. Далее полученные цифры уменьшаются на сумму страховых взносов / ФСС НС по отпускным декабря, предоставленным за счет оценочных обязательств и резервов:
  8. Рассчитывается разница между исчисленной и накопленной суммой по взносам и получается положительная сумма (доначисление) или отрицательная сумма (списание). Данная информация отражается в колонке зачтено.

В нашем случае результат по сотруднику следующий:

  • по страховым взносам:
    • в БУ: 7 208,90 (исчислено) – 6 488,94 (накоплено) = 719,96 руб. (доначисление)
    • в НУ: 7 208,90 (исчислено) – 7 600,29 (накоплено) = — 391,39 руб. (списание)
  • по ФСС НС:
    • в БУ: 48,06 (исчислено) – 43,26 (накоплено) = 4,80 руб. (доначисление)
    • в НУ: 48,06 (исчислено) – 50,67 (накоплено) = — 2,61 руб. (списание)

Получившиеся результаты (списания/доначисления из колонки зачтено) по оценочным обязательствам и резервам, страховым взносам и ФСС НС далее отражаются по каждому сотруднику на вкладке Обязательства и резервы по сотрудникам в разрезе подразделений и способов отражения:

Итоговые значения, по которым далее в бухгалтерской программе будут формироваться проводки, отражаются в разрезе подразделений и способов отражения на вкладке Обязательства и резервы текущего месяца:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *