Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассы

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

Для обеспечения надлежащего контроля за сохранностью денежных средств в кассе целесообразно проводить инвентаризацию кассы ежемесячно перед составлением текущей бухгалтерской отчетности. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «(дата)»», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие -списаны в расход.

Одновременно проверяется наличие находящихся в кассе других ценностей: бланков строгой отчетности, ценных бумаг, путевок для лечения и отдыха, железнодорожных и авиабилетов, знаков почтовой оплаты, талонов на бензин и других денежных документов( по их видам).

В ходе инвентаризации проверяется соответствие остатков денежных средств и других ценностей на конец отчетного месяца на счетах бухгалтерского учета, указанных в соответствующих учетных регистрах, их фактическому наличию в кассе организации.

Инвентаризационная комиссия полистно пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.

В случае выявления излишков или недостач берется письменное объяснение кассира.

Недостача денежных средств в кассе удерживается с кассира.

Так как счета денежных средств наиболее часто подвергаются и внутренним проверкам , и аудированию, полезно почаще применять инвентаризацию счетов денежных средств, в том числе и счетов безналичного расчета.

Инвентаризация счетов денежных средств безналичного расчета

Инвентаризация денежных средств в пути (Счет 57) производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах (счетах 51,52 и 55), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

При подготовке годовой отчетности и при чрезвычайной инвентаризации может проводиться и проверка законности платежей со счетов и поступлений на них.

Российским законодательством предписывается периодическое проведение инвентаризации активов, в том числе денежных средств. Эта обязанность возникает независимо от формы собственности предприятия, необходимым условием является лишь наличие у фирмы статуса юридического лица. Об особенностях проведения инвентаризации денежных средств в кассе расскажет наша публикация.

Когда проводится ревизия в кассе

В плановом порядке проверка кассы осуществляется в случаях, регламентированных нормативно-правовыми актами, длительность и порядок ее проведения закрепляются в учетной политике компании. К примеру, необходима инвентаризация кассы:

  • на усмотрение руководителя раз в отчетном периоде и обязательно на окончание финансового года;
  • при передаче активов фирмы в аренду, на реализацию;
  • при смене кассира;
  • при выявлении злоупотреблений, хищений, других нештатных ситуаций;
  • при ликвидации фирмы.

Внеплановая ревизия осуществляется внезапно. Инициировать ее могут:

  • ревизионный аппарат вышестоящей организации;
  • следственные органы;
  • руководство компании для усиления контролирующих функций либо при выявлении несоответствий в учете.

Независимо от статуса проверки, начинается она исключительно при предъявлении приказа, назначающего комиссию и указывающего причину проведения. Как внутренний приказ руководителя компании, так и распоряжение проверяющих органов должны быть правильно оформлены и содержать всю необходимую информацию.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация денежных средств в кассе производится по определенному алгоритму. Перед началом ее проведения все кассовые операции прекращаются, кассу закрывают, а комиссии передаются не вошедшие в кассовый отчет документы по последним операциям. Кассир или сотрудник, выполняющий его обязанности, дает расписку о сдаче всех непроведенных в учете документов в бухгалтерию или комиссии.

Далее начинается собственно инвентаризация кассы, состоящая из двух этапов:

  • инвентаризации наличных денежных средств;
  • инвентаризация денежных документов.

Пересчет наличности проводится сплошным порядком под наблюдением всех участвующих в ревизии членов комиссии. Установленное по факту наличие денег сличается с остатками средств по бухгалтерским документам и ККТ.

Если деятельность фирмы сопряжена с использованием ККМ, то ревизия начинается с проверки наличия средств в операционных кассах. Обязательной в этом случае является проверка документов, подтверждающих законность эксплуатации каждого кассового аппарата.

На втором этапе проверяется наличие денежных документов и соответствие их учетным данным. К ним относятся путевки, талоны на спецпитание, топливо, лотерейные билеты, квитанции разных сборов и др. на каждый вид документов в кассе должны быть заведены регистрационные книги, в которых фиксируется приход и расход, выводятся остатки БСО.

Оформление итогов инвентаризации кассы

Результаты пересчета наличности находят отражение в форме ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» или в форме № 0504088 «Инвентаризационная опись наличных денежных средств»

Образец заполнения:

Итоги сверки наличия денежных документов могут так же фиксироваться в этом же акте или в специальной форме ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и БСО».

Для отражения итогов проверки операционных касс более приемлемым считается использование формы № КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы. Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.

Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15.

Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.

Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний:

  • комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
  • все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
  • пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
  • документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.

Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.

Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.

Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.

Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств — на втором листе.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *