Инкассация денежных средств

Что это такое и для чего нужна?

Инкассация денежных средств – комплексное понятие, означающее совокупность взаимосвязанных мер по физическому перемещению денежной наличности между отдельными хозяйствующими субъектами (организациями), их структурными (обособленными) подразделениями и обслуживающими банками.

Перевозка наличных денег осуществляется уполномоченными инкассаторами – специалистами, имеющими необходимую профессиональную подготовку.

Действия всех участников этой процедуры – кассиров, инкассаторов, банковских сотрудников – подчиняются установленному порядку, регламентированному Указанием Центробанка РФ № 3210.

Как правило, к инкассаторам обращаются по следующей причине – обеспечение сохранности наличных денежных средств в процессе её перевозки.

Осуществление инкассации наличных денег является гарантией их безопасности, защищенности от внешних посягательств.

По сути, транспортировка наличных денег вооруженными инкассаторами является приоритетным и наиболее безопасным способом их физического перемещения из кассы предприятия в обслуживающий банк.

Процедура инкассации наличных средств позволяет успешно решать следующие задачи:

  • Физическое перемещение (транспортировка) наличной выручки коммерческого предприятия из торговой точки в обслуживающий банк.
  • Доставка нужной суммы денежной наличности из финансового учреждения в кассу хозяйствующего субъекта для очередной выдачи зарплаты его сотрудникам.
  • Перевозка наличных денежных средств между обособленными структурными подразделениями (филиалами) конкретного банка.
  • Регулярное пополнение банкоматов необходимым количеством бумажных купюр с формированием отчета об актуальном состоянии денежных счетчиков.
  • Периодическое изъятие денежной выручки из платежных терминалов, осуществляющих прием наличности.
  • Безопасная транспортировка материальных ценностей и документации.

Сервис денежной инкассации, подразумевающий последующее зачисление перемещаемых средств на банковский счет, обеспечивается на законных основаниях следующими способами:

  • Непосредственно через банковские кассы.
  • С помощью инкассаторской службы, уполномоченной перевозить денежную наличность. Это могут быть подразделения инкассации при обслуживающих финансовых учреждениях, а также частные охранные структуры, имеющие законное право сопровождать перевозку денежной наличности.
  • Посредством службы РосИнкас – инкассаторской структуры, имеющей специальное разрешение Центробанка РФ.
  • Через федеральную систему почтовой связи.
  • Непосредственно через автоматические сейфы.

Обязательна ли для ООО?

Действующим законодательством – нормативной документацией Центробанка РФ – предусматривается требование об ограничении кассового остатка хозяйствующими субъектами.

Речь идет об установлении лимита на общую сумму наличности, остающейся в кассе организации к завершению каждого операционного дня.

Это условие распространяется на всех хозяйствующих субъектов, осуществляющих приходно-расходные транзакции с наличностью, кроме индивидуальных предпринимателей и организаций, относящихся к малым предприятиям.

Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, подпадающие под исключения, имеют право лимитировать кассовый остаток, но не обязанность.

Если индивидуальный предприниматель/малое предприятие все же решит воспользоваться этим правом, соблюдение установленного норматива (лимита) будет являться обязательным. О лимите для малых предприятий .

Сверхлимитная наличность – превышение установленного ограничения – подлежит изъятию из кассы хозяйствующего субъекта и обязательной передаче в обслуживающий банк с последующим её зачислением на расчетный счет организации.

Инкассация считается наиболее безопасным способом физического перемещения наличных денег из кассы предприятия в обслуживающее финансовое учреждение.

Если речь идет о значительных суммах, рекомендуется пользоваться услугами профессиональных инкассаторов, гарантирующих сохранность перемещаемых денег.

Накапливать и удерживать сверхлимитную кассовую наличность хозяйствующим субъектам разрешается лишь в дни выдачи зарплаты, праздничные/выходные дни.

Нарушение данных правил обуславливает наложение штрафных санкций на виновных лиц. Штраф для должностных субъектов составляет от 4000 до 5000 рублей, для организаций (предприятий) – от 40 000 до 50 000 рублей.

Правила и порядок проведения для наличных денег на предприятии

Существуют общеобязательные нормы законодательства, четко регламентирующие порядок выполнения инкассации наличности в организации.

Эти правила, как уже говорилось ранее, должны неукоснительно соблюдаться всеми участниками данного процесса – кассиром предприятия, передающим наличность, и инкассатором, осуществляющим доставку переданных денег в банк.

Кроме того, правила инкассации могут регламентироваться подписанным соглашением о предоставлении инкассаторских услуг, которым, например, предусматривается периодичность передачи средств и другие конкретные условия.

Сама процедура инкассации денежных средств подразумевает последовательное выполнение её участниками следующих действий:

  • Передаваемая наличность готовится кассиром хозяйствующего субъекта к отправке. На этой стадии осуществляются тщательный пересчет и упаковка денежных средств, размещаемых после этого по сумкам. Оформляется набор необходимых документов в нескольких экземплярах. Составленные бумаги также помещаются в инкассаторские сумки с деньгами. Завершается этот этап опломбированием сумок, подлежащих передаче инкассаторам.
  • Денежная наличность, упакованная в сумках, передается инкассатору. Данное действие выполняется кассиром передающей организации в особом помещении. Контролировать эту процедуру вправе ревизор, финансовый контролер, главный бухгалтер, руководитель организации. Кассир проверяет личность и бумаги инкассатора, вносит сведения в явочную карточку, предоставляет образец пломбы, отдает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру нужные бумаги и возвращает пустые сумки, принимает сумки с деньгами, проверяет исправность пломб, сверяет данные документов, подписывает и датирует квитанцию, ставит печать.
  • Перевозка (физическое перемещение, транспортировка) переданных денежных средств непосредственно в обслуживающий банк. Осуществляется эта процедура уполномоченным инкассатором по маршруту, разработанному и утвержденному заранее.
  • Сдача-приемка сумок с денежной наличностью в финансовое учреждение. Инкассатор передает сумки с деньгами в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает эти средства. Процедура сдачи-приемки выполняется по установленным правилам. Если она завершается успешно, полная материальная ответственность инкассатора за переданные деньги прекращается.
  • Переданная наличность принимается и приходуется банковским сотрудником, проверяющим сумки, целостность пломб, правильность сведений в сопроводительных бумагах.

Документальное оформление

Чтобы корректно передать инкассатору наличность для транспортировки в банк, кассир составляет следующую документацию:

  • Сопроводительная ведомость в трех экземплярах (один – в сумку, второй – кассиру, третий – инкассатору);
  • регистр выполненных транзакций (помещается в сумку), сумма которого должна соответствовать сумме ведомости;
  • накладная для денежной сумки;
  • квитанция для денежной сумки.

Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет доверенность, передает кассиру явочную карточку для заполнения.

Кассир вносит нужные сведения в явочную карточку и возвращает её инкассатору. Впоследствии данная карточка проверяется банковским сотрудником, сверяется с кассовым ордером.

Бухгалтерский учет и проводки

В бухучете хозяйствующего субъекта, передающего наличность в банк посредством инкассации, используются определенные корреспонденции счетов, сопровождающиеся оформлением нужных документов:

Операция

Дебет

Кредит

Документ

Кассир передал наличность инкассатору

57

50

РКО, квитанция

Инкассированная сумма зачислена на банковский счет

51

57

Выписка банковского счета

Банку уплачена соответствующая комиссия

91

51

Выписка банковского счета

Перевозка денежных средств

Нет, это необязательно. Как указал ЦБ РФ в Письме от 23.03.2009 № 38-Т, организации могут самостоятельно перевозить денежные средства. Однако рекомендуется сопровождение кассиров лицами, обеспечивающих сохранность перевозимых наличных денег.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

ПИСЬМО ЦБ РФ ОТ 23.03.2009 № 38-Т «О соблюдении требований по перевозке и инкассации наличных денег»

«В связи с участившимися случаями вооруженных нападений на работников кредитных организаций, осуществляющих перевозку наличных денег и инкассацию наличных денег, а также на клиентов кредитных организаций, получающих наличные деньги в кредитных организациях, Банк России обращает внимание на следующее.

В соответствии с Положением Банка России от 24 апреля 2008 года N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» перевозку и инкассацию наличных денег могут осуществлять инкассаторские работники кредитных организаций и организаций, входящих в систему Банка России, уставом которых такое право им предоставлено, снабженные служебным оружием в соответствии с законодательством Российской Федерации. Перевозка наличных денег также может осуществляться кассовыми работниками в сопровождении лиц, обеспечивающих безопасность указанных работников и сохранность перевозимых наличных денег.

Кредитные организации для перевозки наличных денег могут привлекать на договорной основе другие кредитные организации, организации, входящие в систему Банка России, уставом которых такое право им предоставлено, а также организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

При перевозке наличных денег, инкассации наличных денег кредитные организации применяют технически исправный автотранспорт, оборудованный броневой защитой в соответствии с установленными требованиями законодательства Российской Федерации, а также средствами радиосвязи, переговорными устройствами и другими средствами, необходимыми для обеспечения безопасности инкассаторских, кассовых работников, водителей автотранспорта и обеспечения сохранности перевозимых ценностей. Требования к автотранспорту могут не применяться, если при перевозке наличных денег, инкассации наличных денег кредитная организация использует специальные устройства для упаковки наличных денег, в случае несанкционированного вскрытия которых происходит окрашивание банкнот Банка России специальной краской, обладающей устойчивостью к воздействию растворителей, химических реактивов и другими отличительными характеристиками, позволяющими идентифицировать ее наличие на банкноте Банка России, а также при страховании наличных денег, перевозимых или инкассируемых в автотранспорте.

Клиенты кредитных организаций, получающие наличные деньги в кредитных организациях, могут осуществлять транспортировку наличных денег собственными силами. При этом клиент-организация руководствуется «Рекомендациями по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке», определенными Министерством внутренних дел Российской Федерации и предусмотренными в приложении 2 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года N 40, в соответствии с которыми руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке им денежных средств из учреждений банков и в случае необходимости — транспортное средство.

Принимая во внимание, что при самостоятельной транспортировке клиентами кредитных организаций, получающими наличные деньги в кредитных организациях, возникают риски совершения в отношении них противоправных действий, в том числе насильственного характера и с применением оружия, в целях обеспечения безопасности клиентов и сохранности наличных денег Банк России рекомендует территориальным учреждениям Банка России проведение работы с кредитными организациями по предложению клиентам в случае необходимости специализированного транспортного средства, сопровождение лиц, обеспечивающих сохранность перевозимых наличных денег.

Доведите содержание настоящего письма до сведения кредитных организаций*.»

Закрытие смены

В любой организации в обязательном порядке должна вестись кассовая документация, а за прием, хранение и распределение денег в кассе должен отвечать кассир, назначенный приказом руководителем предприятия.

Кассир — является материально ответственным лицом. Он должен знать порядок ведения кассовых операций и в процессе работы соблюдать все правила. Это касается сохранности денег в кассе, ведения кассовой книги, оформление документации.

Исполнять обязанности кассира в организации могут разные сотрудники, например, бухгалтер или в небольшом магазине — продавец. Помещение кассы должно обеспечивать надлежащий уровень защиты и сохранности денег – быть по мере возможности изолированным без возможности доступа посторонних лиц.

Кассовые аппараты в 2018 году: что нужно знать предпринимателю

Как известно, каждое предприятие приказом утверждает свой, так называемый, «лимит остатка кассы» – это максимальная сумма денежных средств, которая может храниться в кассе организации на конец рабочего дня.

Все денежные средства, находящиеся в кассе сверх данного лимита, в обязательном порядке должны сдаваться в банк. После чего они должны зачисляться на счет предприятия.

Лимит остатка кассы магазина необходимо правильно рассчитать и согласовать с банком. Это должна быть сумма, обеспечивающая нормальную и стабильную работу магазина.

Лимит остатка кассы утверждается приказом руководителя сроком на год. При его расчете важно учитывать выручку фирмы за последние несколько месяцев, поделенную на количество рабочих дней.

Также необходимо учитывать расходы фирмы – в том числе, зарплаты, пособия, выданные работникам – после чего сумму расходов также делят на количество рабочих дней за последние несколько месяцев (например, четыре месяца). Данное число и будет среднемесячной суммой расходов фирмы.

Кассовые аппараты согласно 54-ФЗ

В приказе об утверждении лимита остатка кассы важным аспектом будет указание сроков, в которые магазин предположительно будет сдавать выручку. Это может быть ежедневно (например, для магазинов) или раз в несколько дней, для предприятий малого бизнеса.

Расчет лимита кассы заверяется подписью и печатью руководителя организации и бухгалтера, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии, а второй сдается в финансовое учреждение, в котором у магазина открыт банковский счет.

Руководитель и кассир организации должны следить за тем, чтобы после рабочего дня сумма денежных средств в кассе не превышала положенного лимита. Передача сверхлимитных денег в банк организуется специализированной инкассаторской службой банка.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины для ООО и ИП

Порядок действий при инкассации денежных средств

Перечислять свои денежные средства на счет в банке фирма может различными способами:

  • через кассу;
  • с помощью инкассаторской службы банка или просто воспользовавшись услугами специализированной инкассаторской службы;
  • через услуги почтовой связи или при помощи автоматических сейфов.

При оформлении документации и передаче денежных средств инкассаторам кассир должен руководствоваться Положением, утвержденным Центральным банком России в 2008 году №318-П «Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Скачать Положение № 318-П>>>

Осуществлять кассовые операции по обработке наличных, инкассацию и перевозку денежных средств предприятий в нашей стране имеют право только организации, входящие в систему Банка России.

Нормативными актами прописываются порядок действий и кассира, и сотрудника инкассаторской службы для оказания услуги по инкассации денежных средств предприятия.

Обязательным условием передачи денег инкассаторам является документальное оформление оприходование выручки и ее сдачу приходным и расходным ордерами соответственно. Все соответствующие записи вносятся в разделы кассовой книги.

За сохранность данных вы можете не волноваться если работаете в сервисе для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница. Документация, отчеты и вся конфиденциальная информация хранится в датацетре. Также ограничено количество попыток авторизации и доступ к информации только у авторизованных пользователей.
Попробуйте весь функционал сервиса для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница >>>

Для того, чтобы деньги организации после инкассации зачислялись на счет банка, необходимо заключить двухсторонний договор: один о непосредственной инкассации и второй договор – о перечислении полученных в ходе инкассации средств на банковский счет.

Перед тем, как сотрудники инкассационной службы осуществят выезд на фирму, им должны выдать соответствующие документы:

  • специализированная емкость для перевозки и переноса денег (сумка);
  • ключи, явочные карты по форме 0402303;
  • штамп;
  • доверенность на перевозку денег фирмы.

В явочной карточке, которая оформляется банком ежемесячно, указываются номера сумок, закрепленных за данным инкассатором, наименование организации, ее адрес, а также время, в которое инкассационная служба должна забрать денежные средства фирмы.

После того, как сотрудник инкассационной службы прибыл в организацию, он должен в обязательном порядке предъявить кассиру удостоверяющие его личность документы, доверенность на инкассацию денег, явочную карточку, а также пустую емкость для перевозки денег (сумку).

Если все документы удовлетворяют требованиям кассира, тот забирает пустую сумку, кладет деньги туда. Далее он предъявляет сотруднику инкассаторской службы образец пломбы, передает сумку с деньгами , а также квитанцию. Необходимо обратить внимание на качество пломбировки сумки: она должна быть опломбирована так, чтобы при ее вскрытии посторонними лицами оставались видимые следы нарушения целостности пломбы.

Также необходимо составить препроводительную ведомость – сумма денежных средств, указанная в ней, должна соответствовать сумме денег в реестре всех проведенных операций – его заполнение является также обязательным аспектом проведения процесса инкассации.

Далее кассир заполняет явочную карточку инкассатора и проставляет в ней сумму денежных средств, которые передаются инкассатору – эта сумма должна соответствовать суммам, поставленным в накладной по форме и квитанции.

Как составить договор с материально ответственным лицом

Далее инкассатор должен проверить правильность заполнения кассиром всех документов, целостность пломбы, а также ее соответствие образцу, соответствие номеру сумки с деньгами ее номеру, указанному в явочной карточке.

Также он должен пересчитать денежные средства в сумке и сравнить сумму с суммой денежных средств, проставленной в накладной и квитанции. Если качество пломбы, правильность заполнения всех документов устраивает инкассатора, он принимает сумку.

При приеме сумки с наличностью фирмы инкассатор подписывает квитанцию: проставляет дату приемки наличности, ставит печать и возвращает квитанцию кассиру. Если сумка с деньгами не будет принята инкассатором, кассир в явочной карточке ставит «отказ», описывает подробно причины отказа и заверяет карточку своей подписью.

С программой для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру Розница вы будете получать актуальные данные об остатках в кассе в режиме онлайн и сможете вызвать инкассацию даже из дома. Также программа позволит автоматически оформлять основные документы кассира, такие как приходные и расходные кассовые ордера, всего в несколько кликов!
Попробуйте весь функционал программы для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница бесплатно>>>

Бухгалтерский учет средств, сданных инкассаторам

Передачу наличных денежных средств фирмы сверх лимита остатка кассы необходимо отразить в бухгалтерском учете. Для этого оформляется расходный кассовый ордер и используется счет 57 «Переводы в пути». Для бухгалтерского учета передачи денег фирмы через инкассатора в банк используются следующие бухгалтерские проводки:

  • Дебет 57 – Кредит 50 – «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам» (проводится на основании двух документов – расходного кассового ордера и квитанции, полученной от инкассатора);
  • Дебет 51 – Кредит 57 – «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету);
  • Дебет 91.2 – Кредит 51 – «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету).

Читайте также как правильно работать с кассой:

  1. Контроль за соблюдением кассовой дисциплины для ООО и ИП
  2. Как работать на кассе
  3. Все, что нужно знать об онлайн-кассах в 2018 году
  4. Перерегистрация ККТ: когда и как проводить
  5. Как выбрать онлайн-кассу без переплат

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *