Хранение бухгалтерских документов

Содержание

Сроки хранения документации в ИП, ООО, АО

В зависимости от деятельности компании, документы предписывают хранить от 1 года до конца срока действия фирмы. Финансовые организации, связанные с выдачей займов и кредитов, оставляют документы даже после истечения законодательством срока хранения. Для каждой организации существуют общие правила пользования архивными данными, но есть различия, которые необходимо учитывать.

К перечню документации, подлежащей долговременному хранению, относится:

  • бухгалтерская отчетность за год, регистрационные данные в налоговых органах – постоянно остаются в архиве
  • согласие на обработку персональных данных, идентификация сотрудников сохраняется от 10 до 75 лет
  • гарантийные письма, счета-фактуры – до 10 лет

Простые требования предъявляются к индивидуальным предпринимателям. На протяжении существования ИП, владелец должен хранить ежегодные отчеты в налоговые органы, свидетельство о регистрации. Бухгалтерские годовые отчеты и информация о наемных работниках остается в архиве 75 лет. Другие требования бизнесмена не касаются.

Чем больше денежный оборот компании, тем строже к ним относится законодательство. Бухгалтерские, налоговые документы предписано хранить 75 лет. Финансовым организациям продлен срок хранения из-за возможного возникновения конфликтов по теме выплат кредитных обязательств. Десятилетие остается в архиве документация, содержащая информацию о сотрудниках, счет-фактуры, расчеты с поставщиками и персоналом.

Акционерные общества постоянно хранят информацию об уставном капитале, долях учредителей, суммы вкладов, доходность активов. Бухгалтерская документация, предоставляемая в налоговые органы, расчеты с акционерами и персоналом, зафиксированные крупные денежные поступления остаются на срок от 75 лет. Другие документы хранятся в соответствии с законодательством: до 10 или дольше лет.

Бухгалтерские бумаги

Налоговый кодекс устанавливает пятилетний срок хранения бухгалтерии. Отсчет начинается со следующего года, после окончания срока действия самого документа. За организацию и архивацию документации отвечает руководитель предприятия. 402-ФЗ и приказ Минкультуры № 558 утверждают возможность продления сохранения архивных документов.

К бухгалтерским бумагам предприятия относят:

  • первичную документацию (акты, накладные, договоры, чеки)
  • банковские, кассовые расчеты
  • инвентаризацию
  • отчетность
  • учетную политику

Годовая отчетность относится к основным документам компании, поэтому должна храниться постоянно. В архив компании передаются бумаги, срок хранения которых превышает 10 лет. Если продолжительность сохранности меньше, то их оставляют в подразделении. После истечения срока давности – уничтожают. Между тем создавать специальный архив под документацию организация не обязана.

Если компания большая, имеет множество структурных подразделений, то формирование архива целесообразно. Это должно быть отдельное помещение, оборудованное согласно правилам организации классического хранилища данных. Для удобства, исходя из содержания документации, выделяются типы архивации:

  • управленческие бумаги
  • электронные документы
  • годовые отчеты

Соблюдением порядка в архиве должны заниматься отдельные кадровые единицы.

Налоговые документы

Закон устанавливает срок хранения документов в течение четырех лет. В нем говорится о бухгалтерских документах, которые необходимы для исчисления налогов.

В теории все понятно, но на практике бухгалтерская и налоговая документация не имеет различий. Возникает путаница по поводу разделения видов этих бумаг. Во избежание штрафов, организациям рекомендуется хранить налоговые документы пять лет.

Статья 283 НК РФ позволяет переносить размер убытка на будущие периоды, если он подтвержден. В соответствии с этим документы, которые доказывают возникновение ущерба, должны храниться в организации до тех пор, пока не будет погашен размер налоговых отчислений.

Налоговая документация хранится 5, 75 лет и постоянно. Самая большая группа имеет пятилетний срок хранения. К ней относят:

  • декларации
  • земельный налог
  • реестр начисленных, уплаченных налогов
  • акты о погашении налогов
  • переписка по вопросам налогообложения, штрафов, взысканий

Если налоговые карточки и сведения о доходах физлиц не содержат информацию о лицевых счетах, то такие документы хранятся 75 лет.

Хранение документации обязывает знать о периодах выездных проверок из налоговых органов. Обычно, они проводятся каждые три года. При очередной утилизации документов с истекшим сроком годности необходимо проверить не назначен ли очередной контроль.

Кадровые акты

Обеспечение правильного хранения кадровой документации регулируется ФЗ № 125. Чтобы проще было искать информацию внутри компании, кадровые документы формируются в дела. Это происходит с началом нового календарного года. Таким образом, обеспечивается порядок хранения данных, исключается путаница.

Срок хранения документации, которая относится к личным данным сотрудника, составляет 50 и 75 лет. К ним относятся все бумаги, которые отражают взаимоотношения работодателя и работника. Можно классифицировать:

  1. Документы, относящиеся к набору персонала в штат: трудовой договор, заявление и приказ о приеме, личное дело сотрудника, соглашение о персональных данных, табель учета рабочего времени.
  2. Приказы, связанные с кадровыми перемещениями: временное замещение, совмещение, перевод в другое подразделение.
  3. Распоряжения о премиях, надбавках, поощрениях.
  4. Прекращение трудовых отношений через приказ, заявление об увольнении.

Оригинал и копия трудовой книжки хранится в организации до тех пор, пока бывший работник не запросит ее обратно. Максимальный срок хранения составляет 50 лет. Согласно новому законодательству, если человек был оформлен в компании до 2003 года, то книжка может храниться до 75 лет.

Стоит помнить о том, что оставлять копии документов работника в организации можно только в случае, если он подписал соглашение об обработке персональных данных. В ином случае хранение считается незаконным, а организации выписывают штраф.

Архивации персональные данные сотрудников, оформленных до 2003 года, подвергаются на 50 лет. Для тех, кто устроен позже – 75 лет.

Правила хранения описаны на видео:

Меньше всего в организации сохраняются больничные листы и графики отпусков. Листок временной нетрудоспособности остается в компании в течение пяти лет. График отпусков в течение года после того как был использован. Штатное расписание относится к основным документам компании и хранится на постоянной основе.

Что делать, если истек срок хранения документов — уничтожение

Вся документация подвержена уничтожению, когда установленный законодательством период хранения заканчивается. Компания выполняет следующие шаги перед уничтожением:

  1. Производится отбор документов, которые необходимо ликвидировать.
  2. Руководитель организации формирует экспертную комиссию, в которой назначает председателя. Оформляется приказом.
  3. Комиссия во главе с председателем проводит экспертизу по выявлению документов, подлежащих уничтожению.
  4. Составляется акт о ликвидации документации с истекшим сроком годности. Утверждается руководителем.
  5. Одобренные документы собираются и подвергаются утилизации. Уничтожение может происходить внутри компании с помощью шредера, так и с привлечением специальных организаций, которые имеют лицензию на уничтожение документации.
  6. Комиссией составляется акт, подписываемый у руководителя, об уничтоженной документации.

Необходимо следовать правилам утилизации документов организации, поскольку их нарушение влечет за собой административную ответственность. Так, передача на утилизацию бумаг сопровождается накладными приемки и сдачи. В них указывается дата, число дел, их итоговый вес.

Процедура уничтожения документов проводится в организации ежегодно либо в порядке, установленном руководителем компании. Министерство финансов РФ определяет утилизацию документов как рекомендацию, а не обязанность фирмы.

Следует исключить возможность попадания архивных бумаг на утилизацию, срок действия которых еще не вышел. Аккуратная и доскональная проверка поможет в этом процессе.

Как правильно хранить документы

Грамотная организация хранения документации организации позволяет избежать проблем при проверке налоговыми инспекторами. Компания может организовать собственное хранилище либо воспользоваться услугами фирм, которые специализируются на архивировании данных. При создании архива в офисе используют отдельное помещение, документы выдаются под надзором главного бухгалтера по заранее подготовленному реестру.

Правильная архивация устаревшей документации важна при сортировке. Документы, остающиеся в компании постоянно – дольше десяти лет – подлежат полноценному оформлению в реестре. Оно происходит следующим образом:

  • дело подшивается и переплетается
  • страницы нумеруются
  • составляется лист-заверитель – указывает сколько страниц подшито к делу
  • по требованию составляется опись документа
  • оформляется обложка дела с фиксацией названия предприятия, номера, заголовка

Помимо бумажных носителей, важно правильно хранить электронную документацию. Сроки хранения данных в электронном виде не отличаются от стандартных.

Особенностью процесса является контроль за техническим состоянием электронных документов. Проверка должна проводиться каждую пятилетку. При обнаружении неполадок должен организоваться перенос данных с неисправного носителя на новый. Процедура согласовывается с руководителем предприятия.

Как подготовить документы для архива:

Организуются следующие условия хранения:

  • данные находятся минимум на двух электронных носителях
  • компания обеспечивает технические возможности по просмотру, копированию, удалению, переносу данных
  • обеспечение надежной системы безопасности, которая исключает возможность попадания информации к третьим лицам

Штраф за отсутствие документов

Ведение бухгалтерского учета регулируется ФЗ № 402. Согласно закону, все организации обязаны вести бухгалтерскую документацию, хранить и уничтожать. Для компаний или предпринимателей, которые пренебрегают законодательством, предусмотрена административная ответственность и штрафы.

Одно нарушение будет стоить организации 200-50 000 рублей. При налоговой проверке, как правило, таких нарушений выявляется больше десятка. Самый маленький штраф – 200 рублей за каждый документ – выписывается компании, когда она не предоставляет вовремя отчетность в налоговую.

Предоставление искаженной информации или непредоставление бухгалтерской отчетности влечет за собой наложение штрафа в размере 300-500 рублей на должностных и 3000-5000 на юридических лиц. 10 тыс. выписывают организации, если у нее отсутствуют:

  • первичные документы
  • счета-фактуры
  • регистры учета бухгалтерии, налогов
  • неправильное указание на счетах бухучета наличия, поступления денежных средств, материальных ценностей
  • повторение нарушений в течение одного года

При систематическом несоблюдении требований налагается штраф в размере 30 тыс. рублей, а если они приводят к снижению налоговой базы – от 40 тыс. Искажение данных о денежных поступлениях карается штрафом в размере 2 000-5 000 для должностного лица и в десять раз больше для юридического лица.

Правильная организация хранения данных бухгалтерских, кадровых, налоговых и других документов компании обеспечивает нормальное функционирование и взаимодействие с исполнительными органами власти.

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <> В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся: 1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России): — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558; — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988; 2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; 3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России. Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Вид документа Организации Срок хранения Основание
  • Бухгалтерский учет и отчетность
    • Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
    • Документы учетной политики
    • Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней
  • Первичные учетные документы
    • Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
    • Путевые листы
    • Документы по расчетам с персоналом по оплате труда
    • Инвентаризационные описи
    • Документы по основным средствам
  • Договоры и контракты
  • Налоговый учет и отчетность
    • Общие вопросы
    • Налоговые декларации
    • Налог на добавленную стоимость
    • Налог на доходы физических лиц
    • Налог на прибыль организаций
    • Упрощенная система налогообложения
    • Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
    • Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
    • Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
    • Акцизы
    • Налог на добычу полезных ископаемых
    • Региональный инвестиционный проект
  • Кадровые документы
    • Общие вопросы
    • Документы по учету кадров
    • Документы по учету рабочего времени
    • Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
    • Должностные инструкции
  • Документы по охране труда
  • Документы по отдельным вопросам и видам деятельности
    • Азартные игры
    • Аудиторская деятельность
    • Банковское дело
    • Банкротство
    • Валютный контроль
    • Внешнеэкономическая деятельность
    • Гостиничный бизнес
    • Деятельность на рынке ценных бумаг
    • ЖКХ
    • Инвестиционная деятельность
    • Интернет
    • Клиринговая деятельность
    • Космическая деятельность
    • Лотереи
    • Медиация
    • Медицина и фармацевтика
      • 1. Медицинская документация
      • 2. Фармацевтическая деятельность
      • 3. Биомедицинские клеточные продукты
    • Оборот наркотических средств
    • Оборот оружия
    • Образование, наука, культура
    • Общественное питание
    • Оказание платежных услуг. Расчеты
    • Охрана окружающей среды
      • 1. Общие вопросы
      • 2. Использование и охрана недр
      • 3. Использование, охрана, защита и воспроизводство лесов
      • 4. Охрана атмосферного воздуха
      • 5. Рыболовство
        • 5.1. Общие вопросы
        • 5.2. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
        • 5.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
        • 5.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
        • 5.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
        • 5.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
        • 5.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
        • 5.8. Северный рыбохозяйственный бассейн
      • 6. Животноводство
    • Оценочная деятельность
    • Промышленная деятельность
      • 1. Общие вопросы
      • 2. Нефтяная и газовая промышленность
      • 3. Угольная промышленность
      • 4. Машиностроение и металлообработка
      • 5. Пищевая промышленность
      • 6. Иные отрасли промышленности
      • 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье
    • Промышленная и радиационная безопасность
      • 1. Промышленная безопасность
      • 2. Радиационная безопасность
    • Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем
    • Реклама
    • Связь
    • Сельское хозяйство. Садоводство, огородничество и дачное хозяйство
    • СМИ
    • Страхование
    • Строительство
    • Таможенное дело
    • Техническое регулирование
    • Торговля
    • Транспорт
      • 1. Общие вопросы
      • 2. Железнодорожный транспорт
      • 3. Водный транспорт
      • 4. Воздушный транспорт
      • 5. Автомобильный и городской транспорт
      • 6. Трубопроводный транспорт
    • Туризм
    • Частная детективная и охранная деятельность
    • Электронный документооборот. Электронная подпись. Идентификация граждан
    • Энергетика

Открыть полный текст документа

Секреты правильного хранения бухгалтерских документов

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение. При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положением о ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

● профессиональных участников рынка ценных бумаг – в Положении, утвержденном приказом гендиректора ЦККФРЦБ (рег. МЮ №1915 от 7.03.2009г.).

Другим организациям, не входящим в структуру какого-либо министерства или ведомства, при определении сроков хранения документов Центральный государственный архив рекомендует руководствоваться Типовым перечнем управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения.

ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ

Типовой перечень управленческих документов разработан и утвержден Агентством «Узархив» в 2011 году. На сегодняшний день этот Перечень не является официальным документом (он не зарегистрирован в Минюсте). Агентством принимаются меры по присвоению ему статуса нормативно-правового акта.

Но специалисты Центрального госархива считают, что соблюдение сроков хранения документов, указанных в Перечне, обязательно для всех организаций независимо от формы собственности. Так как его обязательное применение предусмотрено пунктом 19 Положения о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.). О том, когда и для чего проводится экспертиза ценности документов, мы рассмотрим ниже.

Министерства и ведомства на основании Типового перечня разрабатывают свои отраслевые перечни документов с указаниями их сроков хранения с учетом специфики деятельности. При этом в отраслевых перечнях сроки хранения документов не должны быть меньше сроков, установленных Типовым перечнем.

Организация, входящая в структуру того или иного министерства или ведомства, должна руководствоваться соответствующим отраслевым перечнем (если таковой имеется). А организации, не принадлежащие к какой-либо отрасли, могут применять указанный Перечень.

В таблице приведены основные бухгалтерские документы и сроки их хранения по Типовому перечню. С полным перечнем документов с указанием сроков их хранения можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия» и на сайте nrm.uz.

(выдержка из Типового перечня)

Номер

статьи

Виды

документов

Сроки

хранения документов

Примечание

Бухгалтерские отчеты и балансы организации, объяснительные записки к ним:

а) сводные годовые

Постоянно

б) годовые

Постоянно

в) квартальные

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним

Постоянно

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к балансам и отчетам (годовым)

Постоянно

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5 лет

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования; выписки банков, выписки из валютных счетов, блок-счета, авизо, наряды

на работу, табели, акты о приеме и сдаче и списании имущества и материалов, счета-фактуры, корешки чековых книжек, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, товарные отчеты и др).

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5 лет

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

Инвентарные карточки и книги учета основных средств

5 лет

После ликвидации основных средств

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)

5 лет

При условии завершения ревизий

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, разработочные таблицы и др.)

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ, счета-фактуры

5 лет

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и другое

5 лет

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценки стоимости имущества организации

Постоянно

Отчеты по налогам:

Постоянно

3 года

1 год

При отсутствии годовых – постоянно.

При отсутствии квартальных –

5 лет

а) годовые

б) квартальные

в) месячные

Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам

5 лет

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Акты, ведомости определения износа основных средств

Постоянно

Паспорта зданий, сооружений и оборудования

5 лет

После ликвидации основных средств

Документы (акты, справки, информации, докладные записки) о проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные)

5 лет

После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий

Договоры, трудовые соглашения с частными лицами на разовые работы

75 лет

Договоры о материальной ответственности

5 лет

После увольнения материально-ответственного лица

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 лет

После погашения ссуды

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

3 года

После снятия с учета

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

10 лет

ЕСЛИ ИМЕЮТСЯ РАСХОЖДЕНИЯ В СРОКАХ

В Типовом перечне сроки хранения некоторых документов отличаются от сроков, установленных законодательством.

Например:

1) по указанному Перечню годовые налоговые отчеты подлежат постоянному хранению, квартальные – в течение 3 лет, а месячные – 1 год (ст.344 Перечня). Когда как статьей 47 НК предусмотрен 5-летний срок хранения налоговой отчетности.

По мнению специалистов Центрального госархива, в течение 5 лет налоговая отчетность должна храниться в налоговых органах и у налогоплательщика. После истечения этого срока и при условии завершения ревизий годовые налоговые отчеты должны быть переданы в госархив на постоянное хранение;

2) в Типовом перечне к срокам хранения бухгалтерских документов по хозяйственным операциям (5 лет) установлены дополнительные условия – при завершении ревизий. Это означает, что если на предприятии ревизия не проводилась (а это возможно при нынешней налоговой политике), то документы подлежат хранению более длительный срок, чем это установлено законодательством.

Специалисты Центрального госархива пояснили, что хранить документы необходимо в течение сроков, установленных законодательством, но не менее сроков, указанных в Типовом перечне. Руководитель организации может самостоятельно принять решение уничтожать документы по истечении установленных сроков либо придерживаться сроков Типового перечня. И в случае возникновения споров, разногласий, следственных или судебных дел руководитель организации будет нести персональную ответственность за сохранность документов.

С КАКОГО МОМЕНТА ИСЧИСЛЯЕТСЯ СРОК ХРАНЕНИЯ

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их срока действия.

Если срок действия документа закончился в 2017 году, исчисление его срока хранения начинается с 1 января 2018 года. Например, договор на оказание услуг заключен на 3 года в мае 2014 года. Срок действия договора истек в мае 2017-го. Значит, срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2018 года. Хранить мы его обязаны до 1 января 2023 года.

Если счет-фактура составлен 3 января 2011 года, то установленный срок его хранения – 5 лет – начинается с 1 января 2012 года и истекает 2 января 2017-го.

Годовую налоговую отчетность за 2016 год юрлица обязаны представить не позднее 15 февраля 2017 года (предприятия с иностранными инвестициями – не позднее 25 марта). Установленный 5-летний срок хранения годовой налоговой отчетности за 2016 год будет начинаться с 1 января 2018 года и истечет 2 января 2023 года.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ДОКУМЕНТЫ ПЕРЕДАЮТСЯ В АРХИВ

До истечения сроков хранения первичные документы должны храниться на предприятии.

Документы передаются в государственный архив в 2 случаях:

● при ликвидации предприятия;

● по истечении сроков хранения документов в ведомственном архиве. Это в основном касается документов Национального архивного фонда (НАФ). О документах НАФ мы расскажем отдельно.

Когда предприятие ликвидируется, то документы подлежат сдаче в госархив в обязательном порядке (ст.41 НК). Ликвидированное юрлицо исключается из госреестра юридических лиц только при наличии документа, подтверждающего передачу документов учреждениям Агентства «Узархив» (п.23 Положения, прил. №1 к ПКМ №482).

В госархив передаются документы постоянного хранения, по личному составу и срок хранения которых не истек.

Например, все процедуры по ликвидации организации (ревизия, взаиморасчеты с бюджетом, закрытие счетов в банке и т.д.) закончены в июле 2017 года. В госархив организация должна будет сдать:

√ документы постоянного хранения (согласно Типовому пе­речню);

√ кадровые документы и документы, связанные с оплатой труда, срок хранения которых 75 лет;

√ первичные бухгалтерские документы за 2012–2017 годы;

√ налоговую отчетность за 2011–2017 годы;

√ другие документы с не истекшим сроком хранения.

При сдаче электронных документов на хранение в госархив носитель электронных документов передается в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести.

В КАКОЙ АРХИВ СДАЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ

При ликвидации предприятия документы передаются на хранение именно в государственный архив. В частные архивы их сдавать нельзя.

Такие требования установлены статьей 41 НК, статьей 5 Закона «Об архивном деле», пунктом 33 Положения о порядке добровольной ликвидации и прекращения деятельности субъектов предпринимательства (утв. ПП-630 от 27.04.2007г.), пунктом 12 Положения о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан (прил. №1 к ПКМ №482) и другими нормативными актами.

В Узбекистане функционируют госархивы (и их филиалы) рес­публиканского, областного и городского значения. Рекомендуется сдавать документы на хранение в ближайший государственный архив. Такая норма практикуется архивами в целях создания условий для пользователей архивной информацией (то есть для физических и юридических лиц).

ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ

Перед сдачей в архив все документы подвергаются экспертизе на их ценность. Экспертиза проводится с целью отбора документов для дальнейшего хранения.

Она проводится специальной экспертной комиссией, которая создается на предприятиях всех форм собственности. Комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов, подготовку их к передаче в архив или уничтожению.

Комиссия назначается приказом руководителя организации из квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В ее состав обязательно включаются работники бухгалтерии, делопроизводства, заведующий архивом (если в организации имеется архив). Для всех предприятий, кроме малых, рекомендовано включать в комиссию также представителя архивного учреждения.

Предприятия, не имеющие своего ведомственного архива и, соответственно, завархивом, в комиссию могут включить лиц, ответственных за комплектование и хранение документов.

Отбор документов проводится в соответствии с Положением о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.).

В процессе экспертизы документы разделяются на следующие группы:

● документы постоянного хранения;

● ценные и уникальные документы (если таковые имеются);

● документы с не истекшим сроком хранения более 10 лет;

● документы с не истекшим сроком хранения менее 10 лет;

● документы, подлежащие уничтожению.

Каждая группа документов (кроме подлежащих уничтожению) подшивается в дела не более 250 листов и толщиной не более 4 см.

По каждой группе документов, передаваемых на архивное хранение, оформляются описи дел (документов) в 3 экземплярах.

По уничтожаемым документам оформляется акт о выделении документов на уничтожение.

Передача документов в архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (по форме прил. №1 к Положению, прил. №1 к ПКМ №101 от 5.04.2012г.). Акт составляется в 2 экземплярах. Один остается в архиве, другой – в организации (источнике комплектования). Вместе с архивными документами в архив передаются 3 экземпляра описи дел (документов).

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Выделенные к уничтожению документы можно передать на утилизацию или сдать в пункты приема макулатуры. В этом случае при передаче документов оформляется накладная, где указываются дата, вес и количество передаваемой бумаги.

Уничтожаемые документы могут содержать конфиденциальную информацию или сведения. Организации, не желающие передавать документы в переработку в целом (читаемом) виде, могут предварительно измельчить их шредером.

Измельчение большого количества бумаги бытовым шредером займет много времени. В этом случае можно передать документы предприятиям, использующим бумагу в качестве вторсырья и применяющим для измельчения бумаги промышленное оборудование. В присутствии комиссии или ответственных лиц организации можно проследить за процессом уничтожения (измельчения) переданных документов.

Уничтожать документы путем сжигания законодательством не запрещено. При этом необходимо соблюсти все меры противопожарной безопасности. Организации, имеющие собственную котельную, могут использовать уничтожаемые документы в качестве топлива.

Выбранный способ уничтожения необходимо указать в акте уничтожения документов.

УЧЕТ РАСХОДОВ НА ХРАНЕНИЕ

В бухучете расходы, связанные с организацией и хранением архивных документов, списываются на расходы периода и отражаются на счете 9420 «Административные расходы» (Инструкция, прил. №2 к НСБУ №21, рег. МЮ №1181 от 23.10.2002г.).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ

Законодательством не предусмотрены прямые меры ответственности за нарушение именно правил хранения документов. Но так как сроки хранения документов установлены Законом «О бухгалтерском учете» (ст.29), необеспечение их сохранности в течение этих сроков будет квалифицироваться как нарушение законодательства о бухучете.

Отсутствие бухгалтерских документов (без уважительной причины) может быть расценено как их умышленное уничтожение. За это должностные лица организации (руководитель, главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 175-1 «Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности» КоАО с наложением штрафа в размере:

● от 5 до 10 МРЗП – за первое нарушение;

● от 10 до 20 МРЗП – за повторное нарушение в течение года после применения административного взыскания.

Уничтожение документов, подтверждающих реализацию товаров (работ, услуг), также считается одним из признаков умышленного сокрытия, занижения прибыли (дохода) или других объектов налогообложения (п.6 пост. ПВС №8 от 31.05.2013г.). При подтверждении факта умышленного уничтожения документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 184 «Уклонение от уплаты налогов или других обязательных платежей» УК.

>Бухгалтерские документы: сроки и порядок хранения

Сроки хранения документов, необходимых для исчисления налогов и страховых взносов

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

НОВЫЙ ЗАКОН О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Важно! Аналогичное требование установлено пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Следует отметить, что помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранных юридических лиц, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли согласно п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (в ред. от 07.06.2013 г.) плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

ЧТО ДЕЛАТЬ В СЛУЧАЕ УТРАТЫ ДОКУМЕНТОВ?

В соответствии со ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.06.2013 г.) (далее Закон N 402-ФЗ):

  • первичные учетные документы,
  • регистры бухгалтерского учета,
  • бухгалтерская (финансовая) отчетность ,подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года,
  • документы учетной политики,
  • стандарты экономического субъекта,
  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов (т.е. электронные базы), а также проверку подлинности электронной подписи подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Правила организации государственного архивного дела регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013 г.) (далее Закон № 125-ФЗ).
КОНСУЛЬТАЦИЯ БУХГАЛТЕРА
Важно! Подробный перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. N 558 (далее – Перечень).

Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Именно этот документ определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

ЧТО ДЕЛАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ, ЕСЛИ ИСТЕК ИХ СРОК ХРАНЕНИЯ?

Приведем сроки хранения отдельных документов:

  • Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

а) сводная годовая (консолидированная), – хранится постоянно (далее – пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов — не менее 10 лет)).

б) годовая — пост.

в) квартальная — 5 лет, при отсутствии годовой — пост.

  • Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
  • Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним — пост.
  • Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — 5 лет.
  • Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
  • Счета-фактуры — 4 года.
  • Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах — пост.
  • Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов — 5 лет.
  • Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов — 75 лет.
  • Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения — пост.

Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Согласно основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Следует отметить, что для хранения документов организация может воспользоваться услугами специализированной архивной компании.

ТРАНСПОРТНЫЕ РАСХОДЫ В ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ: УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских и налоговых документов

Ответственность за невыполнение правил хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной.

Согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях (далее КоАП) нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Согласно ст. 13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.


Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета. Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода – штраф 10 000 руб., если они совершены в течение более одного налогового периода – штраф 30 000 руб. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

ВОССТАНОВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В случаях похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности может наступить уголовная ответственность согласно п. 1 ст. 325 УК РФ — штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо принудительные работы на срок до 1 года, либо арест на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *