Факсимильная подпись

Содержание

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации?

1 декабря 2010

Договор

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).

Трудовой договор

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2008 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2007 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Счет-фактура

По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура — документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Бухгалтерские документы (накладные, акты и т.п.)

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. Согласно ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Вопрос об оценке использования факсимиле подписи в налоговых правоотношениях рассматривало МНС России. В письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 МНС России подтвердил, что использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, в то же время указал, что считает недопустимым его использование на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404.
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13, поддерживая решение налогового органа, судьи исходили из ненадлежащего оформления первичных документов, выразившегося в том, что такие документы, как договор, дополнительное соглашение, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры, не содержат собственноручной подписи руководителя; на документах использовано факсимильное воспроизведение подписи с помощью клише.
Суд указал, что из п. 3 ст. 2 ГК РФ следует, что к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. То есть к рассматриваемым правоотношениям положение п. 2 ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон, неприменимо. В то же время законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.
Однако в постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах, кроме влекущих финансовые последствия, может быть обосновано письменным соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи в иных случаях может повлечь предъявление претензий со стороны налоговых органов.
В заключение отметим, что если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Порядок использования Государственного флага РФ. Справка

Он также постоянно поднят (один или вместе с соответствующими флагами) на зданиях федеральных органов исполнительной власти, на резиденциях полномочных представителей Президента России в федеральных округах, а также на зданиях органов государственной власти субъектов РФ.

Государственный флаг Российской Федерации вывешивается на зданиях (либо поднимается на мачтах, флагштоках) органов местного самоуправления, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, а также на жилых домах в дни государственных праздников Российской Федерации.

В соответствии с Законом, Государственный флаг Российской Федерации поднимается на зданиях дипломатических представительств, консульских учреждений, резиденций глав дипломатических представительств и консульских учреждений, когда это связано с исполнением указанными лицами служебных обязанностей, а также на зданиях иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации, в том числе официальных представительств Российской Федерации при международных организациях, ‑ в соответствии с нормами международного права, правилами дипломатического протокола и традициями страны пребывания.

Судно, плавающее под государственным или национальным флагом иностранного государства, должно при плавании во внутренних водах Российской Федерации либо во время стоянки в порту Российской Федерации в дополнение к своему флагу поднимать и нести в соответствии с международными морскими обычаями также Государственный флаг России.

Государственный флаг РФ ежедневно поднимается в местах постоянной дислокации воинских частей и отдельных подразделений Вооруженных Сил РФ, других войск и воинских формирований. Ритуал подъема Государственного флага Российской Федерации в воинских частях и отдельных подразделениях устанавливается Президентом Российской Федерации.

Во всех случаях, предусмотренных общевоинскими уставами Вооруженных Сил России для выноса Боевого Знамени воинской части, одновременно выносится прикрепленный к древку Государственный флаг Российской Федерации. Порядок совместного выноса и размещения Государственного флага РФ и Боевого Знамени воинской части определяется Президентом Российской Федерации.

В дни траура в верхней части древка Государственного флага Российской Федерации крепится черная лента, длина которой равна длине полотнища флага. Государственный флаг Российской Федерации, поднятый на мачте (флагштоке), приспускается до половины высоты мачты (флагштока).

Государственный флаг Российской Федерации поднимается (устанавливается) во время официальных церемоний и других торжественных мероприятий, проводимых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления. Флаг может быть поднят во время торжественных мероприятий, проводимых общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности, а также во время семейных торжеств.

Государственный флаг Российской Федерации не может использоваться в качестве геральдической основы флагов субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности.

При одновременном подъеме (размещении) Государственного флага и флага субъекта Российской Федерации, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный флаг Российской Федерации располагается с левой стороны от другого флага, если стоять к ним лицом; при одновременном подъеме (размещении) нечетного числа флагов Государственный флаг Российской Федерации располагается в центре, а при подъеме (размещении) четного числа флагов (но более двух) ‑ левее центра.

При одновременном подъеме (размещении) Государственного флага Российской Федерации и других флагов размер флага субъекта Российской Федерации, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного флага Российской Федерации, а высота подъема Государственного флага Российской Федерации не может быть меньше высоты подъема других флагов.

Использование Государственного флага Российской Федерации с нарушением Федерального конституционного закона, а также надругательство над Государственным флагом Российской Федерации влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. В соответствии с Уголовным Кодексом РФ надругательство над Государственным флагом Российской Федерации наказывается ограничением свободы на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

За использование Государственного флага Российской Федерации в нарушение установленных правил Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает наложение административного штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от пяти до десяти минимальных размеров оплаты труда.

Материал подготовлен на основе информации открытых источников

Лимит: рассчитываем и соблюдаем

Лимит в первый день после выходного или праздника

Л. Синенко, г. Брянск

Наличные сверх лимита разрешено накапливать в кассе в выходные и праздничные днип. 1.4 Положения. У нас за новогодние каникулы обычно набирается сумма, намного превышающая лимит. И сдаем мы ее в банк только в конце первого рабочего дня после праздников, то есть весь этот день она хранится в кассе. Могут ли нас оштрафовать за превышение лимита в этот день?

: Штрафа не должно быть. Хранение в кассе суммы, превышающей лимит, в течение первого послепраздничного рабочего дня (с его начала и до сдачи денег в банк) — это не нарушение. Ведь лимит установлен Положением только в отношении суммы наличных, остающихся в кассе по окончании рабочего дня после выведения в кассовой книге остаткап. 1.2 Положения. То есть следите, чтобы остаток на конец первого рабочего после праздников дня у вас не превысил лимит.

Какие суммы взять для расчета лимита посредникам

Ю. Горбунова, г. Красноярск

У нас турагентство. Рассчитываем лимит остатка денег в кассе исходя из наличной выручки. В день к нам в кассу поступает, к примеру, 100 000 руб. Из них наша выручка как посредника — 10%, а остальное надо перечислить туроператору. Какую сумму учитывать при расчете лимита: только нашу выручку, то есть 10 000 руб., или все поступления в кассу?

: Учитывайте всю наличность, поступившую в кассу. Ведь лимит нужно определять исходя из «объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги»приложение 1 к Положению. И совершено неважно, чьи товары, работы или услуги вы при этом продаете — свои или чужие.

Займы и проценты по ним не участвуют в расчете лимита «по выручке»

С. Белолапова, г. Санкт-Петербург

Наше ООО выдает населению и принимает от него микрозаймы. Что можно включить в лимит «по выручке»: только получаемые нами проценты по выданным займам или же еще и займы, которые мы берем у населения? Если рассчитывать только по процентам, получается очень маленький лимит.

: Вы не можете взять для расчета лимита «по выручке» ни привлеченные займы, ни проценты по выданным займам. Ведь лимит определяют исходя из поступлений за проданные товары, работы, услуги. Заем — это не товар и не работа. Нельзя считать его и услугойп. 1 ст. 779 ГК РФ, несмотря на то что так он именуется в некоторых законахсм., например, п. 2 ст. 4 Закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ.

А раз поступлений за какие-либо товары, работы, услуги у вас нет, то рассчитывать лимит вам следует по объему расходования денег из кассып. 2 приложения 1 к Положению. И вот тут нужно учитывать все выданные из кассы суммы (за исключением зарплаты, стипендий и прочих выплат работникам) — и выдаваемые вами займы, и проценты, уплачиваемые вами по привлеченным от населения займам.

В том, что получаемые вами и возвращаемые вам займы и проценты не являются вашей выручкой, есть и плюс. На них не распространяются ограничения по расходованию наличной выручкип. 2 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У. Так что тратить их вы можете на что угодно.

Деньги на зарплату в банке не брали: сверхлимит все равно допустим

Т.Ю. Нагорнова, г. Уфа

Положение № 373-П разрешает накапливать в кассе наличные сверх лимита «в дни выплат заработной платы… включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты». А если в банке денег на зарплату не получаем (выдаем ее из наличной выручки), будет ли накопление «зарплатных» наличных сверх лимита рассматриваться как нарушение?

: Нарушения нет. Наличные, поступившие в кассу не из банка (в качестве выручки, займов и т. д.), в дни выплаты зарплаты также можно держать в кассе сверх лимита.

Названная вами формулировка п. 1.4 Положения этому не мешает. Она вовсе не означает, что накапливать в кассе сверх лимита предназначенные для выплаты зарплаты наличные можно только в том случае, когда они получены в банке. Таким образом всего лишь установлено, что в этом случае в общий срок выплаты зарплаты входит и день получения наличных по чеку в банке (для ситуаций, когда их получают заранее — накануне первого дня выдачи зарплаты). А тратить наличную выручку на выплату зарплаты позволяют Указания ЦБп. 2 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У.

Оформляем кассовые документы

На кассовых документах факсимиле не ставят

С. Гребенчук, Московская обл.

Можно ли в ПКО и РКО ставить факсимиле подписи директора? Если да, то нужен ли для этого его приказ? Документов очень много, ему лень столько подписывать.

: На кассовых документах нужна собственноручная подпись — факсимиле не годится. Прежде всего потому, что кассовые документы удостоверяют передачу денег. И при отсутствии на них собственноручных подписей возможен спор о том, является ли такой документ действительным.

Кстати, ПКО руководителю подписывать не обязательно: на нем, помимо подписи кассира, достаточно подписи главбуха или бухгалтерап. 2.2 Положения. И только при отсутствии в фирме таковых подпись на приходнике должен ставить руководитель (либо уполномоченный им работник).

Дата составления РКО = дата выдачи денег из кассы

Е. Богунова, г. Москва

Я кассир. Старший кассир приносит мне РКО уже заполненными, с проставленной датой составления. Но иногда за деньгами по этим РКО приходят только на следующий день. Тогда дата, которую указывает получатель (непосредственно дата выдачи денег), не совпадает с датой составления РКО. В кассовую книгу суммы по таким РКО заносим по дате выдачи денег. Допустимо ли такое несовпадение дат в ордере? Есть ли какие-то правила по этому поводу?

: Положению № 373-П это напрямую не противоречит: оно требует, чтобы РКО был подписан главбухом и директором до выдачи денег (тогда и указывается дата составления), а получателем — в момент выдачип. 4.2 Положения.

Но все-таки лучше, чтобы дата составления РКО совпадала с датой выдачи денег, которую ставит на нем получатель. Ведь РКО — это еще и первичный документ бухучета. А по его правилам первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции либо непосредственно после ее окончанияп. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ. В нашем случае операция — выдача наличных из кассы.

Когда по какой-то причине необходимо, чтобы директор и главбух подписывали РКО заранее, то не нужно проставлять в нем дату составления и порядковый номер. Пусть это делает кассир в соответствии с хронологическим порядком выдачи денег. Если же РКО составляются и подписываются централизованно на несколько касс организации сразу, то для каждой из них лучше сделать отдельную нумерацию ордеров (например, с каким-либо присвоенным именно этой кассе индексом). Тогда путаницы в хронологии не будет.

Где на ПКО ставить печать

М. Лейман, г. Самара

Иногда клиенты требуют поставить печать на ПКО так, чтобы она полностью была на остающейся у них квитанции. Я же ставлю печать так, чтобы буквы «М. П.» приходились на центр печати, но при этом часть оттиска неизбежно попадает на сам приходник. Кто прав?

: Правы ваши клиенты. И в Положении, и в Указаниях по заполнению формы ПКО прямо сказано, что штамп (печать) нужно ставить на квитанциюп. 3.2 Положения; Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88. Ведь печать нужна прежде всего покупателю как доказательство того, что он передал вам деньгип. 3.2 Положения. Кроме того, для покупателей квитанция к ПКО — документ, подтверждающий их налоговые расходы. И они опасаются, что по квитанции с неполной печатью налоговики расходы не примут.

Выдаем деньги из кассы

Зачем выручку превращают в возвращенный «подотчет»

Н. Зареченская, г. Тюмень

У нас есть наличная выручка. Иногда из кассы необходимо вернуть или выдать займы учредителям, а один раз даже пришлось выплачивать дивиденды. Каждый раз предупреждаю директора, что выручку ни на то ни на другое тратить нельзя и нужно или взять деньги на это в банке, или перечислить с расчетного счета на счет учредителя. Но директор не хочет платить банку за лишнюю операцию и настаивает на выдаче из кассы. Штрафа за это ведь не предусмотрено?

: Налоговики в таких случаях штрафуют за несоблюдение порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличныхп. 1.4 Положения; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Чаще всего суды поддерживают налоговиков, если сумма выданного займа или дивидендов вместе с остатком в кассе на конец этого дня окажется больше лимита. Ведь вы должны были сдать их в банк, а израсходовали на другие, недопустимые целиПостановления ФАС ЦО от 29.08.2008 № А09-1519/08-20; ФАС ЗСО от 27.05.2010 № А03-14966/2009; ФАС ПО от 21.04.2009 № А57-23412/2008. Впрочем, иногда суды соглашаются со штрафом, даже не рассматривая вопрос о превышении лимитаПостановления 9 ААС от 12.03.2012 № А40-115186/11-93-1031, от 06.04.2012 № А62-7445/2011.

Как видим, лучше не рисковать. Если же риск вашего директора не смущает и он готов судиться, то некоторые шансы отбиться от штрафа есть: иногда суды встают на сторону компанийПостановление 14 ААС от 29.03.2012 № А05-12467/2011, особенно если инспекция не представит доказательств, что с учетом выданных денег лимит оказался бы превышенПостановление 7 ААС от 06.12.2011 № 07АП-9420/11.

Ничто не мешает выплатить декретные из кассы

З. Бойко, г. Кемерово

Мы недавно выдали из накопленной в кассе (в пределах лимита) выручки пособие по беременности и родам. А потом обнаружили, что в п. 6 Порядка назначения и выплаты госпособийутв. Приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н упоминаются только два способа выплаты декретных: почтовым переводом либо перечислением на личный счет работницы. Нас могут оштрафовать за неправильное расходование выручки?

: Нарушения тут нет, и штрафовать вас не за что. Вот почему:

  • четкого запрета выдавать пособия наличными в Порядке назначения и выплаты пособий не сформулировано. Названное вами правило — это скорее указание на то, что декретница не обязана являться за пособием к работодателю, а вправе, если хочет, получить деньги переводом. Но с ее согласия можно выдать ей наличные и из кассы;
  • названный вами документ не регулирует кассовые операции и наличный денежный оборот;
  • допустимые направления расходования наличной выручки названы в Указании ЦБ № 1843-У, и там прямым текстом сказано, что на выплаты работникам социального характера можно расходовать наличную выручку.

Может ли подотчетник получить деньги в кассе, а вернуть — на расчетный счет?

К. Милашина, Ленинградская обл.

Я бухгалтер, а заодно и кассир в небольшой торговой фирме. Рядом с нами нет банков, обслуживающих юридические лица. Зато есть отделение одного из банков, обслуживающее физлиц, и у меня как раз карточка этого банка. Директор предложил, чтобы я забирала вечером сверхлимитную выучку из кассы под отчет, вносила на свой карточный счет, а оттуда сразу отправляла нам на расчетный счет. Можно ли так делать? Или если деньги были выданы под отчет из кассы, то и вернуть их необходимо именно в кассу?

: Нарушения кассовой дисциплины тут не будет. Положение не запрещает возвращать на расчетный счет выданные наличными под отчет деньги. Но есть другая причина, по которой вам лучше от этой схемы отказаться. Если вы везете деньги в банк как кассир, то ответственность за их сохранность несет прежде всего организация, ведь меры к тому, чтобы с деньгами при транспортировке ничего не случилось, обязан предпринять директорп. 1.11 Положения; ст. 233 ТК РФ; п. 4 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52. А если как подотчетник, то ответственность уже на вас.

На одно подотчетное заявление — один расходник?

А. Павленко, г. Москва

У нас директор завел такой порядок: каждый из подотчетников пишет заявление о выдаче ему денег 1-го числа каждого месяца сроком до последнего числа этого месяца. Но указанная в заявлении сумма выдается не сразу, а в течение месяца — по мере надобности, несколькими расходниками. Можно ли так делать? Смущает то, что запрещено выдавать работнику под отчет новую сумму до тех пор, пока он не отчитается по ранее выданной.

: Это ограничение в вашей ситуации не работает. Посмотрим на него внимательно: выдавать деньги под отчет разрешено только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной суммеп. 4.4 Положения. На наш взгляд, тут имеется в виду только та задолженность, срок погашения которой уже истек. У вас же при выдаче денег под отчет внутри месяца никакой просроченной задолженности у подотчетников еще нет.

При ином понимании этого правила оно завело бы нас в тупик. Представим, что сегодня директор распорядился выдать работнику деньги под отчет на неделю для приобретения чего-либо нужного для фирмы. А завтра вдруг срочно понадобилось отправить этого работника на пару дней в командировку. Получилось бы, что мы не можем выдать ему командировочные только по той причине, что срок выполнения предыдущего поручения еще не кончился.

Те, кто опасается претензий инспекторов в подобных ситуациях, поступают так: оформляют возврат в кассу как неизрасходованных тех денег, срок отчета по которым еще не истек, и тут же выдают их заново вместе с новой суммой.

Особенности кассы у платежных агентов

Наличные из платежных терминалов едут сразу в банк: как их оприходовать

А. Захарова, г. Москва

Мы — платежные агенты, у нас несколько десятков платежных терминалов в городе и в области. Деньги, изъятые из городских терминалов, сначала поступают в кассу ближайшего обособленного подразделения, а уже оттуда мы везем их в банк для зачисления на наш спецсчет. Такие наличные учитываем в отдельной «агентской» кассовой книге подразделенияп. 5.1 Положения. А деньги из областных терминалов сразу поступают в банк. В какую кассовую книгу их нужно записывать?
И нельзя ли наличные вообще со всех терминалов учитывать в отдельной кассовой книге головного подразделения на основании электронных Z-отчетов, которые каждый день автоматически поступают с терминалов? Ведь в Положении сказано, что платежные агенты составляют ПКО на общую сумму принятых наличныхп. 3.3 Положения?

: На наш взгляд, эта формулировка означает иное: не нужно составлять ПКО на каждую операцию приема наличных через терминал (аналогично оформлению одного ПКО на все наличные, принятые за день с использованием обычной, «нетерминальной» ККТп. 3.3 Положения). Поэтому то, в какую кассовую книгу записывать наличные, отправляющиеся из терминала сразу в банк, зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Изъятые из терминалов наличные в банк везет сотрудник вашей компании. Приходовать их в кассу одного из ОП и тут же оформлять сдачу из этой кассы в банк неправильно, потому что на самом деле деньги в эту кассу не попадают и отвечать за них кассир ОП не может и не должен. За них отвечает сотрудник, инкассирующий деньги из терминала.

Поэтому лучше этого сотрудника назначить кассиром и поручить ему вести «агентскую» кассовую книгу по всем терминалам, из которых он забирает деньги. Он и будет составлять на них ПКО и РКО на сдачу денег в банк и заполнять на их основании кассовую книгу.

СИТУАЦИЯ 2. Выручку из терминалов изымают инкассаторы банка без участия кого-либо из ваших работников. Получается, что кассира, ответственного за получаемые через терминал наличные, у вас нет. Для такой ситуации правил в Положении не написано. Однако занести в кассовую книгу получение «терминальных» наличных и сдачу их в банк все же надо, иначе вам грозит штраф за их неоприходованиеп. 6.1 Положения; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Для этого подходит кассовая книга головного подразделения. Основанием для составления ПКО будет не только Z-отчет терминальной ККТ, но и отчет банковских инкассаторов, для составления РКО — отчет инкассаторов.

Особенности кассы у ИП

Сторонний бухгалтер не может вести кассу и подписывать кассовые документы ИП

Е. Лукашенко, г. Липецк

В штате ИП нет бухгалтера, пользуются услугами бухгалтерской компании. Я — работник этой компании, в мои обязанности входит ведение у ИП учета и кассы. Как мне оформлять кассовые документы ИП? Ведь невозможно предугадать заранее, кому и сколько денег заплатит ИП за 1 день. Или нужно по окончании дня выписывать приходники и расходники на все операции дня и потом ездить по контрагентам (которые получали у ИП деньги и расплачивались с ним) и подписывать их?

: Выписывать ПКО и РКО задним числом Положение № 373-П не позволяет. Они должны быть составлены и подписаны на момент совершения кассовой операции (то есть приема денег в кассу либо выдачи денег из кассыпп. 3.1, 3.2, 4.1, 4.2 Положения). Исключение — расчеты с применением ККТ (БСО). Тогда ПКО на полученные деньги составляют в конце дня на общую сумму Z-отчета ККТ (всех выданных БСО)п. 3.3 Положения.

Кроме того, формально сторонний бухгалтер, который ведет учет у ИП, не вправе вести у него кассовые операции и составлять кассовые документы (то есть ПКО и РКО). Положение договора между ИП и бухгалтерской компанией, наделяющее ее правом составлять кассовые документы, незаконно и поэтому не имеет силып. 1 ч. 1 ст. 8, ст. 168 ГК РФ.

Дело в том, что вести кассовые операции предпринимателя и составлять его кассовые документы могут толькопп. 1.6, 2.1 Положения:

  • <или>он сам;
  • <или>его работник, которого он назначил кассиром. Работник — это тот, кто принят на работу по трудовому договоруст. 15 ТК РФ. А с бухгалтерскими компаниями заключают гражданско-правовой договор. Поэтому сотрудник такой компании, отвечающий за ведение учета у ее клиента, не может быть у этого клиента кассиром.

Ответственность за то, что ПКО, РКО и кассовая книга будут подписаны человеком, который не вправе быть кассиром, не установлена. Однако есть риск, что налоговая инспекция будет настаивать на недействительности таких документов, сочтет наличные, на которые они оформлены, неоприходованнымип. 6.1 Положения и оштрафуетч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Как рассчитать лимит ИП, у которого нет счета в банке

Л. Зеленова, г. Рязань

У ИП есть наличная выручка, но нет счета в банке. Неясно, как определить лимит кассы, поскольку для расчета лимита необходим такой показатель, как «промежуток между днями сдачи выручки в банк».

: Лимит лучше вообще не устанавливать, то есть считать его нулевым. В конце каждого рабочего дня можно оформлять РКО о выдаче денег ИП на его личные нужды. Тогда остатка в кассе не будет и лимит не нужен.

Если же рассчитать лимит иначе, например исходя из максимального 7-днев­ного промежутка, то есть риск получить штраф за превышение лимита. Налоговики могут пересчитать лимит исходя из нулевого интервала. Тогда сам лимит получится нулевым, а любая сумма в кассе — сверхлимитной. Один из судов уже поддержал штраф в похожей ситуацииПостановление 15 АСС от 05.09.2012 № 15АП-8788/2012.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «ККТ / касса / платежные агенты»:

2019 г.

  1. Маркировка товара в кассовых чеках, № 1

2018 г.

  1. Федеральный МРОТ опять подрос, № 9
  2. ККТ-проверки: быть или не быть, № 7
  3. Поспешите перепрошить ККТ, № 23
  4. Займы и ККТ: когда нужен чек, № 21
  5. Цена кассовой ошибки, № 20
  6. Пробивать ли чек?, № 17
  7. Изучаем поправки об онлайн-кассах, № 14
  8. Отвечаем на «кассовые» вопросы, № 13
  9. Когда нужна онлайн-касса, № 11
  10. Онлайн-ККТ: покупать или подождать?, № 10 Не применили ККТ: как избежать штрафа, № 10

2017 г.

  1. Чеки ККТ на товар в обменной таре, № 24
  2. Когда нужны чеки «возврат прихода», № 22 НДС с межценовой разницы в чеках ККТ, № 22 Признак способа расчета в кассовом чеке, № 22
  3. Отвечаем вмененщикам на ККТ-вопросы, № 15
  4. Как сэкономить на онлайн-кассе, № 13
  5. Онлайн-кассы в интернет-магазинах, № 11
  6. Как начать работу с онлайн-ККТ, № 1 Цена ККТ-нарушений, № 1 Этапы перехода на онлайн-ККТ, № 1

Для чего нужна факсимильная подпись?

Факсимильный аналог оригинальной подписи руководителя или ответственного должностного лица используется в делопроизводстве многих компаний.

Например, если возникнет необходимость оформить срочный документ в тот момент, когда руководитель компании находится в командировке или отпуске.

Часто факсимиле использует сам руководитель, когда ему необходимо завизировать большое количество документов.

Широкое применение факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях связано с большим риском. Например, когда сотрудники используют подпись руководителя в его отсутствие. В связи с этим в 2004 г. Министерство по налогам и сборам распространило письмо №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи». В нем определена юридическая сила факсимильной подписи и перечислены случаи, когда использование факсимиле строго запрещено.

Согласно этому документу, факсимильная подпись не используется в первичных документах (счетах-фактурах, платежных и иных финансовых бумагах), а также в доверенностях.

Прямой запрет на использовании штампа с факсимиле действует в отношении ряда нормативно-правовых документов. К ним относятся:

  • федеральные законы и другие акты правого характера;
  • законодательные акты субъектов федерации;
  • карточка с образцами подписей руководства компании и образцом оттиска основной печати;
  • заявления физических лиц в организации;
  • векселя;
  • нотариально оформленные документы;
  • налоговые декларации.

В письме №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» перечислены документы, в которых использование факсимильной подписи считается допустимым.

Использование факсимильной подписи на документах разрешено в:

  • грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах;
  • страховых (медицинских) полисах;
  • патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007);
  • наградных и служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях;
  • благодарственных и поздравительных письмах;
  • подтверждениях итогов единого государственного экзамена (согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006));
  • договорах и дополнениях к ним.

Факсимильная подпись действительна также на актах выполненных работ.

О некоторых спорных вопросах применения факсимильной подписи рассказывается в материалах статьи «Удостоверение документов».

Где можно использовать факсимильную подпись?

Рассмотрим подробнее самый распространенный случай использования факсимильного оттиска: в гражданско-правовых отношениях. Может ли быть договор подписан факсимильной подписью? Использование факсимиле в данной случае регламентируется п. 2 ст. 160 ГК РФ.

В этой статье говорится, что легитимность факсимильной подписи обеспечивается простым соглашением сторон. На практике это означает, что при заключении договора стороны должны подписать дополнительное соглашение, в котором будут определены возможность и условия использования факсимильной подписи. Отдельным пунктом необходимо указать срок действия данного документа.

Соглашение может распространяться только на одну конкретную сделку или все последующие сделки, которые компания предполагает проводить с данным деловым партнером.

В документе нужно указать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. В дополнение к соглашению руководство компании должно обеспечить учет и контроль использования факсимильного штампа.

Таким образом, на вопрос можно ли подписывать договор факсимильной подписью ответ будет утвердительным, при условии подписания соответствующего дополнительного соглашения к договору.

Приказ о применении факсимильной подписи

Если руководство компании приняло решение использовать в делопроизводстве факсимиле, то оно должно утвердить приказ об этом. Необходимо подготовить Положение об использовании аналога копии руководителя.

Образец приказа на факсимильную подпись приведен ниже.

Рис. 1. Приказ о применении факсимильной подписи. Образец

Этим приказом руководитель определяет круг лиц, которые будут иметь право использовать факсимильную подпись.

В тексте оговаривается, какие именно документы можно заверять факсимильной подписью.

В приказе приводится перечень мероприятий и мер, которые обеспечат сохранность факсимильного штампа. К таким мерам относится назначение лица, ответственного за хранение штампа. Эта обязанность должна быть закреплена в его должностной инструкции.

Как организовать передачу документов на подпись, рассказывается в статье.

Вывод

Факсимиле — это штамп, воспроизводящий оригинальную подпись. В делопроизводстве организации он используется для воспроизведения подписи руководителя в случае его отсутствия или при большом объеме документации, передаваемой на подпись. Закон ограничивает использование факсимильного штампа.

>Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

Факсимиле директора на договорах. Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле, нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Правовая основа факсимиле

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Гражданский кодекс РФ, статья 160 «Письменная форма сделки»
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. к меню

Когда можно использовать факсимиле?

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

к меню

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»
1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. к меню

Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.
В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений. к меню

Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле

При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.

Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

к меню

Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

  • «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
  • «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
  • «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

  • специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
  • двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).

к меню

Факсимиле приказ

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

к меню
>Образец пример приказа на использование факсимиле

к меню

Налоговые декларации и факсимиле

Однако не представляется возможным подписание такого соглашения между предпринимателем и государством. Поэтому использование факсимиле, к примеру, на налоговых декларациях недопустимо.

Так в Определении ВАС РФ от 02.06.2008г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Таким образом, сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми (хозяйственными) отношениями. В области иных правоотношений, в частности административно-налоговых, использования факсимиле не разрешено.

к меню

Счет-фактура и факсимиле

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет — фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Факсимиле — это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.

Заверение счетов-фактур с использованием факсимильной подписи не предусмотрено действующим законодательством. А значит, если вы получили от контрагента документ, на котором личная подпись уполномоченного лица заменена факсимиле, о принятии к вычету входного НДС можно забыть.

Примечание: Письмо Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951

Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда (Определение ВАС РФ от 13 февраля 2009г. № ВАС-16068/08), проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.

Налоговой кодекс РФ прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.

Проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом.

Помните, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.

к меню

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *