Докладная записка на сотрудника

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Каждый из нас может допустить ошибку на рабочем месте. Это не зависит от профессионального уровня или опыта работы сотрудника в этой сфере. Ошибку можно допустить из-за плохого самочувствия, усталости или каких-либо других личных проблем. Подобные ошибки будут классифицироваться как невыполнение должностных обязанностей.

Сотрудник, на которого составляется данная записка, получает выговор либо дисциплинарный штраф. Если же подобная ошибка привела к травме на производстве, то за этим следует увольнение виновника. Работодатель или начальник отдела в обязательном порядке должны требовать с виноватого сотрудника объяснений своему проступку.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей — это документ, в котором указываются причины неисполнения возложенных на сотрудника обязанностей, а также обстоятельства, которые на это повлияли.

Цель, которую преследует объяснительная – внутреннее расследование произошедшего инцидента и выявление его причин во избежание подобных эксцессов в будущем.

Когда и почему составляется

Работника, подписывающего трудовой договор, необходимо ознакомить с его кругом обязанностей. Этим должен заняться представитель отдела кадров либо непосредственно руководитель организации.

Но, если сотрудник не оставлял свою подпись в документе, где указываются его должностные обязательства, то из этого следует факт, что он не был ознакомлен с кругом своих обязанностей, и тогда привлекать его к ответственности невозможно.

Если директор организации обнаружил ошибки в работе или невыполнение возложенных обязанностей – он имеет полное право наложить штрафные взыскания на сотрудника. Но перед тем, как оштрафовать, руководитель обязан попросить сотрудника составить пояснительную записку, в которой тот укажет причины невыполнения должностных обязательств.

Основанием для составления данной записки могут послужить следующие факторы:

  1. Опоздание на работу.
  2. Неисполнение возложенных на сотрудника должностных обязанностей.
  3. Работник отсутствует на рабочем месте без уважительных причин.
  4. В случае получения травмы на производстве.
  5. Работник не выполнил поручение.
  6. Сотрудник присутствует на работе в алкогольном, токсическом или наркотическом состоянии опьянения.

Стоит помнить, что на написание объяснительной есть 2 дня, а требование немедленно составить данный документ является неправомерным действием.

Кто может требовать данный документ

Объяснительная должна составляться сотрудником самостоятельно. Данный документ необходим начальству организации для того, чтобы объективно оценить сложившуюся ситуацию и сделать вывод, виновен сотрудник или нет.

Требовать записку директор может как в устной, так и в письменной форме. В статье 193 Трудового кодекса РФ говорится о том, что руководитель правомерен требовать объяснительную в том случае, если сотрудник совершил дисциплинарное нарушение.

При подаче письменного запроса – документ будет в форме приказа или распоряжения. После того как указ (распоряжение) был передан работнику, ставится пометка о вручении.

Также важно помнить, что все-таки отправлять сотруднику следует письменное требование объяснительной. Если дело наберёт оборотов и будет рассматриваться в суде, руководитель, не прилагая усилий, сможет доказать тот факт, что от сотрудника требовалась данная записка.

При этом в Трудовом кодексе РФ не прописана обязанность сотрудника составлять пояснительную записку в письменном виде, и он имеет полное право отказать в составлении данного документа. Но данный пункт никак не воспрепятствует выговору или увольнению работника, если его вина доказана.

Структура и данные для внесения

Объяснительная записка имеет следующую структуру:

  1. Получатель (адресат), который является руководителем предприятия.
  2. Полное название предприятия, её организационно-правовой статус (ООО, ОАО и т.д.).
  3. Адресант – пишутся Фамилия, Имя, Отчество сотрудника и занимаемая им должность.

Наименование документа указывается в центре, далее следует текст объяснительной.

После завершения текста с левой стороны проставляется фамилия, инициалы и подпись сотрудника, а с правой стороны — дата составления записки.

В основном тексте должна быть изложена информация о произошедшем инциденте, что стал причиной для разбирательства, указаны причины и обстоятельства, при которых работник допустил несоблюдение должностных обязанностей.

Заключение будет полностью зависеть от того, есть вина сотрудника или нет. Если же у него были уважительные обстоятельства с негативными последствиями – такие обстоятельства следует указать.

Если же есть справки, выписки или заключения, то их следует приложить к объяснительной записке в качестве подтверждающего документа. Если произошедшее нечем оправдывать, то следует написать, что работник признает вину за содеянное и готов понести ответственность и обязывается в будущем не допускать подобных нарушений.

Если существует шанс исправить негативные последствия, можно также указать, что служащий обязуется их исправить либо же доложить об их исправлении, если эта процедура выполнена.

Объяснительную записку рекомендуется отдавать лично в руки лицу, которое осуществляет регистрацию данного документа, либо руководителю организации. Этим, в случае усложнения ситуации, вы сможете доказать, что объяснительная была отдана в срок.

Примеры докладной записки

Существует много видов объяснительных записок, но самые главные — это:

  • работник признаёт свою вину;
  • сотрудник не признает своей вины.

Ниже будут приведены разновидности объяснительной, где сотрудник признаёт свою вину.

Документы для скачивания (бесплатно)

Пример 1:

Директору ООО «Лунный свет»

Иванову О.П.

От оператора отдела продаж

Малевой О.А.

Отдел продаж

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

о невыполнении должностных обязанностей

19.12.2017 мною были допущены ошибки в оформлении товарной накладной, счёта – фактуры и счёта на оплату для клиента «Орфей», в следствии чего клиент оплатил неверную сумму по документам.

Данную ошибку я совершила по невнимательности в следствии умственного истощения от большого потока клиентов за день. Впредь буду стараться быть более внимательной и сосредоточенной, дабы избегать подобных ошибок в своей работе.

Оператор отдела продаж Место для росписи О.А. Малева

Пример 2:

Начальнику службы охраны холдинга «Экватор»

старшего смены

Петричева В.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

по факту отсутствия обхода территории в вечернее время

20 августа 2017 года мною не был проведен обход территории холдинга, что повлекло за собой порчу и хищение имущества компании.

По данному факту я могу объяснить, что в установленное для обхода время я чувствовал себя плохо, и у меня произошел приступ гипертонии. Это я могу подтвердить наличием вызова скорой помощи с мобильного телефона.

Пример 3:

Директору по продажам

ООО «СтройДом»

Петровскому В.В.

Менеджера по продажам

Шаркова А.С.

г. Москва 12.03.2017

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

об опоздании на работу

Я опоздал на работу 12.03.2017 на сорок пять минут по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на СТО.

Менеджер по продажам Место для росписи Шарков. О.С.

Пример 4:

Директору ООО «КОЛОР»

Семёнову О.А.

Бухгалтера

Серикова Д.В.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

об ошибке в документах

23 января 2018 года мною была ошибочно указана цена на товары накладной №123 от __________ 2018 года что повлекло отказ покупателя от приёмки товара.

Данная погрешность была вызвана повышенным объемом работы в день выписки накладной. По причине заболевания отсутствовал второй бухгалтер, в связи с чем вся работа выполнялась только мной.

Свою ошибку признаю, в будущем буду относиться к оформлению документации более внимательно.

Далее будет приведён пример объяснительной, когда работник отказывается признавать свою вину.

Начальнику производственной части

Куренному Павлу Алексеевичу

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2017 я, Кучеренко Алексей Иванович, старший мастер цеха №2 допустил поломку оборудования, в связи с чем случился четырёхчасовой простой. Поломка была вызвана некачественными исходными материалами, используемыми в производственном цикле данного оборудования.

По моему мнению, человеческий фактор в данном случае отсутствует, свою вину в простое и поломке я не признаю, так ка сбой в работе обусловлен плохими материалами, поступившими от поставщика.

Место для подписи

На что не следует ссылаться

Когда составляется объяснительная, нужно помнить, что бывают вещи, на которые не нужно ссылаться.

Нужно излагать только ключевые факты и не пытаться надавить на жалость, оправдываться, так как это может привести к отрицательному отношению к провинившемуся.

Соблюдая вышеуказанные правила, нужно постараться сформулировать суть объяснительной так, чтобы она звучала как можно убедительнее. Но если серьезных оправданий как таковых нет – лучше признать свою вину, так как начальник тоже человек и может вполне понять сложившуюся ситуацию. Главное — ориентируйтесь по ситуации.

Никогда:

  1. Не следует обвинять в произошедшем своих коллег и/или начальство. Это послужит причиной новых неприятностей.
  2. Не указывайте на то, что вы не были ознакомлены со своими трудовыми обязанностями или позабыли про них. Это позволяется только в том случае, когда Вы действительно при трудоустройстве не были ознакомлены со своими служебными обязанностями, предусмотренными в трудовом контракте.
  3. Не стоит аргументировать произошедшее ложными фактами, так как их можно легко проверить.

В крайнем случае лучше будет отсылаться на проблемы личного характера, усталость или неважное самочувствие.

Так же не стоит забывать, что слова-синонимы могут по-разному восприниматься. Например, можно интерпретировать слова «опоздал» или «задержался». Если же указан факт опоздания, то на лицо явное нарушение внутренней дисциплины предприятия. А если указать, что сотрудник задержался – это значительно смягчает меру наказания и не считается жестким нарушением внутреннего распорядка.

О том, как наказать работника по закону, можно узнать из данной видео-публикации.

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

  • опоздание без уважительной причины;
  • преждевременный уход с работы;
  • прогул;
  • появление в нетрезвом виде;
  • некорректное выполнение своих обязанностей;
  • бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
  • некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

  1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
  2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

  1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
  2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
  3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
  4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
  5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
  6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
  7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Виды дисциплинарных взысканий

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

  1. Письменное замечание.
  2. Составление выговора.
  3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

  1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
  2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
  3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
  4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

  1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
  2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
  3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
  4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
  5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

Рад снова встретиться с вами в блоге, друзья! Недавно обратилась ко мне сестра за советом: она допустила ошибку на работе, и начальство сказало, что ей придется дать пояснения. Понятно, она надеялась избежать штрафов и других наказаний, да и портить отношения с руководством не хотелось. Ведь кто иногда не совершает промахов? Поэтому мы разобрались, как должна быть составлена объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей. На следующий день сестра отнесла документ секретарю — и в результате избежала наказания! Если вы тоже столкнулись с похожими сложностями, давайте вместе выясним, на какие нюансы обратить внимание.

На каких основаниях и кто пишет объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

Согласно законодательству, руководитель вправе потребовать пояснительную записку в следующих случаях:

  • сотрудник допустил промах, который может повлечь за собой дисциплинарное наказание;
  • имуществу предприятия был нанесен ущерб, поэтому необходимо выяснить подробности случившегося и определить виновников.

Обычно на написание объяснительной записки дается 2 дня. Чаще всего ее требуют от сотрудников в связи со следующими промахами:

  • опозданием или неявкой на работу;
  • самовольным уходом раньше положенного времени;
  • невыполнением части обязанностей;
  • ошибками в работе;
  • нарушениями трудовой дисциплины;
  • ненадлежащим выполнением обязанностей, обнаруженным комиссией или проверкой.

Объяснительная записка отличается от докладной, которую также подают руководству. Последняя бумага составляется, когда вы получили задание, но не можете его выполнить ввиду возникших сложностей. В этих случаях вы обращаетесь к руководству, чтобы оно помогло в решении проблем. Если же вы не информировали вышестоящее лицо, а позже совершили ошибку, то пишется объяснительная. В отличие от докладной, вы подаете ее по требованию начальства, а не по своей инициативе.

Стоит ли писать объяснительную о невыполнении должностных обязанностей

Ситуацию, когда работник отказывается писать объяснительную записку, не назвать редкой. Возникли проблемы при выполнении обязанностей, но вы не хотите изложить свою позицию на бумаге? Принимая подобное решение, вы совершаете ошибку.

Объяснительную записку, составленную согласно образцам, требуют, когда вопрос о дисциплинарном наказании еще рассматривается. По сути она является шансом изложить события так, чтобы их можно было трактовать в вашу пользу. Но сотрудники думают, будто, соглашаясь составить документ, они признают вину. На самом деле отсутствие объяснительной сыграет против вас — руководство составит акт об отказе, и вас с большей вероятностью накажут.

Написать объяснительную записку — это право, а не обязанность. Оно было закреплено в 1971 г.: с тех пор закон оговаривает, что сотрудника нельзя наказать за промах, не предоставив ему возможность оправдаться. Правило перекочевало и в Трудовой кодекс, и, если работодатель вас оштрафовал или уволил, не затребовав эту бумагу, вы оспорите решение в суде.

Какие причины указывать в объяснительных

Хотите грамотно составить объяснительную записку? Тогда учитывайте, как работодатели относятся к причинам опоздания или отсутствия на месте:

  1. Рассказ о дорожных пробках редко впечатляет начальство (исключением считается ситуация, когда затор был вызван ДТП).
  2. Недомогание ребенка или проблемы в детском саду считаются уважительными поводами, если вы ими не злоупотребляете. А работающая мать малыша, которому не исполнилось 1,5 года, имеет право периодически отсутствовать на рабочем месте. Согласно ТК РФ, ей обязаны предоставить дополнительные перерывы для кормления. Важное условие: время отсутствия на месте не должно превышать 30 мин. Также работающая мать обязана предварительно написать заявление. Льготы есть и у родителей несовершеннолетнего инвалида: они могут рассчитывать на 4 дополнительных выходных ежемесячно.
  3. Плохое самочувствие должно подтверждаться медицинскими справками или вызовом «Скорой».
  4. Отсутствие на рабочем месте, связанное с участием в судебном заседании, также считается уважительной причиной. Но в подобных случаях у вас на руках должна быть повестка в суд.
  5. Коммунальная авария по месту жительства сотрудника станет достаточным поводом для отсутствия.

Уважительными причинами считаются и те, которые закон определяет как обстоятельства непреодолимой силы. К ним относят стихийные бедствия, аварии на дороге, военные действия и т. д. Если вы не явились на работу в связи с независящими от вас факторами, и вопрос дошел до увольнения, закон дает вам 30 дней для оспаривания решения в суде.

Уточнить нюансы по подаче объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей можно с помощью видео:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *